Projektjavaslat vs. Projekt Charta - Ebben a cikkben remélem, hogy beágyazom a projekt dokumentációs keretét, és mennyire fontos megismerni a különbséget a projektben be- és kimenő sok dokumentum között a csapat tagjai vagy az érintettek körében.
Ahogy a cím is kimondja, e cikk célja a sötétség eloszlatása az egyes dokumentumoktól, a Projekt Alapszabálytól és a Projektjavaslattól. Bár ez a két nagyon fontos dokumentum nagyon hasonló, a projekten belül nagyon eltérő álláspontok vannak, a folyamat és céljai szintén változatosak.
Keressük meg a fantasztikus projektmenedzsment világát, és hozzunk létre szisztematikus eljárásokat a zökkenőmentes működés biztosítása érdekében az üzleti projekt céljainak elérése érdekében.
Projektjavaslat vs. Projekt Charta Infographics
Projektdokumentumok
A jól dokumentált projekt egy olyan projekt, amelyet szisztematikusan vezettek, és arra az irányra irányítottak, ahogyan azt állítólag irányítani kellett volna a vállalati célok és célok elérése céljából.
Ha vannak olyan dokumentációk, amelyeket kifejezetten a projekthez fejlesztettek ki, a felső vezetés számára nagyon könnyű manőverezni a projekten, és pontosan ellenőrizni és összehasonlítani az eljárásokat.
E feladatkezelés és a projekt egységes nyomon követése céljából, miután a változást végrehajtották, a dokumentumok hasznosak, hogy iránymutatásokká vagy esettanulmányokká alakítsák őket. Alapvetően 9 fontos dokumentum van, amelyeket használni kell egy projektben. Ezek a következők:
- Projektjavaslat - A projekt elindítása a projektjavaslat, amely átfogó és meggyőző, a dokumentumban szereplő részletek igazolják a projekt megvalósításához szükséges beruházást.
- A Projekt Alapszabály - Ez a felhatalmazás váltja az ötlet a projektvezető által végzett valódi munkává.
- Projektmenedzsment terv - Ez magában foglalja a szükséges részleteket a teljes projekttel kapcsolatban, megkönnyítve a projektvezető számára a szakaszok és a tervek áttekintését.
- Műveleti napló - Ez olyan, mint egy tennivaló lista a csapat minden tagjának a különböző feladatok elvégzéséhez, meghatározott napokon.
- Kockázati regiszter - hasonlóan a cselekvési naplóhoz, ez a kockázat ellensúlyozása, felsorolja az összes olyan kockázatot, amelyre a projekt ki van téve.
- Állapotjelentések - Ez egy olyan jelentésgyűjtemény, amely pontosan megmondja, hol van a projekt a pillanatban, és mennyi más maradt a projekt célja eléréséhez.
- Költségvetés - Számokról szóló dokumentum, amely a projekt költségvetésének összes számláját tartalmazza. Pénzügyi szempontból ez a dokumentum felsorolja az összes fontos adatot.
- A megtanult tanulságok áttekintése - Ide sorolhatók a projekt során elsajátított tanulságok, hogy ezeket a leckéket a projekt további szakaszaiban, vagy más, a szervezeten belüli projektekben megvalósíthassák.
A projektek célja
Mindig utálunk mindent dokumentálni, amit csinálunk, mert éppen annyira a szöveget kell írni, lefedni és olvasni. Ez megnehezíti számunkra, hogy a saját irányba lépő projekteket vállaljuk és irányítsuk.
Olyan sok szöveggel és elemzéssel, táblázatokkal és grafikonokkal, amelyek a fordulókat hajtják végre, a dokumentumok megőrzése megoldotta ezt a kérdést, és a projektvezetők számára ugyanolyan könnyű megőrizni a projekt nyomon követhetőségét.
A tapasztalt projektmenedzserek biztosítják, hogy projektjeik szabványos sablonokkal rendelkezzenek a dokumentumok tárolására. A sikeres projektsablonokat alkalmanként újra lehet használni projekt-projekt alapon.
A sablonok segítségével a vezetők nagyon jól koncentrálhatnak a teljes projekt irányításával kapcsolatos alapvető felelősségükre, ahelyett, hogy elkényeztetnék a nagy teherbírású papírmunkát, valamint az adatgyűjtést és szétválasztást.
A következő szakaszok mindegyikében megtalálhatja a dokumentációt, mint a projekt kulcsfontosságú részét, amely kéz a kézben van a projekt kommunikációs elemével:
- Beindítás - megvalósíthatósági jelentés, projektjavaslat, projektdokumentum
- Tervezés - követelményleírás, tervezési dokumentum, projektmenedzsment terv
- Végrehajtás - műveletnapló, kiadási napló, állapotjelentések
- Ellenőrzés - tesztdokumentum, változáskezelés
- Lezárás - műszaki dokumentum, működési dokumentum, tanulságok áttekintése, átadási dokumentum
Az összes alapvető tudnivalóval és a dokumentáció célja előtt áll, behatolhat a részletekbe, amelyek megmutatják nekünk, hogy mi is pontosan a projekt alapszabály és a projektjavaslat, és mi különbözteti őket egymástól.
Mi az a projektdokumentum?
A Projekt Charta, úgynevezett projektmeghatározó dokumentum vagy hivatkozás a hatósági dokumentumra, olyan nyilatkozat, amely egyértelműen meghatározza a projekt hatályát, céljait, céljait és a projektben részt vevő csapatokat.
A projekt célkitűzéseinek felvázolása mellett a projekt alapszabálya a következő fő funkciókat látja el:
- Az egyes szereplők által a projekt folyamán játszott szerepek és felelősségek előzetes meghatározása
- Az elsődleges érintettek vagy a projekttulajdonosok és a projekt szponzorainak azonosítása
- A projektmenedzser feladatainak és szerepének felvázolása
A Projekt Alapokmánya általában egy rövid dokumentum, amelyet arra a feladatra hivatkoznak, amelyet meg kell jelölni a projekt különböző területein betöltött különféle szerepekhez. Ezek a részletek a részletes dokumentumokból, például a projektjavaslatból. Megfelelően tekintik az iparág általános gyakorlatának.
Az egyéni projekt szerepeinek és felelősségének elhatárolása mellett a projekt alapszabálya referenciadokumentum a következő célokra:
- A projekt megvalósításának célja vagy okai
- A megoldandó probléma
- Célkitűzések, amelyeket a projekt megvalósít
- A projekt korlátozásai
- A megoldás elérésének módjai és módjai
- A csapat és a projekt szereplői
- Területek, amelyek hatálya alá esnek
- A projekt kockázatbecslése
- A projekt előnyei
- A költségvetés magas szintű áttekintése
Ezek a célok a projekt alapszabályának részletes alkotóelemei, és ezen elemek mindegyikét vagy néhányat tartalmazhatják. A projekt alapszabálya továbbra is a fő és fókuszdokumentum marad a projekt életciklusa során, és bizonyos szintű tőkeáttételt és hatalmat fektet be a projektmenedzserre, aki a dokumentum tulajdonosa.
A projekt alapszabálya ritkán változik, és a projektmenedzsernek rendszeres időközönként felül kell vizsgálnia, hogy nyomon tudja követni, hogy a célt követik-e, és ha van-e bármilyen eltérés a tervtől.
A projekt alapszabályát a projektjavaslat jóváhagyását követően készítik el, közvetlenül a projekt hatályának meghatározása előtt. Ez követi a jóváhagyások természetes sorrendjét és a költségvetési jóváhagyások hierarchiáját.
A hatékony projektdiagram az A3 méretű egyik oldalra illeszkedik a megvalósíthatóság, a könnyű megértés és a nyomon követhetőség érdekében. Más projekt alapszabályok is szerkeszthetők a szövegszerkesztő dokumentumokhoz.
Tehát, ha tudnia kell, hogy a projekt hogyan jelenik meg magas szintű vagy légi felvétel alapján, akkor nézze meg a projekt alapszabályát.
Mi a projektjavaslat?
A műszaki javaslat vagy a projektjavaslat egy nagyon meggyőző dokumentum, amelynek célja az érdekelt felek csoportjának, a felső vezetésnek és a befektetőknek a meggyőzése abban, hogy a projekt valóban megoldja-e az adott kérdést.
Ez ismét egy egyszerű, mégis részletes dokumentum, amelynek a következő célokkal rendelkezik:
- Az elvégzendő munkát azonosítja
- Magyarázza a projekt okát és annak megoldását
- Meggyőzi és meggyőzi az olvasókat, hogy a csapat készen áll és készen áll a projektre, és képes arra, hogy vezetje a sikeres befejezéséhez
- Elmagyarázza a menedzsment tervet és mennyire kifinomult
- Biztosítja a testület számára a rendelkezésre álló erőforrások rendelkezésre állását a projekt befejezéséhez az adott költségvetésen és a rendelkezésre álló időn belül
1. tipp : Ahhoz, hogy mindezeket megtehesse, és véleményét a panel elé tehessük, gondoskodnunk kell arról, hogy a javaslat megjelenése szempontjából tízszeresre kerüljön 10-re.
A testület szakembereit fel kell hívni arra, hogy meggyőződjenek a projekt szükségességéről, és elég jó okra van szükségük a pénzük felszámolásához. A professzionális hangzást mindig meg kell őrizni, és a dokumentumnak könnyen hozzáférhetőnek kell lennie.
2. tipp : A megjelenésen kívül a projektjavaslat második legfontosabb eleme az ötlete. Az erős javaslatot szisztematikusan részletezik, és egyértelmű cselekvési tervvel rendelkezik, amelyet a projekt felügyelete alatt tart.
Minél műszakilag megalapozottabb a javaslat, annál jobb a szervezet számára. Az adatok és a tartalom tényekkel és adatokkal történő mentése hozzájárulhat a javaslat javításához.
A projektet hozzá kell igazítani a szervezet által kitűzött célokhoz annak érdekében, hogy teljes mértékben megfeleljen a szervezet igényeinek. Teljesen értelmetlen lehet egy olyan probléma megoldása, amely kívül esik a vállalat irányától.
Mit kell beépíteni a projektjavaslatba?
A projektdokumentumtól eltérően, amely elsősorban a projektjavaslat vagy a munkadokumentum kivonata, a projektjavaslat rendkívül részletes dokumentum, és ellentmondásosságot hagy ki. A formátum általában elrendezést és tipográfiát tartalmaz, amely magában foglalja.
Az elrendezésnek egy szempontból grafikus illusztrációk használatát kell tartalmaznia. Ezek lehetnek a következő elemek bármelyike:
- grafikonok
- táblázatok
- fényképeket
- rajzok
- Rajzok
Ezek az illusztrációk valójában a tények és adatok sokkal összeállított és könnyen érthető módon összeállítva. Az egyes illusztrációk leírásának mögött kell lennie, és fel kell vennie azokat a fontos árnyalatokat, amelyeket a grafika ábrázol. Ez megkönnyíti az olvasást, és arra ösztönöznie kell a testületet, hogy higgye el, hogy a projekt elvégre nagyon jól átgondolt.
A táblázatok használata javíthatja az olvashatóságot és a szöveg egyértelműségét, és arra mutathatja az olvasót, hogy gyorsan tájékozott és világos döntést hozzon.
A tipográfia rendezett címsorokat tartalmazna, és a tartalom jó áramlását kell fenntartania. Az rosszul elhelyezett tartalom nem szolgálja a projekt célját, és a projektjavaslatot elutasíthatja vagy újratervezheti.
Különbség a projektdokumentum és a projektjavaslat között (300)
Amint a projektjavaslatot szankcionálják és jóváhagyják, a projektet hivatalosan is hivatalosan meg lehet kezdeni, és azonnal meg lehet kezdeni, vagy a javaslatban előírtak szerint. Ez az, amikor a projektmenedzser hivatalba kerül, és a projekt alapszabályát elkészítik.
Az alábbi táblázat felsorolja a projekt charta és a projektjavaslat szerepét. Vegye figyelembe, hogy ez a lista nem kimerítő, és a fenti magyarázatok alapján még sok más tulajdonsággal rendelkezik:
Emlékeztet rá
- A dokumentáció minden projekt kulcsfontosságú eleme, legyen szó akár műszaki, akár más iparágról, és ezt be kell tartani az adminisztráció és a projekt státus szempontjából.
- A projekt minden szakaszában vagy szakaszában legalább egy dokumentációt készítenek.
- A hatékony és tapasztalt vezetők magukkal tartják a sablonokat, amelyeket különféle projektekben felhasználhatnak. A sikeres projekt sablonjai felhasználhatók egy jelenlegi projektben a hatékonyság és a folyamatokba vetett bizalom növelésére.
- Valójában 9 alapvető projektdokumentum létezik, amelyeknek a projekt részét kell képezniük annak zökkenőmentes működése és nyomonkövethetősége érdekében.
- A mondatságot korlátozni kell a projektdokumentumokban, mivel azoknak irányítottnak kell lenniük, és főként az események és outputok frissítésére vagy rögzítésére használják.
- A projekt alapszabálya és a projektjavaslat megkülönböztető dokumentumok, amelyeket a projekt életciklusában használnak, és a projekt részét kell képezniük. A fő dokumentumok kategóriájába tartoznak.
- A projektszabályzat nem szankcionálható, amíg a projektjavaslat jóvá nem hagyja.
- A költségvetés-tervezésnek mindkét dokumentum részét kell képeznie, mivel ez az üzleti ötlet kulcstényezője a projekt felé.
Remélem, hogy most már mindenki rendelkezik a dokumentumokkal kapcsolatos ismereteivel, és különösen a projekt alapszabályának és a projektjavaslatoknak a felhasználásával. Vigyázzon ezen a téren, hogy további részleteket találjon a projektmenedzsmentről és a termelékenységről.
Ajánlott cikkek
- Ismerje meg az izgalmas, ingyenes Excel funkciókat - táblázatokat és grafikonokat
- Projektmenedzsment interjúkérdések
- Projektmenedzsment technikák