Az e-mail egy további két személy közötti kommunikáció egyik módja információ vagy gondolatok cseréjéhez. Ez egy puha kommunikációs platform, ahol az emberek interakcióba lépnek egy témával kapcsolatban, értesítést kapnak egy eseményről vagy bármilyen más célból. Az e-maileket kommunikációs nyelven írják, hogy a személy megértse a szándékát. Az e-mailek alapvető problémája az, hogy a tartalom félrevezető lehet, mivel az írott formátumban nincs hang és érzelem, és az olvasó tévesen értelmezheti azt a tényleges jelentést, amelyet az író kifejezni akar.

A durva e-mailek jellemzői

Az alábbiakban felsoroljuk azokat a funkciókat, amelyek azt mutatják, hogy az e-mail durva.

  • Az olvasó tiszteletben tartására használt visszaélésszerű nyelv vagy megalázó tartalom, amely nyilvánvalóan levonható, a durva e-mail jele. A tiszteletlenség, zaklatás vagy fenyegetés durva módon használt rossz nyelvét jogi lépéseknek vetik alá.
  • A nagybetűk vagy nagybetűk használata, ami azt jelenti, hogy az író rád kiabál, szintén tiszteletlen módon kommunikál.
  • Az udvariasságnak a szemetesbe hagyása és az írás közbeni használata nem egyúttal a durva kommunikációs e-mail jele. A hello vagy hi rész nélkül küldött e-mail kérésnek vagy parancsnak tűnik, és tudatlanságot vagy erőfölényt jelent. Ha a levél egy folyamatban lévő téma része, akkor a tisztelegéseket és udvariasságokat figyelmen kívül hagyhatjuk, ami semmiféle hivatástalanságot nem jelent.
  • Az e-mailek tartalma, amely nemkívánatos szavakat mond neked, és bármi oly módon szól, amely durva hivatkozási módon adja meg a személyes ásványokat, nem jó e-mail dicséret.
  • A felkiáltójelek és kérdőjelek szükségtelen használatát gyakran durva viselkedésnek tekintik az e-mailek írásának etikai világában, hacsak nem kommunikál a barátaiddal, és meg akarja fejezni a fokozott érzéseit. A kérdőív és a felkiáltójel használatával mutatott hangsúlyt ennek megfelelően kell megítélni a helyzetenként.
  • Az anyag másolása egy nagyobb halból, és elküldése neked arra következtetni, hogy a munkát vagy valamit parancsnoki munkával kell elvégezni, fõnök hangon, szintén durva.

Rossz e-mailek küldése

A durva e-mail jelek fenti listájából megértheti az e-mail alapvető jellemzőit, amelyek sérthetik az olvasó hangulatát. Ez egy gyakori hiba, amelyet szinte minden e-mail író elkövetett. Nem számít, mennyire jó az ügyes és kifinomult író, néha körülmények miatt véletlenül elkényeztetheti a durva formátumot. Miközben beszélgetünk valakivel, megkapjuk a kifejezésünk és a hang tónusának ajándékait, amely kifejezi a szándék felét. Gesztusaink és arckifejezéseink döntenek a beszélgetés hangulatáról, de e-mailek esetén a kifejezés hiányát csak a szándéknak megfelelő jó szavak választásával lehet kitölteni.

E-mail beszélgetés során próbáljon megtalálni a megfelelő hangot a kommunikációs témának megfelelően úgy, hogy beilleszti magát az olvasó cipőjébe. Ez a lépés sokat segít megérteni a közönséget, így e-mail írása szintén előnyös. Az e-mailt az egyszerű interakcióra tervezték, és sok értékes időt takarít meg. A sietés és a félreértelmezés azonban az áldást rendetlen beszélgetéssé és nem kívánt súrlódássá változtathatja. A hibákat meg kell határozni és ügyelni kell a megfelelő e-mail elkészítésére, amelyet a másik végén lévő személy megfelelően megért.

5 típusú durva e-mail

Az 5 rejtett hiba listája, amely rendetlensé teszi a helyzetet, segít azonosítani azokat a problémákat, amelyek miatt az e-mailek durvaak és nem szakszerűek.

  1. Szén-másolási tényező (CC)

Amikor e-mailt küld és CC-t küld valakinek, meg fogja látni az e-mailt a címzettek láncának részeként. A szénmásolás azonban mindig idegesítő dolog az olvasók körében. A címzettek mindig oka nélküli hozzáadása annak érdekében, hogy tudatosítsák őket az e-mailekkel, nem tükrözik a jó utat sem. Az olvasók néha nagyon bosszantóvá válnak, ha nevüket levélhez csatolják, kivéve, ha ez nagyon fontos.

Másrészt, ha egy levél egy címzett-csoportnak kerül elküldésre, hogy kommunikációs célokat szolgáltasson, akkor az összes címzettet akaratlanul „köszönéssel” vagy bármilyen más e-mail visszaigazolással válaszolhatja, és ez nem szakszerű. Az, hogy ugyanazon láncban újabb e-mailt kapunk csak a megerősítés gesztusáért, nagyon bosszantó azok számára, akik több tucatot vonnak be a munkafolyamatba.

Az izgató szokás elkerülésének trükk az e-mail küldési folyamat személyes beszélgetésként való kezelése. Gondoljon az e-mailek követelményére, és készítse el a beszélgetés szkriptét, ahol könnyen megtalálja, hogy az egyszerű nyugtázó e-mailek nem kötelezőek vagy kötelezőek, ami idegesítő hatást vált ki az elfoglalt olvasók számára. Rossz e-mail küldés pazarolja az olvasó idejét, és a csapat termelékenysége csökken. Megszünteti azt a szokást, hogy mindenki egy levélláncban válaszol, és hagyja, hogy mindenki megtartsa nyugalmát.

  1. Túl rövid ahhoz, hogy megértsük

Hogy érzi magát, amikor valaki számára tényt dolgoz ki, és a befejezés után kis bólintással vagy csak egy testtartással válaszol? Ez a viselkedés nagyon bosszantó. Ugyanez az eset áll az e-mailek írására is. Ha a feladó komoly erőfeszítéseket tett annak érdekében, hogy megértse a tényeket megfelelő és részletes leírással, akkor a rövid válasz, mint például „köszönöm”, „megjegyezte” vagy „megvan”, nagyon bosszantó. A feladó úgy gondolja, hogy minden erőfeszítés hiábavaló az értéktelen válasz miatt. Nem rendelkezik hatalommal ahhoz, hogy kifejezze érzéseit a témával kapcsolatban, ezért a kis válaszok nagyon durva és tiszteletlennek tűnnek, bár az ön oldalán megfelelő érzelmekkel fejezték ki. A szándékának megfelelően tükröznie kell a válaszát, hogy a feladó megkapja azt az üzenetet, hogy Ön elismerte az e-mailt, és köteles a cselekedetért. Az apatikus válaszok nem szándékos, de az olvasó rossz képet kaphat, amely a jövőbeli szempontból nem egészséges.

A munkahelyi feszültség elkerülésének legjobb módja az emberiségesebb kommunikáció. A „Megkaptam az üzenetet, és másnap jól tudok válaszolni” írása sokkal jobb, mint a „Megvan” üzenet. A feladó iránti gondoskodás jobb aspektusa és az e-mailek értékének megadása, amellyel időt töltött. Az egyszerű üzenet elfogadhatóbbá válik, ha egy kicsit több idő fordít a válaszadásra.

  1. Az ASAP vagy a Sürgősségi címke

Az e-mail tárgyának célja az, hogy rávilágítson az átfogó cikk szándékára. Rövid és lényegre törő. De néha, amikor a sürgõsség vagy a sietõ címkét helyezi el, akkor az egész e-mail durva hangsúlyt kap az olvasó számára. A sürgősség vagy a sürgősség tényét nem lehet az e-mailekkel kezelni, mivel azok szabadidős keresésre szolgálnak. Ha a kérdés ennyire sürgős, akkor jobb telefonon kommunikálni. Csak felhívhatja a személyt, és azonnal megoldhatja az ügyet, inkább a másik oldalán várja meg a válaszát. A sürgősség címkéje a tárgysorban negatív és durva hangot ad az olvasó felé.

Kétféle módon lehet elkerülni a „sürgős” címke feszültségét a tárgyban. Ha a kérdés enyhébb módon kommunikálható, és az e-mail célja, hogy tudatosítsa az olvasót, akkor távolítsa el a tárgyról a sürgős címke sorát vagy az ASAP formátumot. Hadd kapja meg az üzenetet, és ugyanígy reagáljon. De ha a kérdés ennyire sürgõs, vegye fel a kapcsolatot vele jobb hordozón keresztül az azonnali reakcióhoz, és oldja meg. Ha az ügyet csak e-mail útján lehet továbbítani, akkor rendelkeznie kell ezzel a képességgel, hogy egy erős tárgysorozatot készítsen, amely megfelelő hangsúlyt fektet az ügy sürgősségére anélkül, hogy durva tartalmat használna. A munkahelyen minden alkalmazott gyakran ellenőrzi az e-maileket, így az azonnali válaszadás lehetősége mindig fennáll. Hagyja, hogy az olvasó megértse a sürgősséget, és ennek megfelelően reagáljon. A tárgysor elvégzi a munkát, ha a megfelelő hangon van beállítva. A probléma kezelésére a megfelelő módszer a figyelem felkeltése a megfelelő tárgysor segítségével. Adjon hozzá sorokat, amelyek jelzik a válaszadás időpontját az érintett személyek számára, és az olvasó ugyanúgy reagál.

  1. A megalázó hang

Az e-mailek kommunikációra szolgálnak, amely a pozitív irányba történő fejlesztésre irányul. Az e-mailek, amelyeket az alkalmazottak vagy kollégák elküldésére szolgálnak a munkafolyamatokról, minden alkalommal jelezve a hibákat, durva hangot adhatnak. Ez a kritika egyik módja, és mivel mindannyian tudjuk, hogy a kritika pozitív és konstruktív lehet. Azok az e-mailek, amelyek célja a tévedések mutatása, aláássák a munkavállaló lelkesedését. Amint a bizalom csökken, a munka minősége is romlik. Az e-mailekben el kell kerülni a negatív hatást, hogy a munkaerőt elkötelezzék és fellendítsék. Másrészről a hibák jövőbeni kiemelése és kijavítása szintén fontos a társaság jövője szempontjából.

Ugyanez a zaj az e-mailes kommunikációban rejlik. Nem állíthatja be kifejezéseit vagy hangját szándékosan, ezért nyilvánvaló, hogy az e-mailek bírálása közvetlenül az olvasó érzelmi zónájába kerülhet. A negatív szavak használata rossz hangot ad az e-mailben, és könnyen motiválhatja az olvasót. Ha negatív nézetet kíván előadni valaki teljesítményéről, akkor tegye azt oly módon, hogy konstruktív kritikai hangot adjon. Kerülje el a negatív hatást gyakorló szavak használatát, és ne engedje magának, hogy pozitív szavakkal szolgálja a negatív értelmet, de bátorító módon. A személy rossz eredményeinek értesítése nem sütemény. Meg kell értenie a személy szorgalom mögött meghúzódó érzetet. Állítsa be a hangot a levélben ebben a tekintetben, és készítsen egy jó darabot. Ha ez a helyzet rossz, akkor a legjobb, ha a folyamatot személyesen kezeli, ahelyett, hogy enyhítő e-mailt küldene. Ha az e-mail az egyetlen lehetőség, akkor írja a darabot beszélgető módon, ahol az ember megértheti a mögöttes valós szándékot, és könnyen elnyeli a kritikát.

  1. A robotikus megközelítés

Az e-mail kommunikációs eszközként történő használata nagyon gyakori a munkahelyen. De néha a nehéz munkaterhelés és az üzleti tevékenység miatt elfelejtjük a konnotációk hozzáadását. A „kérem”, a „köszönet” és a „tiszteletek” hiánya nagyon gyakori az e-mailekben, amelyek a munkával kapcsolatos robotikus megközelítést tükrözik. Nem szabály, hogy ezeket a szavakat kötelezővé tegyék az e-mailben, de jelenléte az egyszerű emberi érzelmeket tükrözi. Az olvasó embertelennek tekintheti, ha beugrik, és egy arcba csap egy fájlt, és elhagyja a helyiséget. Úgy tűnik, hogy ez a megközelítés egy szerelővonal része.

Embertelen e-mailek küldése olyan, mintha egy irodába vagy kabinba sétálna, és egy jelentést kézbesít, amelyet el kell készíteni anélkül, hogy egyetlen elismerési szót cserélne volna. Ez elég durva. Adjon hozzá néhány másodpercet a kompozícióba, hogy olyan szavakat építsen be, amelyek a küldő emberi részét tükrözik. Nem annyit kell kérdeznie, hogy csinál neki, vagy érdeklődnie kell a családtagoktól, hogy okosabbnak bizonyítsa magát, hanem egy egyszerű hello és más elismerő szavak enyhén érintik a megközelítést. Kerülje a szigorú szavakat is, amelyek a csapat mechanikai részévé válhatnak. Állítsa be a hangot lágyabban és emberi módon, hogy a címzett korreláljon a szándékaival, és ugyanígy járjon el.

Dióhéjban

Az élet az út egyszerűsítéséről szól. Minden lépés kapcsolódik a kommunikációhoz. Egy egyszerű hiba vagy tudatlanság tönkreteszi a teljes folyamatot. Az e-mailek érzékeny írása minden szempontból előnyös a kötés és a fejlesztés folyamatában. Állítsa be a hangját úgy, ahogyan el akarja mondani a vevőt, és ennek megfelelően kommunikál, elkerülve a félreértéseket. Hagyja, hogy az olvasó észrevegye az üzenetet.