Függetlenül attól, hogy egyetért-e vagy sem, ha egyike azoknak az embereknek, akik könnyen zavarodnak, az e-mailek az egyik fő ok. Csináltál csíkokat és sok trükköt használtál, de úgy tűnik, hogy a beérkező levelek nem úgy működnek, ahogy szeretné. Ebben a cikkben megtanulja, hogy e-mail-ninja-e lenni, aki ügyesen kezeli az összes e-mail problémát. Csak annyit kell tennie, hogy kiválasztja a következő módszerek egyikét, és kész lesz.

De a megfogalmazott módszerek nem fognak segíteni abban, hogy megbirkózzon egy ilyen hatalmas figyelmetlenséggel. Először a józanságra van szükséged. Tehát hozunk némi józanságot az e-mail problémáira, majd 5 egyszerű dologról beszélünk, amelyek segítségével megszüntetheti az összes e-mail fiókkal kapcsolatos problémát.

Hogy józanság

Hányszor ellenőrizte napi e-maileit? Ha dolgozó szakember vagy olyan személy, akinek sok e-mailt kell elolvasnia, akkor a szám 100, 200 vagy akár 500 lenne. De hány embert ismersz, akik napi 500-szor ellenőrzik a beérkező levelek mappáját (többszörösét), és józanságot érznek ? Igazad van. A földön nem lehet senki, aki szeretne napi 500-szor ellenőrizni az e-maileket. De úgy tűnik, hogy nem állítják le függőségüket.

De e függőség közepette láthatja-e, hogy ennek a beérkező leveleknek a függőségéből adódóan napról napra hiányzik az értékes óráid? És a legjobb munkádat még mindig visszavonták, álmaidat még be kell fejezni, és az életed még mindig várakozik.

Tehát itt van, mit kell tennie, ha tisztaságot és ésszerűséget szeretne hozni napjainkban.

  • Kapcsolja ki internetkapcsolatát

Az Internet olyan áldás, amiben egyetértünk. De túl sok minden ellensúlyozza az előnyöket. Az e-mailek túlzott használata az egyik ilyen dolog. Az emberek csak akkor veszik észre ezt, amíg megszokják a beérkező levelekkel. Tehát mi lehet a lehetséges intézkedés a függőség gyógyítására? A megoldás annyira alapvető, amennyire csak lehet. Egyszerűen engedje el a forrást. Ha rabja az e-mailektől, bizonyos időpontokban tegye le internetkapcsolatát, amikor munkát szeretne végezni. Ne mondd, hogy nem lehet megtenni. Csak annyit kell tennie, hogy napvilágra kerüljön némi tisztaság. Tervezze meg előre a napját, és tudatosan tegye le az internetet, amikor munkát szeretne (az e-mailek ellenőrzése nem valami, amit „munkának” nevezhetünk; egyeseknek ezt megtehetik, de akkor nem fogsz panaszkodni az e-mailek túlzott használatáról).

  • Állítsa be az e-mail használatának idejét

Ha nagyon rabja a postafiókjától, nehéz lenne elengedni a függőséget. A függőség csökkentésének legjobb módja az, ha megfelelő időt állít be, amikor ellenőrzi az e-mail fiókja problémáit. Talán naponta kétszer. Néhányuknak nem elég napi kétszer ellenőriznie az e-maileket. Ebben az esetben állítsa be az időt, majd ellenőrizze az időtömbök alatt. De ne menjen többet napi ötször.

  • Távolítsa el az eszközt

A modern technológia ebben a korában mindenkinek van okostelefonja, így az e-mailek ellenőrzése és megválaszolása jelentősen könnyebbé vált, ugyanakkor folyamatosan értesítést kapunk arról, hogy hány e-mailt kapunk. De félünk attól, hogy megszabaduljunk az okostelefonról. De ha meg tudjuk csinálni, annyira józanságot tudunk kelteni az életünkbe, amit most nem tudunk megérteni. Ön azt mondhatja, hogy ez ellentétes a valósággal. Igen talán. Az az igazság, hogy nem fizetnek az e-mailek ellenőrzéséért. Inkább fizetnek azért, hogy értelmes munkát végezzen, és hogy az ügyfelekhez olyan módon járuljon hozzá, amely boldoggá teszi az ügyfelet. Tehát akkor is, ha nem tud megszabadulni a telefonról; állítsa repülőgép üzemmódba, vagy kapcsolja ki az internetet, amikor dolgozik. Ez sok időt takarít meg, ráadásul segít tisztábbá válni.

  • Csendes életet keresve

Minden beérkezett e-mail értesítés fontosnak érzi magát. Tudatában érezzük magunkat, hogy fontos munkát végezünk, és az emberek e-mailek küldésével felismerik azt. De mi lenne, ha ez az állandó e-mail folyamat szükségtelenné válna. Mi lenne, ha olyan életet akarsz, amelyhez nem szükséges semmiféle elismerés kívülről! Mi lenne, ha jól érzi magát, ha nagyszerű munkát végez, és nem zavarja az e-maileket és a folyamatos értesítést a beérkező levelek mappájában! Nem hozna több csendet és józanságot az életedben (professzionális és személyes)?

5 egyszerű trükk az e-mail problémák örök megoldására

Ez az 5 dolog, amit megtehetsz az e-mail problémáid örökre történő megoldásához. Nem, nem műszaki jellegűek. Igen, bárki megteheti, függetlenül attól, hogy milyen karrier vagy szakmai élet van.

  1. Használja a 80-20 elv az e-mail és a postaládájába

Ön egyetért azzal, hogy az e-mailek többsége nem ad hozzáadott értéket az életében. Egyszerűen nem. Természetesen kevés van, és csak azokkal foglalkozunk, amelyek hozzáadott értéket képviselnek az életedben. Amit javasolunk nektek, ezek -

  • Felismerje, hogy mely e-mail feladók kapnak maximális értéket. Adja hozzá a címjegyzékéhez, hogy ne hagyjon ki e-maileket tőlük.
  • Leiratkozás az összes többi e-mail feladóról.
  • Hogy csinálnád? Az e-mail előfizetés korlátozásához mérést kell használnia. Kövesse nyomon napi e-maileket. Tegyük fel, hogy naponta 100 e-mailt kap. Most 100 e-mail nyomon követése nehéz. De nem kell foglalkoznia a 100-tal. Csak nézze meg, hányszót szeretne a beérkező levelek mappájában (tegyük fel, hogy 18-20), és engedje el a többit. Egyszerűen iratkozzon fel, és jelentsen spam-et, ha úgy tűnik, hogy még leiratkozás után is betölti a postaládáját (sokan ezt teszik).
  • A Pareto elv szerint tudjuk, hogy csak a dolgok 20% -a teszi ki a különbséget. Ez azt jelenti, hogy ugyanazt az elvet kiszűrheti, amelyek azok, amelyek maximális hatást keltenek, és elengedheti a többit.

  1. Hallottad a „törlés” szót

Igen, ez az egyik legegyszerűbb módszer az e-mail problémák kezelésére. Látottunk sok olyan e-mailt tartalmazó, 100, 500, sőt akár 1000 beérkező levelek mappáját, amelyeket még nem olvastak, vagy amelyeknek semmilyen jelentősége nem volt, ám ezek mégis fekszenek a beérkező levelek mappájában, és felhívják a fejüket a figyelem felkeltésére. De szükség van erre? Ha valaha is ilyen problémával szembesült, akkor az egyetlen megoldás az összes kiválasztása és a „törlés” gomb megnyomása. Ha nem tudja ezt megtenni, vannak bizonyos dolgok, amelyek útmutatást nyújtanak egy üres postafiók létrehozásához -

  • Az e-mailekkel ellátott Beérkező levelek mappája vizuális és fokozatosan mentális egyértelműséget teremt. Minden nap emlékezteti, hogy mennyire nincs szüksége rájuk, de nem bátoríthatja a bátorságot, hogy egyszerre törölje őket.
  • Az az oka annak, hogy nem tudja egyszerre törölni őket, az, hogy Önök, mint bárki másunk, „in-case” szindrómában szenvednek. Megtartunk dolgokat, e-maileket vagy üzeneteket, csak arra az esetre, ha a jövőben szükségünk lesz rájuk. De ha még nem nyitotta meg őket az elmúlt 3–6 hónapban, bízzon abban, hogy többé nem lesz szüksége rájuk, igen, még a közeljövőben sem. Még ellenőrizheti és törölheti a törölni kívánt e-maileket, de ez hosszú folyamat.
  • Használhatja lépésről lépésre a törlési módszert is. Egyszerűen úgy dönt, hogy az ellenőrzés után minden nap 10 e-mailt töröl. És ne hagyja, hogy új e-mailek üljenek a beérkező levelekben. Ha nem szükséges törölni őket. Régi e-mailek esetén olvassa el őket, és napi 10 e-mailt töröljön. Ez megkönnyíti a dolgokat az Ön számára.

  1. E-mail problémák írása és megválaszolása

Az előző szakaszokban megemlítettük, hogyan tudná kiküszöbölni az e-mail fiókkal kapcsolatos problémákat, és üres lehet a beérkező levelek mappája. Ebben a szakaszban beszélünk arról, hogyan lehet e-maileket írni vagy válaszolni. Ha profi vagy, és sok ügyféllel kell foglalkoznia, akkor használja az alábbi módszert az e-mailek írására.

  • Ezt minimalista propagandanak lehet nevezni, de ennek a módszernek sok előnye van. Ha használja, időt és energiát takarít meg, és segít rövidíteni az e-mail időt.
  • Ha bármilyen e-mail problémát ír vagy válaszol, ügyeljen arra, hogy az e-mail hossza nem haladja meg az 5 mondatot. Igen, lehetnek olyan e-mailek, amelyekkel meg kell írni az ülés teljes napirendjét vagy a teljes jelentés átiratát. De ebben az esetben feltétlenül használjon mellékletet (.doc vagy .pdf vagy .xls). Ne használja az e-mail helyét az egész dolog írásához. Mivel a jelentés vagy a napirend különböző időpontokban elkészíthető, e-mailek feldolgozása nélkül vagy anélkül.
  • Az, hogy csak 5 mondatot ír egy e-mailen, azzal jár, hogy időt takarít meg Ön részéről, és ezzel egyidejűleg megtakarítja az e-maileket olvasó emberek időét. Így írjon csak 5 mondatot, és ne többet.

  1. Hozzon létre címkéket

Ha a Gmailt használja, akkor beléphet a beállításokba, és létrehozhat címkéket. A címkék létrehozása megoldja a beérkező levelekkel kapcsolatos problémák nagy részét. A következő lépésekkel hatékonyan kezelheti a beérkező leveleket -

  • Először hozzon létre három címkét a feldolgozáshoz. Az első címke „azonnali”, a második „fontos”, a harmadik pedig „megszünteti” lenne.
  • Ahogy megy az ütemezés idején, hogy ellenőrizze e-mailjeit, tegye őket a létrehozott címkékbe.
  • A címkén tárolt e-mailekkel „azonnal” azonnal foglalkozzon velük. És ha a munka elkészült, dolgozza fel azt a harmadik címkére: „megszüntesse”.
  • A „fontos” címke nagyobb jelentőséggel bír, mint a beérkező levelek bármelyik címkéje. Tehát nagyobb hangsúlyt fektessen erre. A „fontos” címkén olyan e-mailek lesznek, amelyek hosszú távú projektek, vagy olyan dolgok, amelyekre néhány másodperc vagy perc alatt több figyelmet kell fordítani. Ahogyan velük meg fogja végezni, dolgozza fel őket a címke „eltávolításához”.
  • Végül, bármit is kapsz az „eltávolítás” címkén, tekintse meg őket egyenként, és törölje a postaládájából.
  • Lehet, hogy nem használja ezt a módszert. Szerkessze fel saját módszerét. A legfontosabb dolog, hogy van egy módszer a postaládájához. Bármely módszer megtenne, ha segít a beérkezett üzenetek létrehozásában.

  1. Ügyeljen az e-mailek feldolgozására

Az őrült termelékenység ebben a korában a szakemberek elfelejtették az éberség értékét. És a beérkező levelek feletti ismeretek nem jelent gondot. Még akkor is, ha gondolkodni fog e-mailekről vagy beérkező levelekről, minden a termelékenység növelésére gondol. De az igazság az, hogy a jelenlét fontosabb, mint a termelékenység. Ha jelen van, akkor nem kell aggódnia az idő megtalálása miatt. Van időd. És a jelenlét mellett most már józanság is van. A következő lépések végrehajtásával figyeljen a beérkező levelek feldolgozására -

  • Bármikor ütemezte a beérkező levelek feldolgozását, lassítsa le. Ne siess. Csak csináld úgy, mintha 15-20 percig meditálnál. Vigyázzon minden mozdulatra.
  • Ne vegyen részt más e-mail fiókkal kapcsolatos problémáknál, amíg az egyik nem történt meg. Naponta egyszer foglalkozzon a beérkező levelek e-mail problémáival, és láthatja, hogy a folyamat simábbá és könnyebbé válik.
  • Amikor bárkire válaszol vagy válaszol, írja be a mondatokat úgy, mintha teljesen tisztában lenne azzal, hogy gépel, hogyan kezeli az információkat az agyadban, és hogyan kezeli.
  • Adjon nagyobb preferenciát a jelenlétnek a termelékenység helyett, igen, még a beérkező levelek feldolgozása közben is.

A fenti tippek nem találhatóak egy önsegítő könyvben vagy a beérkező levelek elsajátításával foglalkozó cikkben. A Beérkezett üzenetek elsajátítása nem arról szól, hogyan kategorizálhatja vagy feldolgozhatja e-mailjeit (bár ezt már említettük); inkább arról szól, hogyan ne veszítsd el a józanságod. Ha ezeket a tippeket követi, láthatja, hogy az e-mail és a beérkező levelek nem jelennek meg nagy előtted, így képesek lennének a legnagyobb munkára.

Válasszon a fentiek közül egyet, és próbálja meg megvalósítani. Nézze meg magad, hogyan tud hatékonyan segíteni magának a beérkező levelek e-mailes problémáinak kezelésében.

Ajánlott cikkek

Ez egy útmutató az összes e-mail problémájának örökre történő megoldásához. Nem, nem műszaki jellegűek, bárki bárki végrehajthatja azokat. Ez a következő külső link, az e-mail problémákkal kapcsolatban.

  1. Minden nap elküld 5 öreg e-mailt
  2. 22 lenyűgöző módszer a technológiai problémák megoldására (egyszerű)
  3. 12 hatékony módszer a lehető legjobban kihasználni az automatizált e-maileket

Kategória:

Vállalkozói fejlesztés