Hatékony kommunikáció - Az informatikai projektekben a kommunikáció képezi az ötletek és megvalósításuk közötti döntő hidat. De a kommunikáció hamarosan másodpercek alatt hibás kommunikációvá válhat. Úgy tűnik, hogy a hatékony kommunikációhoz órát kell igénybe venni az informatikai projektmenedzser számára, aki inkább azt akarja, hogy ezt megkapja, amikor a kommunikáció hogyan, mikor, miért és hol történik. A projekt előrehaladása határozottan függ a projekt kommunikációjának módjától, mivel csak a kommunikáció révén lehet információt továbbítani egyik pontról a másikra.
Képforrás: pixabay.com
Sokat mondhatunk arról, hogy egy informatikai projektmenedzser képes-e vezetni, irányítani és sikeresen koordinálni a projekt teljes útvonalát a felszerelt kommunikációs terv vagy stratégia útján. Ez a kommunikáció nyilvánvalóan elkészítheti vagy megszakíthatja ezt a projektet, vagy megmérheti annak hatékonyságát az üzleti méretben. Különböző háttérrel rendelkező, különböző készségekkel rendelkező, különböző háttérrel rendelkező egyénekkel foglalkozó projekt esetében: minél simább a kommunikációs terv, annál jobb a projekt és annak sikere. Gondolj rá olyan ragasztóra vagy ragasztóra, amely együtt tartja a projekt fázisának különféle aspektusait; inkább alapítvány, mint kommunikációs akadályok.
A kommunikációt megfelelő módon kell kezelni a meghatározott projektterv maximális potenciáljának elérése érdekében. Hallott már valaha az érdekelt felek közötti különbségekről, amelyek a projektek súlyos megváltoztatásához és feloszlatásához vezettek? Ezen esetek és forgatókönyvek többsége a fő bűnösnek a téves kommunikáció miatt merül fel. Most ezt olyasmit nem kívánja meg a csapat és a projekt, mint projektmenedzser.
A globalizációval vannak olyan projektek, amelyek kiterjednek a tengerentúlon, és erős kommunikációs mechanizmusra és tervre van szükségük kommunikációjukhoz, amelynek mindig olyan gyorsnak és erőteljesnek kell lennie, hogy ne legyen rés a közöttük. Tehát itt van egy kis apróság mindenki számára, akik hatékony kommunikátorként szeretnének jelet és sikert szerezni a projektmenedzsment területén.
Igen, hatékony kommunikációra van szükségünk az IT projektekben!
Mindig van egy olyan feladat, amely megállítja a projekt teljes folyamatát, és szüksége van arra, hogy időt és helyet találjon a projekt visszatérésére. De ha erre a forgatókönyvre korábban nem gondoltak, vagy ha átgondolják, de nem említik meg más érdekelt felek számára arról, hogy hogyan kell kezelni, akkor ez biztosan újabb ruckust hoz létre.
Gondolj egy olyan projektre, mint ház, amelyet játékkártyák segítségével építenek. Egy rossz lépés vagy elhelyezés és a tégla összeomlik. Van szilárd alap, és ez nem egy meredek domb a hátrányától. És ez az alap, nyilvánvalóan, a kommunikáció.
Képforrás: pixabay.com
A kommunikáció révén jobb a tervezés, a követelmények összegyűjtése jobb, a megvalósítás jobb, és a projekt zökkenőmentesen halad.
A kommunikáció a projektmenedzsment és a tervezés egyik leginkább alábecsült tényezője, és gyakran hagyják, hogy ezzel az utolsó szakaszban foglalkozzanak. Ez felhalmozza a munkát, és egy darabkal! a kemény munkája és ellenálló képessége eredményeképpen semmilyen eredményt nem érhet el. Ez valami, amivel foglalkoztam, és személyes tapasztalataim alapján beszélek.
Megértettem a hatékony kommunikációs készség fontosságát a projekt kezdetétől a végéig.
A hatékony kommunikáció előnyei
A hatékony kommunikációs készségek megtakaríthatják Önt és vállalkozását az Ön vállalkozásához szükséges időbe, pénzbe és erőfeszítésekbe.
Projektmenedzsment háromszög
A projektmenedzsment háromszög e három aspektusa a korlátok, amelyek meghatározzák a projekt sikerét. Mindezek nélkülözhetetlenek, és megfelelő egyensúlyban kell lenniük. Mindegyik korlátozás, ha eltolódnak, befolyásolja és befolyásolja a másik két tényezőt.
Képforrás: pixabay.com
Ha az alkalmazási kör növekszik, akkor a projekt ideje és költségei is megnőnek. Ha az idő tömör és szűk, korlátozza a projekt hatókörét, de növeli a felmerült költségeket. És végül: ha a költségvetés szűk, akkor a költségek enyhülnek, és az alkalmazási kör csökken.
Mivel ezek a változások a projekt minden szakaszában folyamatosan zajlanak, a hatékony kommunikáció lehet azok a pontok, amelyek a kényszereket összekapcsolják a kívánt egyensúly elérése érdekében.
A szakaszok követése
Ön irányítja a projektet elölről, de nem kapja meg a teljes képet arról, hogy mi folyik a projekttel, mivel a problémakövetési rendszerben említett leírás egyszerűen félrevezető, és nem egyértelmű, hogy döntéseket hozhasson. Ismerős?
Itt találja meg a hatékony üzleti kommunikáció a nap megtakarítását, és segít szemmel tartani a tennivalókat.
Az e-mail állítólag gratulál a csapatodnak egy fontos mérföldkő eléréséhez, de úgy tűnik, hogy az e-mail nem fontos a tálcán, amely mindenki megjelenik a beérkező levelek mappájában. Nincs hová mennie, csak a hatékony kommunikációhoz forduljon.
A hatékony kommunikáció megkönnyítésére szolgáló módszerek
- Szerszámok és rendszerek
- találkozók
Ez a lista nem bonyolult, de ezek képezik a hatékony kommunikációs tippek lényegét - az egyszerűség.
E-mail - Ez a belső és a külső kommunikáció elsődleges eszköze. Az internet hajnalától kezdve az e-mailek folyamatosan bővültek és fejlődtek, hogy hűek maradjanak a tranzakciók hatékony kommunikációs bitjéhez.
Képforrás: pixabay.com
De az összes pompával és felvonulással sokan még mindig nincsenek tisztában azzal, hogy az e-mail alapvető használata miként eredményezheti informatikai projektjeit. Mivel a tárgysor az első megvitatandó pont; miközben informatikai projektekkel foglalkozik, a tantárgynak a következőnek kell lennie:
- Tömör és tiszta
- Rövid
- Képes továbbítani a levél célját
- Képes azonosítani a projektet
A tárgysor olyan, mint a jelmondat, és meghatározhatja, hogy a csapata megmenti-e azokat a perceket, amikor elolvassa az e-mail tartalmát.
Következő sorban a címzettek. A Címzett, Másolat, Biztonsági másolat mezőben a megfelelő emberekhez tartozó azonosítókat kell feltüntetni, és nem szabad belépni a levelezőlistába, ha az nem vonatkozik mindenkire a listán.
Képforrás: pixabay.com
Végül győződjön meg arról, hogy mindent megkap a postai küldeményekről: tranzakciók, megbeszélések és jegyzőkönyvek. Hivatalosnak kell lennie, és a levél formájában kell kommunikálni.
Eszközök és rendszerek - Modern projektfeladatok követésére, emlékeztetőkre, együttműködésre, megosztásra és a kommunikáció minden formájára használtuk őket. Az üzleti alkalmazások manapság nagy lendületet kaptak, és az e-mail kliensekkel történő integrálása megkönnyítette a dolgokat mind a projektvezetők, mind a projektcsoport tagjai számára. Projektmenedzserként azonban számodra fontos, hogy ezeket a hatékony kommunikációs eszközöket használja, hogy hatékonyan mozgathassa a projektet.
Az informatikai projektekkel foglalkozó projektmenedzserek gyakorlatlanul megragadják a kérdéseket, így a várakozások késleltetve vagy egyáltalán nem jelennek meg. Noha az e-mailjei képesek arra, hogy naprakészen tartsa vagy segítse a projekt folyamatban lévő tevékenységeinek nyomon követését, nagyobb projektek esetén ez egyszerűen nem tűnik megvalósíthatónak. Ilyenkor fontos a projektmenedzser számára, hogy fektessen be jobb projektmenedzsment eszközökbe, amelyek összekapcsolják és összeköttetést biztosítanak a projektben részt vevő különféle külső és belső érdekeltek között.
Képforrás: pixabay.com
Az ilyen rendszerek használata során szem előtt kell tartania a következő szempontokat:
- Cím - Győződjön meg arról, hogy a cím mindent tartalmaz. A címnek a lehető legmeghatározóbbnak kell lennie bárki számára a projekt határain belül.
- Kategória - címkézze meg és adja meg kategóriáit az elvégzendő feladatokhoz. Állítsa be a prioritásokat és kommunikálja azokat a feladatokat, amelyekre mélyebben kell tekinteni, mint a másikra.
- Problémák - Győződjön meg arról, hogy hatékonyan követi nyomon őket, hogy a projekt nem akadályozza meg a következő feladatot sorban, és ügyeljen arra, hogy a rendszeren keresztül elegendő módon kommunikáljon, hogy egy adott feladat blokkolva legyen, és utat adjon egy másik sürgõsebb feladathoz.
- Leírás - Legyen lehetőleg leíró jellegű a leírás kategóriájában. Használjon linkeket, képeket és táblázatokat egy ötlet vagy üzenet gyors továbbításához.
- Megjegyzések - Feltétlenül kommentálja az összes fejleményt, hogy az adott kategóriába tartozó mindenki tisztában legyen velük. A megjegyzésekben még a szóbeli kommunikációt vagy a telefonbeszélgetést is „a megbeszélésünk…” módon kellene részletezni.
Találkozók - Az értelmiségieknek a kérdések „megbeszélésére” és „rendezésére” való összegyűjtése kissé rossz ízlésű, mivel hosszú órákat igényelne a konferenciatermek elzáródását, és amit egyesek félnek, mindennek a vége nincs eredmény. Az ilyen találkozókkal találkoznak és elterjedtek annak a ténynek köszönhetően, hogy a munkahelyen nem zajlottak a hatékony kommunikáció.
Vegyük például az állapotfrissítő értekezleteket. Ezeken a találkozókon sok ember beszél, és egymás után megosztja egymással elvégzett és függőben lévő feladataikat, míg a többi általában vagy csak várja a sorát, vagy teljesen unatkozik. Ez azt jelentené, hogy az emberek valójában sok időt pazarolnak felesleges találkozók során, és nem használják ki teljes mértékben a számukra adott időt, ami források elvesztését eredményezi.
Ennek ellensúlyozására a projektmenedzsment-guruk különféle találkozókat készítettek, amelyek bizonyos értelemben ugyanazon célkitűzést valósítják meg, miközben semmit sem pazarolnak időbe (idő, pénz vagy erőfeszítés). Nézzük meg ezeket:
SCRUM - Az agilis keretben a projektek részekre oszlanak, és mindegyik rész végrehajtására sprint kerül sor, amely rendszerint egy vagy két hét időtartamú. Ez idő alatt nem elég hatékony hosszú ülésen ülni, hogy frissítéseket kapjon. Ezért a SCRUM, egy 10 perces stand-up találkozó, amely a ScrumMaster-rel zajlik, és amely minden csapattagot a következő kérdések kidolgozására vezet:
- Mely feladatokat végezték tegnap?
- Mire készül a mai nap?
- Felmerült problémák
Képforrás: pixabay.com
A ScrumMaster ezután közli a projekt vezetőjével a projekt általános frissítéseit és állapotát. Ez az alkalmazott folyamatok hatékony és karcsú megközelítése.
Egy-egy találkozik - A találkozó ilyen formája felhasználja a csapatvezető idejét, ám ennek ellenére hatékony. Az egy-egy a következő okokból hatékony:
- Rendszeresen ütemezett, rögzített időben
- Normál 30 perces időtartam
- 10 perc, hogy tájékoztassák Önt a projekt előrehaladásáról
- 10 perc a frissítésekről róluk és munkájukról
- 10 perc egy fejlesztési tervhez és a következő találkozón megvitatandó dolgokhoz
Képforrás: pixabay.com
- Összpontosítson a csapattag munkájára és teljesítményére
- Megszabaduljon a viselkedési hiányosságoktól
- A fejlesztési tervek rendszeres nyomon követése
- Magántulajdonban van
101. kommunikáció
Íme néhány pont, hogy emlékezzünk arra, amit átadtunk:
- A kommunikációt tartsa rövid és tömörnek, mivel az informatikai projektekben sok időt igénylő kreatív munkában veszünk részt. Például kódolás és tervezés.
- Világos a cél és a tárgysor.
- Minden perc fontos, és az időt hatékonyan kell felhasználni.
- KISS - Tartsd egyszerűen, buta.
- Maradjon a közös szókincsnél, és kerülje a hosszú és unalmas szavak használatát.
- Tartsa mindent e-mailben. Szóbeli vagy megvitatott témák.
- A diagramok és képek használata jó vizuális kommunikátorok.
- Szervezze meg a pontos üléseket. Rögzített napirendjével és az ülés jegyzőkönyvével kell elküldeni az üléseket.
- A táblára használja a közlemények és feladatok kitöltését, mivel az e-mailek észrevétlenül maradhatnak.
- Csak az embereket vonja be, akikre szükségük van az e-mailjeiben és az ülésein. Nem akarod pazarolni mások idejét.
- Tisztán olvasd el az értesítéseket vagy e-maileket, hogy megértsd őket.
- Használjon olyan projektmenedzsment rendszereket, amelyek csapatközpontúak és elősegítik az együttműködést.
- Maradjon ellenőrzése a projekt felett, és győződjön meg róla, hogy mindent tud, ami történik.
- A határozatokat világosan, megfelelő és pontos adatokkal kell továbbítani.
- Hallgassa meg csapata tagjait.
A szó terjesztése
A kommunikáció az a kulcsfontosságú elem, amelynek a projekt teljes életciklusának alapjául kell lennie. A változások bekövetkeztével egy rögzített és alapos kommunikációs terv a projekt kezdetén segíthet az informatikai vezetõknek abban, hogy a csapattagjaikban feltüntessék a legjobbakat, elkerüljék a hibákat és a hulladékot, és zökkenõmentesen haladjanak végig.
Csapattagjaidnak tudniuk kell, hogy sok időt és energiát fordít arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a koordináció ragyogó, és soha nem vesznek el a szavak tengereiben. Projektmenedzserek, tekintsék ezt a kihívást mint lehetőséget, és látni fogják, hogy a kommunikáció rögzítése hatalmas változást hozhat a projekttel és annak folyamatával kapcsolatban.
Tetszik? Utálom? Mondja el nekünk, mit tanultak ezen a blogbejegyzésen keresztül, és arra, hogy mit gondol, mit hagytunk ki. Terjessze el a tanulást!
Ajánlott cikkek
Projektterv vagy Projektmenedzsment terv