A miénk a virtuális életkor, és nem kell, hogy mondjam el neked, hogy mindannyian párhuzamos életet élünk online.
A tanulmányok azt mutatják, hogy a 12 és 20 éves kor közötti emberek több mint 90% -a, akik hozzáféréssel rendelkeznek internetkapcsolathoz, 24 órán keresztül csatlakoznak egymáshoz, és könnyebben találják meg az online kommunikációt, mint a tényleges levelek vagy üzenetek írása.
A közösségi média még soha nem haladta meg az internet kommunikációs áramlását. Azonnali üzenetküldés, csevegés, e-mail küldés, feladás, tweetelés, sok tevékenység zajlik online, amelyet vagyunk kezdeményezni, vagy reagálunk rá.
Az e-mailek már régen átvették a papír küldemények helyét a napi dolgok rendszerében. Asztali / laptop, Wi-Fi kapcsolat vagy egy dongle, és jól érzed magad. És a sebesség hozzáadott érték.
Az elmúlt évtizedben az e-mail lett a preferált módja annak, hogy kapcsolatba lépjenek egymástól távol eső emberekkel. Miért van távolság, néhányan közülünk akár embereket is küldhetnek embereinknek, akik a házunk mellett laknak! És mielőtt a mobil üzenetküldő alkalmazások átvették, az e-mailek voltak az egyetlen módja a piknikek, találkozók, partik megtervezésére, illetve a képek vagy információk megosztására barátaival vagy családtagjainkkal.
Legtöbben tudjuk, hogyan lehet barátságos e-maileket levenni egy kalap eldobásakor, és inkább a levelek írásának gyorsabb és kényelmesebb választásaként részesítik előnyben. És az a tény, hogy ezek az informális e-mailek nem követelik népszerűségükhöz nem igazán megfogalmazott nyelvtani vagy összetételbeli szabályokat, egyáltalán nem járnak. Nem kell időt töltenie arra, hogy elgondolkodjon azon, hogy miként alakíthat e-mailt az egyetemi bandának vagy a környéki barátainak; csak írsz.
De a profi e-mailek egészen más labdajátékok. Bár ezek kevésbé formálisak, mint a nyomtatott levél vagy levél, hangzásukban és textúrájukban ezek ugyanakkor szerveződnek, és a nyelvtani helyesség szabályait követik.
Mielőtt megvizsgálnánk a hatékony professzionális e-mail formátum megírásának részleteit, engedje meg, hogy átvitassam egy ilyen formális kommunikáció lehetséges céljait.
Írhatna profi e-maileket -
- Pályázat, ösztöndíj vagy támogatás igénylése
- Engedély vagy szívesség kérése
- Információk adása vagy kérése
- Teendő kérése valami vonatkozásában
- Válasz a hivatalos kommunikációra vagy annak elismerése
- Írás egy olyan kérdésről, amelyben erősen érzi magát
- Panasz egy szolgáltatásról vagy termékről
Ezek csak tájékoztató jellegűek; a hivatalos e-mailek írásának okai kimerítőek lehetnek.
Mivel ezekben a helyzetekben hatalom és hivatal szerepel, magától értetődik, hogy a hangszínt és a nyelvet gondosan ellenőrizni kell. Röviden: ideje szem előtt tartani a Ps és Q kérdéseit.
Tehát menjünk a sárgaréz csapokhoz. Hogyan tudsz egy e-mailt strukturálni és összeállítani oly módon, hogy egyszerre legyen magával ragadó és hatékony? Vagyis hogyan fogja átjuttatni a véleményét?
Üdvözöljük a kommunikáció hét C-jét:
- Komplettitás: Kommunikációjának teljesnek kell lennie a szükséges részletek megadásával és a cél megadásával
- Tömörség: A lényegnek pontosnak kell lennie, nem szabad szükségtelenül fojtogatnia
- Tisztaság: A célnak egyértelműen kell megjelennie
- Konkrétan: Az üzenetnek különösnek kell lennie, alátámasztó tényekkel és bizonyítékokkal
- Koherencia: Ennek értelmének kell lennie
- Udvariasság: A udvariasságot és a kölcsönösséget szem előtt kell tartani
- Helyesség: A kommunikációnak grammatikai hibáktól mentesnek kell lennie
Tehát szem előtt tartva a fenti kritériumokat, e-mailjének egyértelmű, teljes, koherens dokumentumnak kell lennie, amely ideális esetben nem igényel nyomon követési levelet magyarázattal és utasításokkal.
Könnyebben mondani, mint megtenni, nem? Hányszor ült le, hogy összeállítsa ezt a pontos levelet, és később úgy találta, hogy durva és kegyetlen, vagy egyszerűen zümmögő vagy értelmetlen? Biztos vagyok benne, hogy mindannyian szembesültünk ilyenfajta dilemmával: legyen éles és közvetlen, vagy udvarias és körforgásos.
7 tipp a professzionális e-mail tökéletesítéséhez
Tehát kezdjük az alapoktól.
-
Mentálisan ismételje meg e-mail céljait
Mire írsz az e-mailt? Mit akar csinálni a vevő? Ha egyértelműen gondolja, hogy milyen válasza van az e-mail célja, akkor ezt összefoglalva összeállíthatja.
Hadd mutass egy példát.
Mondja, hogy Dorothy azt akarja, hogy a főiskolai dékánja ajánlást nyújtson neki ösztöndíjhoz. Az e-mailek írása célja, hogy emlékeztesse a dékánt hallgatói hitelességére, a főiskolai teljesítésére és általános őszinteségére. Most mindezeket be kell jelentenie az e-mailben anélkül, hogy annyira merészkedne magával, vagy anélkül, hogy túl bolondnak tűnne. Arra is fel kell kérnie a dékánját, hogy egy meghatározott időn belül írja meg az ajánlási levelet. Tehát az e-mail célja:
- a) Tanulmányainak megadása hallgatóként
- b) Tájékoztatja dékánját az általa igényelt ösztöndíjról
- c) az ajánlás beérkezése az ilyen időn belül
Amint a fejében világossá válik, megteheti a levél ennek megfelelő összeállítását.
Elemezze az olvasót is. Ki ő? Mi az olvasó reakciója valószínűleg az e-mail elolvasásakor. Keresse meg e-mailjét ezen elemzés alapján.
-
A tárgysor megválasztása
Tegyük fel, hogy állásfoglalást küld.
A „Munkahely megnyitása” vagy a „Marketing gyakornok” a tárgysorban túl homályos, amikor e-mail jelentkezést küld. A tárgysorban meg kell határoznia a pályázatokat, valamint a részleget vagy osztályt vagy a kiküldetés helyét, ha ezeket a felvételi hirdetmény meghatározta.
Gondoljon az e-mail egysoros összefoglalójára. A tárgy megmondja a címzettnek, hogy mi a célja az e-mail küldése. Külön fellépést kér, például:
“ Részvétel a ___________ (téma) _________________ szemináriumon _________________ (helyszín) __________-n (dátum és idő) ”
Vagy
„ Asztali számítógépek javítása és karbantartása - Ajánlatkérés ”
A tárgysor ilyen címsora tájékoztatja a vevőt a szükséges részletekről, és követi a korábban tárgyalt egyértelműség és tömörség szabályait.
-
Üdvözlet és üdvözlet
Emlékszel az udvariasság és az udvariasság óráira, amelyeket a középiskolában tanítottak nekünk? Igen, ezek még ma is relevánsak. A professzionális e-mail címnek mindig üdvözlettel kell kezdődnie.
„ Tisztelt Uram vagy Asszonyom (esettől függően) ” vagy „ Helló Mrs. Merchant (ha véletlenül tudod a címzett nevét)”.
Amikor e-mailt (informális e-mailt) írunk, közvetlenül a lényegre jutunk, elkerülve a Ps és a Q barátokkal való használatának szükségességét. De a professzionális e-mailek nem teljesek anélkül, hogy megfelelő üdvözlettel üdvözlettel vagy udvariasan megnyílnának, például:
“ Köszönöm a meghívást ”
Vagy
„ Meleg üdvözlet ”
Vagy
" Elismerjük panaszát és mélyen sajnáljuk a kellemetlenségeket "
A jégtörésen túl, úgy kell mondani, hogy egy ilyen nyílás elismeri a levél olvasóját is fontos személyként.
-
Levél írása
Ez technikailag a munka legnehezebb része, mivel ez a kérdés lényege. Az Ön e-mailjének meg kell felelnie a nyelvtani szabályoknak, és rendelkeznie kell egy nyílással, egy testtel és egy záró szakaszral. A nyitó szakasz utal a korábbi levelezésre vagy műveletre, ha van ilyen. Ezenkívül meghatározza a levél írásának célját.
Ne feledje, hogy a vezetők manapság teherautó-rakomány formájában kapnak e-maileket, és ezek mindegyikének elolvasása lehetetlen. A legtöbb szakember átvizsgálja az e-mailek tárgyát és a nyitó részt, és csak akkor érdemel további megvizsgálást, ha ezeket informatívnak és relevánsnak találja.
Tehát ne várjon az utolsó bekezdésig, amíg meg nem jeleníti a céljait. Az esély arra, hogy az olvasó feladja, mielőtt elérné azt a szekciót. Pontosan ez az, amiért a rövid és a tömörség annyira fontos. A háttér-információk fontosak, de kérlek, kérlek, röviden. A lehető leghamarabb jöjjön ide.
Használjon golyópontot, ha e-mailje sok tényadattal vagy információval rendelkezik. Ezek könnyebb átmenni.
Jelölje ki a megfelelő területeket . Az ezen szakaszokon keresztül történő olvasásnak el kell mondania az olvasó számára, mit akar.
Ne légy homályos. Világosan mondja meg, mit kell tennie. Noha szigorúan nem lehetséges pontosítani a munkapályázatokban vagy a támogatási kérelmekben, emlékeztesse az olvasót, hogy mit ír.
E-mail címének rövidnek és teljesnek kell lennie. Magasnak tűnik? Egyáltalán nem.
- Csak készítsen egy listát a levélben szereplő pontokról.
- Nézze meg a listát annak ellenőrzéséhez, hogy az összes pontot tartalmazza.
- Ellenőrizze a szót. Törölje a felesleges információkat.
- Ügyeljen arra, hogy az e-mail ne kerüljön oldalra. Ha szükséges, adjon alátámasztó információkat a mellékletekben (erről bővebben ebben a bejegyzésben később)
- Győződjön meg arról, hogy e-mailjének nem kell későbbi levelekben biteket és információkat követnie. Próbálkozzon önmagában teljes levelezéssel.
Mindig ügyeljen arra, hogy udvariasan nyissa ki és zárja be az e-mailt. A lezárás után zárja be az e-mailt a „ Meleg üdvözlet ” vagy a „ Köszönet és üdvözlet ”, vagy a hagyományos „ Tisztelettel tisztelettel ” címmel, majd a nevével. Ha lehetséges, add hozzá az aláírást a neve előtt.
Amint a zeneszerző rész véget ért, adj magadnak egy hátlapot! J
Megvan a kemény rész. Ami továbbra is fennáll, az a felülvizsgálat, szerkesztés és támogató információk megadása.
-
Használj udvarias nyelvet, és légy a lényeg
Emlékszel a tömörség és az udvariasság „Cs” -jára? A formális kommunikációnak udvariasnak és személytelennek kell lennie.
“ Szeretnénk tájékoztatni Önöket, hogy a benyújtás legkésőbbi időpontja: 2015. október 20. Kérjük, küldje el jelentkezését ezen a napon. - Nem hangzik udvariasan és tisztán? Ezenkívül meghatározza a meghatározott időn belül végrehajtandó intézkedést.
Készítsen durva vázlatot e-mailjéből, és olvassa el, állítva a vevő helyzetébe. Udvariasan és udvariasan hangzik? Ön megadja az összes szükséges részletet? A lényeg az üzenet? Komolyan hangzik? (Piros riasztás! Az alkalmi viszony rendben van a barátokkal, nem a professzionális forgatókönyvben, különösen, ha e-mailt ír valaki számára, akit személyként nem ismersz). Tehát jobb, ha néhány e-mail írási tippet megtesz, mielőtt bármilyen levelet írna.
Olvassa el és javítsa át e-mailjeit az esetleges nyelvtani és helyesírási hibák és hiányosságok miatt. Ha lehetséges, kérjen harmadik személyt olvasni és visszajelzést adni. Az objektív szem gyakran rámutat arra, amit Ön, mint résztvevő fél, nem látott.
-
Másolatok biztosítása
Ha e-mailje más szervezeti egységekkel vagy tisztviselőkkel való egyeztetést vagy jóváhagyást igényel, ne felejtsen el megjelölni egy másolatot (másolatot) nekik. Küldje el magának is egy üres másolatot (bcc) a későbbi referencia céljából.
Legyen óvatos, és ne lőjön le másolatokat független emberek számára. Ez legvalószínűbben akkor fordul elő, amikor csoportos levelekre válaszolunk; gyakran megérintjük a „Válasz mindenki” gombot, ahelyett, hogy kizárólag a feladónak válaszolnánk.
Az információ túlterheltségének ebben a korában az utolsó dolog, amelyet egy szakember igényel, egy túlcsorduló beérkező levelek, és rengeteg független levél másolata van rá jelölve. J
-
Mellékletek hozzáadása
Munka iránti jelentkezés vagy információs levél küldésekor csatolni kell a vonatkozó dokumentum (oka) t az e-mailhez. A megfelelő melléklet nélküli levél olyan, mint egy boríték levél nélkül!
Sok idő pazarlik, ha az e-mailek mellékletek nélkül érkeznek. A vevőt vagy a hatályvesztés késlelteti, vagy vissza kell írnia, és megköveteli a szükséges információk elküldését. Ezután a feladó újabb e-mailt küld ugyanazzal.
Tehát most már mindenki fel van készülve és ül, hogy írjon. Vizsgáljuk meg a kész referencia formátumát :
- Címzett: a címzett e-mail azonosítója
- Feladó: A feladó e-mail azonosítója
- Másolat: (Másolás ide)
- A levél tárgya
- Üdvözlés
- Az emlékeztető törzse
- Záró
- A feladó aláírása és / vagy neve
Ez durva formátum; improvizálhat, amikor megismeri a folyamatot.
A felszámolás előtt még egyszer átnézem a műszaki adatokat:
- Használjon rövid, leíró tárgy sort
- Üdvözölje a címzettet „Kedves úr / asszony…” vagy „Szia, …”
- Légy pontos és lényegre törő
- Ne használjon alkalmi nyelvet, legyen formális
- Zárja be megfelelően a kezdőbetűit / nevét / aláírását
- Másolat az érintett személyek számára
- Támogatás a szükséges mellékletekkel
Tehát most, hogy már elegendő bemenete van, írj (vagy inkább kattintson) srácok! ?
Sok szerencsét kívánok!
Kapcsolódó kurzusok: -
E-mail marketing képzés
Hozzon létre egy hatékony, célzott e-mail adatbázist