Projektjavaslat vs. Projekt Charta - Ebben a cikkben remélem, hogy beágyazom a projekt dokumentációs keretét, és mennyire fontos megismerni a különbséget a projektben be- és kimenő sok dokumentum között a csapat tagjai vagy az érintettek körében.

Ahogy a cím is kimondja, e cikk célja a sötétség eloszlatása az egyes dokumentumoktól, a Projekt Alapszabálytól és a Projektjavaslattól. Bár ez a két nagyon fontos dokumentum nagyon hasonló, a projekten belül nagyon eltérő álláspontok vannak, a folyamat és céljai szintén változatosak.

Keressük meg a fantasztikus projektmenedzsment világát, és hozzunk létre szisztematikus eljárásokat a zökkenőmentes működés biztosítása érdekében az üzleti projekt céljainak elérése érdekében.

Projektjavaslat vs. Projekt Charta Infographics

Projektdokumentumok

A jól dokumentált projekt egy olyan projekt, amelyet szisztematikusan vezettek, és arra az irányra irányítottak, ahogyan azt állítólag irányítani kellett volna a vállalati célok és célok elérése céljából.

Ha vannak olyan dokumentációk, amelyeket kifejezetten a projekthez fejlesztettek ki, a felső vezetés számára nagyon könnyű manőverezni a projekten, és pontosan ellenőrizni és összehasonlítani az eljárásokat.

E feladatkezelés és a projekt egységes nyomon követése céljából, miután a változást végrehajtották, a dokumentumok hasznosak, hogy iránymutatásokká vagy esettanulmányokká alakítsák őket. Alapvetően 9 fontos dokumentum van, amelyeket használni kell egy projektben. Ezek a következők:

  1. Projektjavaslat - A projekt elindítása a projektjavaslat, amely átfogó és meggyőző, a dokumentumban szereplő részletek igazolják a projekt megvalósításához szükséges beruházást.
  2. A Projekt Alapszabály - Ez a felhatalmazás váltja az ötlet a projektvezető által végzett valódi munkává.
  3. Projektmenedzsment terv - Ez magában foglalja a szükséges részleteket a teljes projekttel kapcsolatban, megkönnyítve a projektvezető számára a szakaszok és a tervek áttekintését.
  4. Műveleti napló - Ez olyan, mint egy tennivaló lista a csapat minden tagjának a különböző feladatok elvégzéséhez, meghatározott napokon.
  5. Kockázati regiszter - hasonlóan a cselekvési naplóhoz, ez a kockázat ellensúlyozása, felsorolja az összes olyan kockázatot, amelyre a projekt ki van téve.
  6. Állapotjelentések - Ez egy olyan jelentésgyűjtemény, amely pontosan megmondja, hol van a projekt a pillanatban, és mennyi más maradt a projekt célja eléréséhez.
  7. Költségvetés - Számokról szóló dokumentum, amely a projekt költségvetésének összes számláját tartalmazza. Pénzügyi szempontból ez a dokumentum felsorolja az összes fontos adatot.
  8. A megtanult tanulságok áttekintése - Ide sorolhatók a projekt során elsajátított tanulságok, hogy ezeket a leckéket a projekt további szakaszaiban, vagy más, a szervezeten belüli projektekben megvalósíthassák.

A projektek célja

Mindig utálunk mindent dokumentálni, amit csinálunk, mert éppen annyira a szöveget kell írni, lefedni és olvasni. Ez megnehezíti számunkra, hogy a saját irányba lépő projekteket vállaljuk és irányítsuk.

Olyan sok szöveggel és elemzéssel, táblázatokkal és grafikonokkal, amelyek a fordulókat hajtják végre, a dokumentumok megőrzése megoldotta ezt a kérdést, és a projektvezetők számára ugyanolyan könnyű megőrizni a projekt nyomon követhetőségét.

A tapasztalt projektmenedzserek biztosítják, hogy projektjeik szabványos sablonokkal rendelkezzenek a dokumentumok tárolására. A sikeres projektsablonokat alkalmanként újra lehet használni projekt-projekt alapon.

A sablonok segítségével a vezetők nagyon jól koncentrálhatnak a teljes projekt irányításával kapcsolatos alapvető felelősségükre, ahelyett, hogy elkényeztetnék a nagy teherbírású papírmunkát, valamint az adatgyűjtést és szétválasztást.

A következő szakaszok mindegyikében megtalálhatja a dokumentációt, mint a projekt kulcsfontosságú részét, amely kéz a kézben van a projekt kommunikációs elemével:

  1. Beindítás - megvalósíthatósági jelentés, projektjavaslat, projektdokumentum
  2. Tervezés - követelményleírás, tervezési dokumentum, projektmenedzsment terv
  3. Végrehajtás - műveletnapló, kiadási napló, állapotjelentések
  4. Ellenőrzés - tesztdokumentum, változáskezelés
  5. Lezárás - műszaki dokumentum, működési dokumentum, tanulságok áttekintése, átadási dokumentum

Az összes alapvető tudnivalóval és a dokumentáció célja előtt áll, behatolhat a részletekbe, amelyek megmutatják nekünk, hogy mi is pontosan a projekt alapszabály és a projektjavaslat, és mi különbözteti őket egymástól.

Mi az a projektdokumentum?

A Projekt Charta, úgynevezett projektmeghatározó dokumentum vagy hivatkozás a hatósági dokumentumra, olyan nyilatkozat, amely egyértelműen meghatározza a projekt hatályát, céljait, céljait és a projektben részt vevő csapatokat.

A projekt célkitűzéseinek felvázolása mellett a projekt alapszabálya a következő fő funkciókat látja el:

  • Az egyes szereplők által a projekt folyamán játszott szerepek és felelősségek előzetes meghatározása
  • Az elsődleges érintettek vagy a projekttulajdonosok és a projekt szponzorainak azonosítása
  • A projektmenedzser feladatainak és szerepének felvázolása

A Projekt Alapokmánya általában egy rövid dokumentum, amelyet arra a feladatra hivatkoznak, amelyet meg kell jelölni a projekt különböző területein betöltött különféle szerepekhez. Ezek a részletek a részletes dokumentumokból, például a projektjavaslatból. Megfelelően tekintik az iparág általános gyakorlatának.

Az egyéni projekt szerepeinek és felelősségének elhatárolása mellett a projekt alapszabálya referenciadokumentum a következő célokra:

  • A projekt megvalósításának célja vagy okai
  • A megoldandó probléma
  • Célkitűzések, amelyeket a projekt megvalósít
  • A projekt korlátozásai
  • A megoldás elérésének módjai és módjai
  • A csapat és a projekt szereplői
  • Területek, amelyek hatálya alá esnek
  • A projekt kockázatbecslése
  • A projekt előnyei
  • A költségvetés magas szintű áttekintése

Ezek a célok a projekt alapszabályának részletes alkotóelemei, és ezen elemek mindegyikét vagy néhányat tartalmazhatják. A projekt alapszabálya továbbra is a fő és fókuszdokumentum marad a projekt életciklusa során, és bizonyos szintű tőkeáttételt és hatalmat fektet be a projektmenedzserre, aki a dokumentum tulajdonosa.

A projekt alapszabálya ritkán változik, és a projektmenedzsernek rendszeres időközönként felül kell vizsgálnia, hogy nyomon tudja követni, hogy a célt követik-e, és ha van-e bármilyen eltérés a tervtől.

A projekt alapszabályát a projektjavaslat jóváhagyását követően készítik el, közvetlenül a projekt hatályának meghatározása előtt. Ez követi a jóváhagyások természetes sorrendjét és a költségvetési jóváhagyások hierarchiáját.

A hatékony projektdiagram az A3 méretű egyik oldalra illeszkedik a megvalósíthatóság, a könnyű megértés és a nyomon követhetőség érdekében. Más projekt alapszabályok is szerkeszthetők a szövegszerkesztő dokumentumokhoz.

Tehát, ha tudnia kell, hogy a projekt hogyan jelenik meg magas szintű vagy légi felvétel alapján, akkor nézze meg a projekt alapszabályát.

Mi a projektjavaslat?

A műszaki javaslat vagy a projektjavaslat egy nagyon meggyőző dokumentum, amelynek célja az érdekelt felek csoportjának, a felső vezetésnek és a befektetőknek a meggyőzése abban, hogy a projekt valóban megoldja-e az adott kérdést.

Ez ismét egy egyszerű, mégis részletes dokumentum, amelynek a következő célokkal rendelkezik:

  • Az elvégzendő munkát azonosítja
  • Magyarázza a projekt okát és annak megoldását
  • Meggyőzi és meggyőzi az olvasókat, hogy a csapat készen áll és készen áll a projektre, és képes arra, hogy vezetje a sikeres befejezéséhez
  • Elmagyarázza a menedzsment tervet és mennyire kifinomult
  • Biztosítja a testület számára a rendelkezésre álló erőforrások rendelkezésre állását a projekt befejezéséhez az adott költségvetésen és a rendelkezésre álló időn belül

1. tipp : Ahhoz, hogy mindezeket megtehesse, és véleményét a panel elé tehessük, gondoskodnunk kell arról, hogy a javaslat megjelenése szempontjából tízszeresre kerüljön 10-re.

A testület szakembereit fel kell hívni arra, hogy meggyőződjenek a projekt szükségességéről, és elég jó okra van szükségük a pénzük felszámolásához. A professzionális hangzást mindig meg kell őrizni, és a dokumentumnak könnyen hozzáférhetőnek kell lennie.

2. tipp : A megjelenésen kívül a projektjavaslat második legfontosabb eleme az ötlete. Az erős javaslatot szisztematikusan részletezik, és egyértelmű cselekvési tervvel rendelkezik, amelyet a projekt felügyelete alatt tart.

Minél műszakilag megalapozottabb a javaslat, annál jobb a szervezet számára. Az adatok és a tartalom tényekkel és adatokkal történő mentése hozzájárulhat a javaslat javításához.

A projektet hozzá kell igazítani a szervezet által kitűzött célokhoz annak érdekében, hogy teljes mértékben megfeleljen a szervezet igényeinek. Teljesen értelmetlen lehet egy olyan probléma megoldása, amely kívül esik a vállalat irányától.

Mit kell beépíteni a projektjavaslatba?

A projektdokumentumtól eltérően, amely elsősorban a projektjavaslat vagy a munkadokumentum kivonata, a projektjavaslat rendkívül részletes dokumentum, és ellentmondásosságot hagy ki. A formátum általában elrendezést és tipográfiát tartalmaz, amely magában foglalja.

Az elrendezésnek egy szempontból grafikus illusztrációk használatát kell tartalmaznia. Ezek lehetnek a következő elemek bármelyike:

  • grafikonok
  • táblázatok
  • fényképeket
  • rajzok
  • Rajzok

Ezek az illusztrációk valójában a tények és adatok sokkal összeállított és könnyen érthető módon összeállítva. Az egyes illusztrációk leírásának mögött kell lennie, és fel kell vennie azokat a fontos árnyalatokat, amelyeket a grafika ábrázol. Ez megkönnyíti az olvasást, és arra ösztönöznie kell a testületet, hogy higgye el, hogy a projekt elvégre nagyon jól átgondolt.

A táblázatok használata javíthatja az olvashatóságot és a szöveg egyértelműségét, és arra mutathatja az olvasót, hogy gyorsan tájékozott és világos döntést hozzon.

A tipográfia rendezett címsorokat tartalmazna, és a tartalom jó áramlását kell fenntartania. Az rosszul elhelyezett tartalom nem szolgálja a projekt célját, és a projektjavaslatot elutasíthatja vagy újratervezheti.

Különbség a projektdokumentum és a projektjavaslat között (300)

Amint a projektjavaslatot szankcionálják és jóváhagyják, a projektet hivatalosan is hivatalosan meg lehet kezdeni, és azonnal meg lehet kezdeni, vagy a javaslatban előírtak szerint. Ez az, amikor a projektmenedzser hivatalba kerül, és a projekt alapszabályát elkészítik.

Az alábbi táblázat felsorolja a projekt charta és a projektjavaslat szerepét. Vegye figyelembe, hogy ez a lista nem kimerítő, és a fenti magyarázatok alapján még sok más tulajdonsággal rendelkezik:

Emlékeztet rá

  • A dokumentáció minden projekt kulcsfontosságú eleme, legyen szó akár műszaki, akár más iparágról, és ezt be kell tartani az adminisztráció és a projekt státus szempontjából.
  • A projekt minden szakaszában vagy szakaszában legalább egy dokumentációt készítenek.
  • A hatékony és tapasztalt vezetők magukkal tartják a sablonokat, amelyeket különféle projektekben felhasználhatnak. A sikeres projekt sablonjai felhasználhatók egy jelenlegi projektben a hatékonyság és a folyamatokba vetett bizalom növelésére.
  • Valójában 9 alapvető projektdokumentum létezik, amelyeknek a projekt részét kell képezniük annak zökkenőmentes működése és nyomonkövethetősége érdekében.
  • A mondatságot korlátozni kell a projektdokumentumokban, mivel azoknak irányítottnak kell lenniük, és főként az események és outputok frissítésére vagy rögzítésére használják.
  • A projekt alapszabálya és a projektjavaslat megkülönböztető dokumentumok, amelyeket a projekt életciklusában használnak, és a projekt részét kell képezniük. A fő dokumentumok kategóriájába tartoznak.
  • A projektszabályzat nem szankcionálható, amíg a projektjavaslat jóvá nem hagyja.
  • A költségvetés-tervezésnek mindkét dokumentum részét kell képeznie, mivel ez az üzleti ötlet kulcstényezője a projekt felé.

Remélem, hogy most már mindenki rendelkezik a dokumentumokkal kapcsolatos ismereteivel, és különösen a projekt alapszabályának és a projektjavaslatoknak a felhasználásával. Vigyázzon ezen a téren, hogy további részleteket találjon a projektmenedzsmentről és a termelékenységről.

Ajánlott cikkek

  1. Ismerje meg az izgalmas, ingyenes Excel funkciókat - táblázatokat és grafikonokat
  2. Projektmenedzsment interjúkérdések
  3. Projektmenedzsment technikák