Mit ért a projekt érdekeltje?
A projekt iránti érdeklődésre számot tartó szervezetek csoportját projekt érdekelt feleként nevezzük. Ezek az egységek lehetnek olyan emberek csoportja, akik a szervezeten belül vagy akár kívülről is tartozhatnak. Például egy projektcsoport tagjai lehetnek tipikus projektek érdekeltjei. Ez magában foglalhatja a projektmenedzsereket, az erőforrás-elosztókat, a végfelhasználókat, akik számára a projektet kizárólag szánják, és a vállalati vezetők is példák lehetnek a projekt fontos szereplői számára.
Ezeknek az egységeknek vagy testületeknek befolyása van a projektekben. A projektek nagymértékben érintettek lehetnek, mivel pozitív vagy negatív hatással vannak a projekt befejezésére. A projekt érdekelt felei különösen óvatosak abban, hogy bevonják magukat a projekt kezdetétől a kezdetektől kezdve, hogy ne akadályozzák saját érdekeiket, és megfeleljenek választásaiknak és perspektíváiknak.
A projekt szereplői kulcsszerepet játszanak:
- Segíthetnek források összegyűjtésében vagy hozzájárulásában egy projekthez, vagy maguk is szponzorálhatják azt
- Nagyon nagy érdeklődésük vagy profitjuk (haszonuk) van a projekt sikeres befejezésekor
- Lehet, hogy negatív vagy pozitív hozzájárulást kap a projekt befejezésének folyamatához
Nézzük meg néhány fő projekt szereplőjét:
- Vevők: Alapvetően azoknak a termékeknek vagy szolgáltatásoknak a felhasználói, amelyeket a szervezet kínál, ideértve a belső vagy a külső vevőket. Mivel ezek az ügyfelek erősen fektettek be a projektbe, a projekt időben történő elindítása elősegítené számukra, hogy növeljék bevételüket az üzleti szolgáltatásokból, műveletekből és ajánlataikból a következményes ok elkerülése érdekében.
- A cég vezetői : Ezek a vezetők felelnek a projekt időben történő befejezéséért a határidő hiánya nélkül. A projekt időben történő elindítása megtakarítja az időtúllépés, a költségtúllépés és más tényezők elkerülését, például a készlet szabadon tartását. Az emberi munka megfelelő felszerelése jól megtervezett és előre végrehajtott, a projekt hatékony végrehajtása érdekében.
- Projektmenedzser: a projektvezető, aki kezeli és vezeti az egész csapatot, kezelve az embereket, az erőforrásokat, a költségvetést és a pénzügyeket
- A csapat tagjai: akik ténylegesen a projekten dolgoznak a projektmenedzser vezetése alatt
- Erőforrás-szintű vezetők: akik mindig figyelemmel kísérik és ellenőrzik a különféle erőforrásokat, amelyekre a projekt fejlesztési szakaszaiban szükség lenne
- Támogató: aki tőkébe fektet be a projekt elindításához, és szerződésként veszi fel
Hogyan közelítjük meg a projekt érdekelt feleit?
Az érdekelt felek meghallgatása és igényeik kielégítésének biztosítása hosszú távon sokkal könnyebbé teszi a munkáját.
- A lehetséges érdekelt felek azonosítása : Az ígéretes projekt aláírása előtt meg kell tennie az érdekeltek listáját és összeállítani az első lépést. Annak kiderítése, mi motiválja őket, elengedhetetlen a legjobb érdekeik teljesítéséhez.
- Figyelembe véve, mit szeretnének mondani: A kommunikációs csatornákat nyitva kell tartani, hogy ne maradjanak ki a apró részletek. Célkitűzéseik megértése csak akkor lehetséges, ha személyesen meghallgatják őket, nyílt kommunikáció gyakorlásával. Erőfeszítéseket kell tenni pontok és perspektívák megértése érdekében. Nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy ez a pont azokra az emberekre vonatkozik (akik érintettek), akik mindegyikének eltérő temperamentuma, hangszíne, tehetségei és érdekei lehetnek.
- Személyes találkozás velük: Időbeni üléseket kell létrehozni, hogy gyakrabban találkozzanak az érdekelt felekkel, hogy később elkerüljék a konfliktusokat a projekt befejezésekor. A tárgyalásokat nagy százalékban meg lehet szüntetni, ha a személyes találkozókat rutinszerűen folytatják.
- Megértés, amit akarnak: Vajon a költségvetés túlságosan aggasztja őket, vagy a munkaerő számára biztosított alapanyagokat és forrásokat? Az érdekeltek gondolkodásának megértése előkészíti az utat a problémamentes végrehajtáshoz és a projekt elindításához. Ez mindenki számára hasznos helyzet mind az ügyfél, mind a vállalat számára.
Az érdekelt feleket három különféle kategóriába lehet sorolni:
- Elsődleges érintettek: Az ügyfelek és a felhasználók elsősorban ebbe a kategóriába tartoznak. Ők a projekt közvetlen kedvezményezettjei. Elsődleges érdekeltek, mivel a projekt közvetlenül érinti őket.
- Másodlagos érdekelt felek: Ezek az érintettek közvetett módon érintettek, de kilátásaik és motivációik még mindig nagy jelentőséggel bírnak a projekt elindításakor. Ezek általában azok a csapatok, amelyek támogatják a projektet, egyidejűleg felügyelik és felügyelik is.
- Kulcsfontosságú érdekeltek: A vállalat legmagasabb szintű vezetői ebbe a csoportba tartoznak. Hozzájárulásuk erőteljes befolyással bír, és érdekeiket belefoglalták be.
Az érdekelt feleket egyszerűsített ábrázolás útján tovább oszthatjuk alkategóriákba:
- Nagy teljesítmény és nagy érdeklődés: Rendkívül fontos, hogy kapcsolatba lépjünk az érdekelt felek e kategóriájával, mivel ezek nagy érdeklődést mutatnak az ön munkája iránt és erős pozícióval rendelkeznek, hogy segítsenek a sikerben.
- Nagy hatalom és alacsony érdeklődés: Ezek az érdekelt felek nem vesznek részt nagy részben a munkában, ám erőteljes pozíciókat töltenek be. Elégedetteknek kell maradniuk azzal, hogy elmondják nekik, hogy munkája hogyan befolyásolhatja pozitívan a projektet. Ötleteik, betekintésük és érdekeik megnyerésre kerülnek a bizalomon és kölcsönös gondoskodáson alapuló kapcsolatok kialakítása érdekében.
- Kevés fogyasztás és nagy érdeklődés: Ezek az érintettek nagyon szenvedélyesek a projekt iránt, de alig tudnak sokat tenni a projekt iránt. Meg kell tartani őket a folyamatban, és be kell vonni őket a projekt bármely jelentős fejlesztésébe. Ezenfelül ezek az érdekelt felek mindig is szívesen segítenek a projektcsoportok kiépítésében, ezért nem rossz ötlet kezet rázni velük.
- Kevés fogyasztás és alacsony érdeklődés : Ők azok a potenciális levonók, akiknek nagyon kevés érdeke van annak tudásában, hogy mi folyik a projektben. Ezenkívül a munka őket egyáltalán nem érinti, és minimális időt és figyelmet igényelnek.
Ajánlott cikkek
Ez útmutatóként szolgált a projekt érdekelt felei számára. Itt megvitattuk a projekt szereplőinek kategóriáit és alkategóriáit. A következő cikkben további információkat is megnézhet -
- Projekt érdekelt felek irányítása
- A projektmenedzsment szakaszai
- A projektmenedzserek fontossága
- Projektmenedzsment módszertan