Bevezetés az időgazdálkodási tevékenységekbe

„Vagy fut a nap, vagy fut a nap fut” - mondja egy mondás. Ez igaz a legtöbbünkre, akik valamivel ingatag kapcsolatban vannak az idővel.

Gyakran azt érezzük, hogy huszonnégy óra nem elegendő egy napban. „Nagyon sok tennivaló és kevés idő” - folytatja kedvtelésből tartott panaszunk. Legtöbben küzdenek annak érdekében, hogy beleférjenek a munkánkba az általunk megadott határidőn belül, és panaszkodnak, hogy még a legnagyobb erőfeszítés után még mindig hiányzik az ideje. Az idő hatékony kezelése olyan készség, amelyet gondos és folyamatos gyakorlattal kell megszerezni. A legtöbb ember szakmai sikerének titka abban rejlik, hogy megtanultak a hatékony időgazdálkodási tevékenységeket.

10 félelmetes termelékenység és időgazdálkodási tevékenység

Abban a pillanatban, amikor meghallja az időgazdálkodási tevékenységeket, mi jut eszedbe? Hadd találjam ki. Ön úgy gondolja, hogy az alábbiak valamelyike:

  • Mindent tudok az időgazdálkodási tevékenységekről. Senkinek nem kell elmondania, hogyan lehet jobban felhasználni az időmet.
  • Ó, reménytelen vagyok az időm kezelésében. Semmi sem segíthet nekem jobban.

Ha megjelölte az a) pontot, akkor hadd mondjam el, hogy a legjobb vezetők gyakran olyan időcsapdákba esnek, amelyek csökkentik a termelékenységet, és eltűnnek a csomagolt ütemtervükből. Például egy sürgős levél érkezik, és rohanni válaszol. Az Ön befejezetlen munkája csak így marad … folyamatban. Vagy sürgősen idézni kell a főnököt, és mindent hagy, hogy részt vegyen. Vagy egyes munkatársak elkezdnek valami zamatos témát megvitatni, és Ön beszívódik a beszélgetésbe, és mielőtt megismerné, ideje benyújtani a munkáját, és máris lemaradsz. Tehát nem gondolja, hogy nyerhet-e az időgazdálkodási tevékenységekre vonatkozó mutatókkal?

És ha Ön a b) pontot jelöli meg, akkor még van remény számodra. Minden nem elveszett. Az idő olyan erőforrás, amely mindig szűkösnek tűnik az Ön típusa számára, bár nem mindig a te hibád. Vagy túlterhelt a munka, vagy egyszerűen nincs elég jól szervezett. Bármi legyen is, minden bizonnyal hasznára válhat néhány időzített tipp az idő hatékony kezelésére.

Az idő olyan erőforrás, amely általában nagyon igényes, és következésképpen nagyon kevés. Legtöbbünk folyamatosan fut az idő ellen, vagy megpróbál minél több dolgot kitölteni a lehető legkevesebb idő alatt. Paradox módon néhányan megpróbálják kitölteni az időt, mivel nincs sok tennivalónk. Az ilyen emberek számára értelmes foglalkoztatás nélkül a nap úgy tűnik, hogy folytatódik.

Bármi legyen is kapcsolatunk ezzel az értékes erőforrással, az soha nem ideális. Találkoztál már valakivel, aki azt mondta: „Jól kezdem az időm? Minden pillanatot jól kihasználnak. ”? Azt hiszem, nem. Még a legsikeresebb vezérigazgatók és vezetők is elcsúsztak, és igyekeznek időt hatékonyan kezelni.

Az egyik oka annak, hogy időben ilyen felbecsülhetetlen értékű, nagyon igényes erőforrás az, hogy nem lehet újratelepíteni. Miután elment, örökre eltűnik. Semmi erőfeszítés vagy pénz nem hozza vissza az elveszített időt.

A megfelelő időgazdálkodási tevékenységek javítják életünk általános minőségét, amellett, hogy jobb munkaelégedettséget és jobb munkavégzést nyújtanak. Munka életünk hatékonyabbá válik, és jobban élvezhetjük szabadidőünket, ha időben tudunk kezelni. Lássuk, hogyan tudjuk optimálisan felhasználni ezt az erőforrást a munkahelyen a termelékenység és az elégedettség fokozása érdekében.

1. Nem minden olyan munka, ami az asztalnál jön, egyformán fontos.

Tudnia kell, hogy mi a prioritás. Kérdezd meg magadtól:

  • Mit kell tennem?
  • Mikor csinálom?
  • Mennyire tudom csinálni?

Az összes sürgősként megjelölt papírt vagy e-mailt nem szabad olvassa el ott-ott, megzavarva a munkafolyamatot. A munkát fontossági sorrendben és sürgősség szerint kell rangsorolni. Vagy azzal a veszélyével fenyegethet, hogy valaki más prioritását saját kezűvé teszi.

Ha egynél több fontos feladat van függőben, tervezze meg, hogyan fogja ezeket elvégezni. Döntse el a feladatok sorrendjét. Ne engedje, hogy zavarok vagy megszakítások dobja el a pályáról. Tartsd előtted ütemezését a feladatok listájával. Jelölje ki az elemeket, amint kész. A rangsorolás segít abban, hogy először a fontos dolgok kezelésére összpontosítson, majd a rutin ügyekkel foglalkozzon.

2. Tervezze meg a napját

Nyissa meg az irodát vagy a munkahelyét a megadott idő előtt, kissé másokkal megelőzve. Ülj le nyugodtan és tervezze meg előre a napját. A digitális szervezők segíthetnek a feladatok ütemezésében, és emlékeztetik ezeket. Tartson időt a belső és külső ügyfelekkel való találkozásra, valamint a kollégákkal és a csapattagokkal való kapcsolattartásra. Az ütemterv természetesen nem megy pontosan úgy, ahogy azt tervezed, tehát engedje be a kisebb eltéréseket.

3. Próbáljon befejezni a munkát egy meghatározott időtartamon belül

Az időgazdálkodási tevékenységek elősegítik a munkaköri feladatokat, és betartják az ütemtervet. Ne túlfeszítse a munkanapot, és ne vigye haza. Próbáljon befejezni a dolgokat a megadott munkaidőn belül. Az egymást átfedő csoportos feladatok. Például, ha ügyféllel találkozik, használja a várakozási időt a rutin formátumok kitöltéséhez. Foglaljon jegyjegyeket online, miközben kifizeti a számlákat. Ha van egy tervezett ülés, tartsa a napirendre összpontosítva, és írja le a megvitatott pontokat. Amikor az emberek látják, hogy ragaszkodnak az időbeosztáshoz, ők is tiszteletben tartják az idejét.

Ajánlott tanfolyamok

  • Ügyfélszolgálati képzés
  • Nevezze el a márka tanfolyamát
  • Tanúsító képzés a tartalom marketing területén

4. Korlátozza a többfeladatos tevékenységet

Igen, a többfeladatos feladat nagyon jól néz ki a papíron, a valóságban több szorongást és gyomorégetést okoz, mint hogy egyszerre egyetlen feladatra koncentráljon. Úgy gondolja, hogy egyszerre tíz dolgot vesz igénybe, de valójában az összes feladatot a teljesítés különböző szakaszaiban hagyja. A piaci jelentés hiányos, az ügyfél vár, munkatársa megkérdezi a választ, és a főnöke azt akarja, hogy a fájl, amelyre ígérte, befejezze a munkát. Mindezekkel elkezdett dolgozni, de hamarosan megrémült és teljesen összezavarodott volt. A feladatok egyenként történő befejezése érzi az elégedettséget és az irányítást.

5. Jelöljön ki néhány munkát

Nem kell mindent csinálnia magának. Az apróbb feladatok átruházhatók a junior személyzetre. Kérje meg a telefonszolgáltatót, hogy tegyen hideg hívásokat az Ön számára. Szerezzen egy szalonot a nyomtatási és fénymásolási munkák felügyeletére. A szokásos irodai munkákat, például levelezést, nyomon követést stb. Átruházhatják az asszisztensekre. Koncentrálj a nagyobb és jelentős feladatokra. Győződjön meg arról, hogy a küldöttek számukra számolnak be az előrehaladásról. Egyébként nagyobb probléma merül fel a helytelenül elvégzett javítási munkák során.

6. Először hajtsa végre a kellemetlen feladatokat

Egyikünk sem akarja azt tenni, amit nem szeretünk, de a munkát meg kell tenni. Töltsön el egy kis időt reggelente annak megtervezésével, hogyan és mikor fogja megoldani a kellemetlen feladatokat. Ha elkerülte egy ügyetlen ügyféllel való találkozást, ütemezze egy időre a nap folyamán, és vegye át. Az a unalmas jelentés, amelyet kiosztottak? Kezdje el dolgozni rajta, és vegye le a gondolatait. A befejezetlen munka inkább helyet foglal el az elmédben. Minél inkább elhalasztja, annál nehézségesebbé válnak ezek a feladatok, és annál inkább vonakodnak elkezdeni őket. Ne tegye le ezeket a feladatokat. Kezelje őket egyenként.

7. A nap folyamán ne ellenőrizze üzeneteit és e-mailjeit

Helyezzen el egy időt ezek ellenőrzésére, és a nap hátralévő részében tartsa ki az értesítéseket. Időnként ne ellenőrizze e-mailjét. Az e-mailek ellenőrzése és az ezekre adott válaszok munkaidőnk nagy részét elfogyasztja, ezért csak a tervezett időben tegye meg, és ne a fennmaradó munkaidő alatt. Ez elvonja a figyelmét, és mielőtt megtudja, egész nap a nem sürgős levelekre és szövegekre válaszol, és válaszol.

8. Helyezzen el időidőt a papírmunkához és a levelekhez

Ahelyett, hogy olvassa el a dolgokat, amikor a papírtálcába kerülnek, tartson félre egy időt, lehetőleg délután, hogy elvégezze az olvasást. Az ebéd ideje utáni időszak lassú, olvassa el az akkori leveleket és leveleket. Ezzel az idővel emlékeztetőket vagy leveleket írhat. A rendkívül sürgős levelek kivételével, amelyekre azonnal reagálni kell, minden délutánig várhat. Írja be levelezését olyan időben, amikor más sürgős munka vagy telefonhívás nem szorít fel rá.

9. Tanuld meg nemet mondani

Ez egy fontos taktika, amelyet mindannyiunknak el kell fogadnunk. Képesnek kell lennünk arra, hogy nemet mondjunk korunk indokolatlan követelményeire. A legtöbb ember egy alkalmi gyakorlatot követ, amelyben igényeket és kérelmeket tesz munkára. Tegye egyértelművé, hogy időd értékes, és az embereknek tiszteletben kell tartaniuk azt. Ne mondja az embereknek, ha nem tervezett kérésekkel fordulnak hozzád. Ha elfoglalta a feladatot, egyértelművé tegye, hogy az ütemterv nem fog hirtelen változtatni. Az elsődleges oka annak, hogy mindig hiányzik az idő, az, hogy nagy részét olyan munkánkkal töltjük, amelyet korábban nem terveztünk vagy terveztünk. Tanulja meg udvariasan elutasítani az embereket.

10. Keressen támogató munkatársakat az időgazdálkodási folyamatban

Kérjen egy segítő munkatársat, hogy segítsen Önnek betartani a munkatervet. Emlékeztetheti Önt, amikor elmész a pályáról, és segít bizonyos munkaterheléseknél, amikor a dolgok elviselhetetlenné válnak. A munkatársak támogatása gyakran arra ösztönöz bennünket, hogy ragaszkodjunk az időgazdálkodási folyamattervekhez.

Ön is szeretné elolvasni a Hatékony időkövető alkalmazásokat.

Most, hogy ötlet áll az időgazdálkodási folyamatokkal kapcsolatban, vegye át ezt a tesztet, hogy megnézze, képes-e követni a mutatókat.

  1. 10 perccel az idő előtt érem el a munkahelyem.

Igen / még nem

Ha még nem válaszol, akkor felszólaljon. Erre a további időre van szüksége a nap tervezéséhez és az ötletek összegyűjtéséhez. Megéri az erőfeszítést, bízz bennem.

  1. Először a legfontosabb feladatokat látom el.

Mindig / Néha

Ha nem végzi el a fontos munkát, mielőtt sürgõssé válik, akkor hamarosan lélegzetet kap a sürgõs feladatok elvégzése, amelyek mindegyike felhívja a figyelmet. És a főnöke szeretné a jelentést, mint tegnap!

  1. Napi ütemterv segít a feladatok megtervezésében és végrehajtásában

Igen, néha

Még mindig nem szokta napi teendő feladatokat írni egy listába? Folytatódik a véletlenszerű munka, és válaszol a követelésekre, amikor és mikor jönnek a prioritás érzése nélkül.

  1. Olvastam a leveleimet és a szövegeket, amikor jönnek.

Igen / Néha / Nem

Mit vitattunk az üzenetek és az e-mailek ismételt ellenőrzéséről? Kérjük, tegye meg délután vagy kora reggel, mielőtt a dolgok megkezdődnének. És ne feledje, hogy Whatsapp vagy Facebook nem működik munkaidőben, kérlek.

  1. Vannak olyan dolgok, amelyeket elhagytam, amíg teljesen elkerülhetetlenek nem voltam

Igen nem

Tehát továbbra is elhalasztja és elhárítja a kellemetlen munkát? Először nő fel és kezelje a nehéz dolgokat.

  1. Alkalmanként megtagadom kollégáimat, amikor tőlem kérnek munkát.

Igen nem

Kiváló, ha megtanultál nemmet mondani. Ha még nem tette meg, akkor készüljön fel időben a nem kívánt last minute igények kielégítésére.

  1. Megszüntettem vagy feladtam a felesleges feladatokat

Igen nem

Még mindig meghívod magad? Delegáljon, vagy legyen túlterhelt ismétlődő és nem-készítő dolgokkal, miközben a fontos dolgok folyamatosan várakoznak.

  1. Befejezem az egyes munkákat egyenként, mielőtt folytatnám a következőt

Néha / Nem

Szóval húsz dolgot csinálsz egyszerre? Mivel ilyen többfeladatos vagy, hány feladatot még befejezte? Nincs esély. Koncentrálj arra, hogy egyszerre csak egy dolgot csinálj.

Az idővel jövedelmező kapcsolat létrehozása időt és állandó gyakorlást igényel. Az időgazdálkodás folyamata magunk és a mindennapi szokásaink, valamint az időveszteséghez vezető cselekvések ismeretét igényli. Ha tudatosan felülvizsgálhatjuk életmódunkat és szokásainkat, felismerhetjük és kiküszöbölhetjük az időigényes tevékenységeket.

Tehát időt fordíts a barátodra és szövetségesere. Hozz létre jutalmazó kapcsolatot ezzel az erőforrással, és javítsa a munka teljesítményét és minőségét. Bizonyos önfegyelemre és ellenőrzésre van szükség. Hamarosan találja magát, hogy előre halad az időgazdálkodási tevékenységek segítségével, és jobb munkát nyújt, mint a társai. Minden jót!

Ajánlott cikkek

Ez egy útmutató a helyes időgazdálkodási tevékenységekhez, amelyek jobb munkával való elégedettség és a munka teljesítménye mellett hozzájárulnak életünk általános minőségének javításához. Ezek a következő külső kapcsolat, amely az időgazdálkodási tevékenységekhez kapcsolódik.

  1. 15 professzionális tipp és időmegtakarító a ZBrush használata közben (Hasznos)
  2. A 7 legjobb idő-követési alkalmazás a termelékenység fokozására
  3. 4 módszer a valós idejű elemzés erejének kiaknázására
  4. A hideghívásos technikák 10 legfontosabb eleme
  5. 3D kabát vs ZBrush: Legjobb különbségek

Kategória:

Vállalkozói fejlesztés