Bevezetés a projekttervezésbe és az ütemezésbe
A „ Projekttervezés és Ütemezés”, bár külön-külön, ugyanazon érme két oldala a projektmenedzsmentben. Alapvetően a „Projekttervezés” célja a hatékony célok és módszerek kiválasztása és megtervezése a projekt céljainak elérése érdekében. Míg a „Projektütemezés” a feladatok kiosztására szolgáló eljárás, amelynek célja a megfelelő források elosztása a becsült költségvetésben és az időkereten belül, hogy azok teljesüljenek.
A projekttervezés alapja a teljes projekt. Nem valószínű, hogy a projekt ütemezése csak a projekttel kapcsolatos feladatokra, a projekt kezdő / befejező dátumára és a projekt függőségeire összpontosít. Így a „projektterv” egy átfogó dokumentum, amely tartalmazza a projekt céljait, terjedelmét, költségeit, kockázatait és ütemtervét. A projekt ütemezése tartalmazza a becsült dátumokat és a végrehajtandó szekvenciális feladatokat.
Projekt tervezés
A projekttervezési szakasz a következőkre vonatkozik:
- Projekt kidolgozása, hogy készen álljon a beruházásokra
- Meghatározza a projekt céljainak eléréséhez szükséges feladatokat / feladatokat
A projekttervezés szakaszai
A projekt tervezési szakaszai az alábbiakban találhatók:
- A legfontosabb projekt szponzorok és érdekelt felek azonosítása a projekt hatályának, a költségvetésnek és a projekt végrehajtásának határidejének meghatározása érdekében.
- Az érdekelt felekkel szemben támasztott követelmények felvételekor a projekt céljainak prioritása / meghatározása.
- A projekt céljainak eléréséhez szükséges teljesítések azonosítása.
- A projekt ütemtervének elkészítése.
- A projekt kockázatainak azonosítása, ha vannak ilyenek, és megfelelő kockázatcsökkentési tervek kidolgozása.
- Kommunikáció és a projektterv bemutatása az érdekelt felek számára.
A projekttervezés előnyei
- Útvonal-térkép: A projektterv útvonalat kínál, amely irányt ad a projektnek az elejétől a végéig.
- Az ügyféligények dokumentálása : A jól megfogalmazott projektterv lehetővé teszi az ügyfelek igényeinek dokumentált formában történő rögzítését. Ez pontos irányt ad ahelyett, hogy a feltételezésekre támaszkodna, amelyek helytelenek lehetnek és projekthibákhoz vezethetnek.
- Feladat önállósága: A tervezés lehetővé teszi az egyes feladatok hozzárendelését az egyes csapattagokhoz, és önállóságot ad. A csapat érzi a felelősséget és a felelősséget a projekt sikeréről vagy kudarcáról. Következésképpen arra ösztönzi őket, hogy működjenek jobban, vagy arra ösztönzi őket, hogy következetlen eredményeket hozzanak.
- Erőforrás-becslés: A tervezés alapvető fontosságú, mivel bizonyos módon lehetővé teszi az erőforrások, a költségek és az idő becslését. Megállapítja a késedelmeket, ha több tag egyidejűleg különböző projektekkel foglalkozik.
- Csökkentési terv: A projektterv lehetőséget ad a kockázatok előrejelzésére, ha vannak ilyenek, és ennek megfelelően megtervezi a kockázatcsökkentési stratégiákat.
- A munkavállalói képességek azonosítása: A tervezési szakasz lehetővé teszi bizonyos készségekkel vagy szakértelemmel rendelkező alkalmazottak azonosítását. És amint a feladatok kiosztásra kerülnek, a csapat tagjai képzetteknek vannak hiányzó készségkészlettel, vagy akár továbbfejleszthetik a rendelkezésükre álló képességeket.
- A korábbi projektek erősségei és hiányosságai: A projekttervek elősegítik a korábbi projektrekordok elemzését és fejlesztését, illetve azokból való tanulását, és megkönnyítik a döntéshozatalt.
Projekt ütemezése
A projekt ütemezési fázisa a következőkre vonatkozik:
- Az emberi erőforrások és az anyagi szükségletek becslése a projekt minden szakaszában; és mindegyik feladat befejezéséhez hozzávetőleges számítási idő.
- Jelzi az egyes projektfeladatok kezdő és befejező dátumát, valamint a különböző projektfeladatok / tevékenységek logikai összekapcsolhatóságát.
A projekt ütemezésének szakaszai
A projekt ütemezési szakaszát az alábbiakban ismertetjük:
- A projekt hatálya alapján tervezze és fejlessze ki a TBS-t (Feladat-bontási struktúra).
- Azonosítsa a projekttel kapcsolatos feladatokat.
- Határozza meg az emberi erőforrásokat és az anyagi szükségleteket
- Értékelje meg az egyes feladatokhoz szükséges hozzávetőleges időt
- Az erőforrások elosztása
- Elemezze a részletes ütemtervet
- Figyelemmel kísérje és irányítsa az ütemtervet
A projekt ütemezésének előnyei
- Csökkenti az átfutási időt: A projekt ütemezése felvázolja azokat a feladatokat, amelyeket prioritási alapon vagy más feladatokkal egyidejűleg kell elvégezni. Ez folyamatosan értesíti a csapat tagjait és megakadályozza a feladatok késleltetését vagy elhalasztását, csökkentve ezzel az átfutási időt.
- Költségcsökkentések: Lehetővé teszi az erőforrások figyelését azáltal, hogy megakadályozza a feladatok átfedését. Ez a források hatékony felhasználásához is vezet, és időben visszatér a fel nem használt forrásokat, csökkentve ezzel a költségeket.
- Megkönnyíti a termelékenységet: A feladatok közötti logikai kapcsolat felmérésekor az optimálisan nem kihasznált erőforrásokat hozzá lehet rendelni extra feladatokhoz, ezáltal javítva a termelékenységet.
- Problémák előre látása előre: A pontos projektütemezés lehetővé teszi, hogy előre jelezzék az erőforrások vagy az alulteljesítését, vagy a túlzott felhasználását érintő problémákat, és biztosítja azok optimális felhasználását.
- Célt tűz ki : A projekt ütemezése lehetővé teszi számunkra rövid vagy hosszú távú célok kitűzését, irányt és jövőképet adva a projekt végrehajtása közben. Ezenkívül a csapat minden tagja megismeri az iránymutatásokat és módszereket e célok elérésére. Menetrend nélkül a projektet homályosan definiálnák. Így megnehezíti a feladatok sikeres futtatása kezelését és szervezését.
- Jelenlegi folyamatfrissítések és riasztások: A projekt ütemezése egy vázlat, amely helyet ad a projektnek. A projekt bizonyos kihívásokon mehet keresztül, azonban ha nincs útvonaltérkép, hogyan tudna a projekt a helyes irányba haladni? Ebben az esetben a projekt ütemterve segít megbecsülni, hogy a projekt mennyiben haladt el, és hogyan lehet a helyes irányba vezetni.
Következtetés
Nyilvánvaló, hogy a „projektek tervezése és ütemezése” kéz a kézben jár, és nélkülözhetetlenek a projektmenedzsmenthez. Dióhéjban a „Projekttervezés” egy olyan kidolgozó folyamat, amely magában foglalja a projekt minden részletét, a kezdetektől a befejezésig. A „Projektütemezés” az a nyomkövető, amely figyeli a projektekkel kapcsolatos feladatok sorrendjét és időtartamát.
A projekt ütemezése értesíti / értesíti a projektcsoportot bármilyen késésről vagy ha a projekt nem helyes irányba mutat. Ez egy élő dokumentum, rendszeres frissítést és rögzítést igényel. A projekttervezéshez használt eszközök és technikák a „Feladat bontási struktúra”, a „Munkakör” és a „Kritikus út módszer”, rövidítve „TBS”, „SOP” és „CPM”. Míg a projekt ütemezése olyan szoftveres eszközöket és módszereket használ, mint a „PERT” (Program Assessment Review Technique), Gantt diagramok, Pareto diagramok és más hálózati illusztrációk.
Egy projekt hiányos, és nem lehet sikeres egy jól kidolgozott projektterv és pontos projektütemezés nélkül. A projekt mérföldköveinek eléréséhez tervezze meg és ütemezze azt!
Ajánlott cikkek
Ez egy útmutató a Projekttervezéshez és az Ütemezéshez. Itt tárgyaljuk a projekt tervezését és ütemezését, valamint a szakaszokat és az előnyöket. A következő cikkeket is megnézheti további információkért -
- Projekt ütemezési példa
- Projektvezető felelőssége
- Projektmenedzser készségei
- Projektmenedzsment állások