Projektmenedzsment eszközök és technikák a hatékony projekttervezéshez

Rövid ismertető a projektmenedzsment eszközökről és technikákról

A jelenlegi forgatókönyvben annak ellenére, hogy fejlett technológiával és rengeteg erőforrással rendelkeznek, a projekteket nem az érdekeltek elvárásainak megfelelően hajtották végre (azaz a projektet egy meghatározott időkereten és a rendelkezésre álló költségvetésen belül nyújtották be). Itt, ahol felmerül a projektmenedzsment szükségessége, ez egy stratégiai kezdeményezés, amely a projektet a meghatározott célok elérésére irányítja azáltal, hogy a teljes projektet strukturálja a projekt kezdeményezése, tervezése, végrehajtása, ellenőrzése / megfigyelése és befejezése során. Ebben a témában megismerjük a Projektmenedzsment eszközöket és technikákat.

Projektmenedzsment folyamat

A Projektmenedzsment a következő szakaszban folyik:

1. Megindítás, inicializálás
2. Tervezés
3. Végrehajtás és megfigyelés
4. Befejező / végtermék fázis

a) Beindítási szakasz

Ez a projekt elsődleges projektmenedzsment fázisa, ebben a szakaszban a kezdeti követelményeket az alábbiak szerint azonosítják és alakítják ki:

• A projekt követelményeinek figyelembevételével a megfelelő csapatot meghatározzák és felviszik a fedélzetre
• A projekt terjedelmét és céljait világosan meghatározzák, és az érdekelt felek elvárásait egyértelműen megvitatják a csapattal.
• A csoportot hozzárendelik a megfelelő munkakörhöz és felelősséghez.
• A csoport eljuttatja a projekthez kapcsolódó információk és az érdekeltek számára történő frissítések elküldésének eljárásait és formátumait.
• A belső és a határokon átnyúló kommunikációs protokollokat és a vonatkozó hierarchiát minden érdekelt számára hozzáférhetővé teszik.
• A projekt menedzsmentjéhez szükséges adaptív eszközöket azonosítják és a csoport rendelkezésére bocsátják.

b) Projekttervezés

Az inicializálás után itt jön a projekt fő és kritikus szakasza, amely előrelátható útitervet jelent a projekt menedzsmentjéhez:

• Meghatározzuk a projekt részletes alkalmazási körét, megvalósíthatóságát.
• A projekt összes tevékenysége fel van sorolva, és elkészítik a vonatkozó WBS-t (munkabontási struktúrát). A WBS nem más, mint a fő esemény lebontása tevékenységek sorozatává (Például : Esemény : Fa ültetése Tevékenység : Fa kinyerése, 2. Gödör feltárása, 3. Fa ültetése)
• A WBS elkészítése után a költségvetési feladatokat elvégzik, ahol becsülik az összes tevékenység mennyiségét és kiszámítják a versenyképességi arányokat, és elkészítik a projekt előzetes becslését további jóváhagyásra (szükség esetén módosításokat hajtanak végre a program során felmerülő esetleges többletköltségek alapján projekt)
• A kockázat azonosítását önértelmezés útján, vagy a projekt összehasonlítása más versenyképes projektekkel végzik, és elkészülnek a szükséges kockázatcsökkentési tervek a lehetséges kockázatok megelőzésére.
• Az érdekelt felek követelményeit figyelembe véve a fő ütemtervet az összes felsorolt ​​tevékenység szekvenálásával készítik el annak érdekében, hogy a projekt kiindulási (ideális / előzetes) időtartamát kiszámítsák. Főként 4 típusú szekvenálás van: SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.

c) Projekt végrehajtási és megfigyelési szakasz

• A projektmenedzser megkezdi a projekt végrehajtását a tervezési szakaszban elkészített alapterv vonatkozásában.
• A szükséges erőforrások beszerzése / telepítése, és gondoskodjon arról, hogy a projekt az előírt minőségi előírásoknak megfelelő ütemtervben haladjon.
• A projekt előrehaladását különféle eszközökkel (Gantt-diagram, PERT stb.) Nyomon követhetjük / nyomon követhetjük az alaptervhez képest.
• Néhány elkerülhetetlen körülmény miatt a projekt idő- vagy költségtúllépéssel járhat, ahol az alaptervet vagy a becslést szükség szerint ennek megfelelően módosítani kell.
• A projekt státusát az indítási szakaszban biztosított előírt formátumban tartják fenn, és ezt frissítik és időben közlik a projekt érdekelt feleivel.

d) A projekt lezárása / befejezése

• Ez a projektmenedzsment utolsó szakasza, ahol a kitűzött célt egy projektcsapat érinti érvényes határidőn belül, a meghatározott költségvetéssel és a minőséggel.
• Az összes szükséges bezárási nyilvántartást és egyeztetést kitöltötték és közölték az érdekelt felekkel.
• A projekt tapasztalatai alapján különféle jelentések készülnek, mint például a projekt-tanulási jelentés, az ügyfél-elégedettségi jelentés stb., Referenciaként a jövőbeli projektekhez.
• Végül a projektet átadják az ügyfélnek annak biztosításával, hogy nincs kő megfordíthatatlanul az összes ellenőrzőlista pontjának bezárásával vagy az ügyfél által felvetett gubancokon való részvétel útján.

A fentiekben tárgyalt projektmenedzsment technikák strukturálják a projektet és lehetővé teszik a projektcsoport számára, hogy biztosítsa a következőket:

• Meghatározott célok megvalósítása az érdekelt felek igényei szerint.
• Készítsen kiindulási ütemtervet.
• A projekt becsült és költségvetési költsége az alapterv szerint.
• Események feltörése a munka bontási struktúrájába.
• Kockázatértékelés és -csökkentés.
• Projekt ellenőrzése / ellenőrzése.

Projektmenedzsment eszközök

A projektmenedzsment olyan technika, amely széles körű eszközökkel rendelkezik a feladatok elvégzésében és a felelősségek végrehajtásában. A projektmenedzsmentben mind kézi, mind automatizált eszközök léteznek. A legszélesebb körben alkalmazott technikák a következők:

• PERT - Projektértékelési és áttekintési technika
• CPM - Kritikus út módszer

a) PERT - Projektértékelési és áttekintési technika

A PERT a projektmenedzsmentben alkalmazott statisztikai eszköz, amelyet arra terveztek, hogy a projekt befejezéséhez kapcsolódó feladatokat ábrázolja és elemezze. Ez egy valószínűségű modell, amely idővezérelt.

A PERT tervezése a következő lépéseket foglalja magában:

• Az összes eseményt / mérföldkövet tovább osztályozzuk tevékenységekbe, és megtörténik a szükséges szekvenálás.
• A hálózati diagram elkészítése azon tevékenységi sorozat alapján, ahol az események / mérföldkövek körökben vannak ábrázolva, és a tevékenységek egyikről a másikra történő áramlását nyilak jelölik.
• Az egyes tevékenységekhez szükséges idő további becslése órák, napok, hetek vagy hónapok alapján történik, a projekt követelményeinek megfelelően.
• A PERT különféle jellemzője a befejezési határidők bizonytalansága. A PERT modell általában három típusú időbecslést tartalmaz:
• Optimista idő - A lehető legjobb idő a tevékenység befejezéséhez.
• Legvalószínűbb idő - A tevékenység befejezésének legvalószínűbb ideje.
• Pesszimista idő - A tevékenység leghosszabb ideje.

Végül a súlyozott átlagot a következő képlettel számítják ki:

Várható idő = (optimista + 4 x legvalószínűbb + pesszimista) / 6

b) CPM (kritikus út módszer)

• A projekt kritikus útja a projekt befejezésének leghosszabb ideje. A kritikus út meghatározza a projekt befejezéséhez szükséges teljes időtartamot, amikor az a tevékenység időtartamát, amelyet a projekt késleltetése nélkül el lehet halasztani, lassú időnek nevezzük, és a tevékenységet nem kritikus tevékenységnek nevezzük. A CPM egy determinisztikus modell, amely idő- és költségvezérelt.

A projekt kritikus útja meghatározza az egyes tevékenységek következő négy paraméterét, amelyeket a releváns tevékenységekre várható idő alapján számítanak ki:

ES - Legkorábbi indulás, EF - Legkorábbi cél, LS - Legújabb Start és LF - Legújabb cél

• A hálózat előzetes működtetésével az egyes tevékenységek legkorábbi kezdési és befejezési idejét a hálózat elődjének tevékenységei alapján határozzuk meg.
• A hálózaton keresztüli hátrafelé irányuló megközelítéssel meghatározhatjuk a legfrissebb kezdési és befejezési időt, azaz azt az időtartamot, amikor egy tevékenység elindulhat és befejeződik a projekt késleltetése nélkül.

Lassú = Legújabb indulás - A legkorábbi indulás (vagy) Legújabb cél - A legkorábbi cél

Megjegyzés: A kritikus úton végzett tevékenységek nem tartalmaznak lazítást

Példa:

A PERT és CPM hálózati diagramja

A PERT és a CPM segítséget nyújt a projekt befejezésének egyszerűsített módjának eléréséhez az alábbiak révén:

• A kritikus tevékenységek azonosítása.
• Erőforrás-igény és telepítés a projektben.
• A projekt befejezésének ütemterveinek meghatározása.
• A tevékenységek meghatározása lassú idővel (azaz nem kritikus tevékenységek).
• Interdependenciák és erőforrás-korlátozások származtatása.

Ajánlott cikkek

Ez egy útmutató a Projektmenedzsment eszközökhöz és technikákhoz. Itt tárgyaljuk a projekt menedzsment folyamatát és a projekt menedzsment eszközöket a feladatok elvégzésében. A további javasolt cikkeken keresztül további információkat is megtudhat -

1. Projektmenedzsment terv
2. Projektmenedzsment életciklus
3. Az agilis Oracle tulajdonságai és előnyei
4. Agilis marketing megvalósítása
5. Útmutató a Projektmenedzsment eszközök szoftveréhez