Projektmenedzsment jelentések
A kommunikáció létfontosságú szerepet játszik mindazon evolúciójában, amiben az emberek gyakorlatilag forognak. Legyen szó akár az üzleti világról egy bizonyos médiumon keresztül, mindig arra törekszünk, hogy átadjuk üzenetünket vagy nézeteinket annak érdekében, hogy mások fogadékonyak legyenek, és a gondolatainkat tudatosítsák. A projektmenedzsment jelentéseinek elkészítésénél ez a hatékony kommunikáció jelentések formájában érkezett hozzánk. A projektmenedzsment jelentésein belül számos különféle jelentés készül, amelyeket gondosan készítenek és küldnek egyének vagy embercsoportok kiválasztására, hogy a projekt folyamatával kapcsolatos kommunikációnk világos, pontos és eredményes legyen.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk a projektmenedzsment jelentéseinek világát, és mindent, ami magában foglalja.
Miért van szükségünk projektmenedzsment jelentésre?
A bevezető egyértelműen kijelenti a hatékony kommunikáció szükségességét a szervezet tagjain és a szervezeten kívüli személyek között, és erre a célra projektmenedzsment jelentést készítettünk. Míg a legtöbb esetben gyakran különféle médiumok kommunikálnak nagy célközönséggel, és a nyújtott kommunikáció teljesen haszontalan lehet a fogadók számára, itt van, hogy a hatékony kommunikációra kell törekednünk, ahol a kommunikáció világos és pontos, és csak arról, amire szükség van. Soha nem kellene aggódnunk a projektlistán szereplő különböző érdekelt felek frissítése miatt, ha van egy hatékony projektmenedzsment jelentési rendszer.
Ha működik egy projektmenedzsment jelentési rendszer, akkor rendszeres és hivatalos jelentések terjesztési folyamata működik, amely frissíti a legfontosabb érdekelteket a projekt azon aspektusairól, amelyeket tudniuk kell. Ilyen módon megvédheti a projektcsoport tagjait és az érdekelt feleket minden váratlan meglepetéstől és az ismert szempontból rendkívül kritikus dolgoktól. A jelentések révén megértjük a projekt előrehaladását és annak ütemét, amellyel a projekt terv halad. Azt is meg fogjuk érteni, hogy mi akadályozza meg a projekt gyorsabb mozgását, és lehetőséget kapunk arra, hogy elemezze a projekt különféle aspektusait a korábban hatékonyan összeállított projektmenedzsment tervvel szemben.
Amellett, hogy a kommunikáció egyik központi aspektusa, a projektmenedzsment jelentést a vezetés hatékonyan felhasználhatja a projekt és annak folyamatainak dokumentált története megőrzésére. Mivel a történelem helyén van, elemzést lehet készíteni róluk, hogy leckéket vonjunk le, értékeljük a folyamatokat és megismerjük a projekt előrehaladásának erősségeit és gyengeségeit. Ezek a leckék beépíthetők a projekt menedzsment irodájának általános tanulásába a szervezetben, és bevezethetők a szervezeten belüli különféle projektekbe.
Összefoglalva: a projekt menedzsment jelentése azt reméli, hogy:
- A projekt és a szervezet közötti különféle érdekelt felek közötti hatékony kommunikációs kapcsolat
- Segítő kéz a fontos adatok és információk összegyűjtésében a projekt folyamatának nyomon követése érdekében
- A rendszer, amely biztosítja az információk átvételét a szükséges személyzethez, ha szükséges
- A bejelentések pontja, amikor a projekt mérföldkőhöz jut
- A szervezet, a projekt megértésének, a menedzsmentnek, a tervnek és a célnak a gerincét képezi
A projektmenedzsment jelentéstételi eszköz legfontosabb öt típusa
Ebben a szakaszban öt különféle típusú projektmenedzsment jelentéstételi eszközt vizsgálunk meg, amelyek a projektmenedzsment és a rendszer projekt-jelentéskészítésére vonatkoznak. Ezen típusok mindegyike kulcsszerepet játszik a projekt fejlesztésében és a projekt zökkenőmentes áttérésében a kezdő szakaszokról a sikeres szakaszra.
# 1 Munkaidő-jelentés
A projekt minden olyan aspektusa mellett, amelyet Ön, mint projektmenedzser irányít, az egyik legfontosabb projektmenedzsment-jelentés, amely szerepelhet a jelentések listájában, az Időablak-jelentés. Ebben a jelentésben minden olyan részletet megtalál, amely arra az időre vonatkozik, amelyet az erőforrások felhasználtak a projekt kidolgozása során.
Az Időfüzet Jelentés nagyon érdekes és hasznos lehet a projektmenedzsment jelentési eszköz számára, mivel ellenőrizheti az Ön számára a következő részleteket:
- Az egyes alkalmazottak befektetésének ideje
- Egy adott napon, héten vagy hónapban elvégzett munka
- Az egyes csapattagok elszámoltathatósága a rájuk ruházott feladattal szemben
- A projektek erőforrásainak túlterhelése vagy alulfelhasználása
- Az emberek menedzsmentje, amelyet egy adott erőforráshoz kell hozzárendelni
Ezt a jelentést a projektvezetőknek terjesztik a csapattagok számára. A projektmenedzser igénybe veheti a projekt menedzsment jelentési eszköz használatát az idő nyomon követésére. Ezeket a projektmenedzsment jelentési eszközöket a csapat tagjai használhatják, hogy pontosan nyomon követhessék az idejét. Ily módon a projektmenedzsernek teljes elképzelése van egy adott feladat vagy a teljes projekt elvégzéséhez fordított időről és erőfeszítésről.
# 2 Költségjelentés
Képzeljünk el egy olyan helyzetet, ahol megyünk a projekttel, és véleményünk szerint zavartalanul halad a tervek szerint. A csapattagok mindegyike remekül néz ki, és a feladatok a tervek szerint haladnak, a határidőn belül. A projekt végrehajtásának lezárásakor Ön és csapata tagjai összerakják a projekt költségeit, és kiszámolják az erőforrások felhasznált költségvetést és az összes felhasznált anyagot. Meglepetésként, a számításai megijesztenek, mivel a felmerült költségek jóval meghaladják a projektre elkülönített költségvetést, és amit úgy gondoltál, hogy sikeres projekt, valójában veszteségekbe fulladt projekt. Nem ment a terv szerint, ha egy heti fordulókkal készített volna egy kiadási jelentést, akkor ezt előre láthatta volna, és javító lépéseket tehetne annak megakadályozása érdekében, hogy a projekt túllépje a költségvetését.
Egy költségjelentés részletezi az összes felmerült költséget, és ezeket a lapokat a tervezett költségvetés előtt is meg tudja tartani. Ezt a jelentést a projektmenedzser és az érdekelt felek tekinthetik meg, akik hetente jóváhagyják a költségvetést, de a nagy vagy a kicsi költségeket valós időben kell elszámolni.
# 3 A projekt állapotáról szóló jelentés
Az egyik legfontosabb projektmenedzsment jelentés a Project Status Report. Az a tény, hogy ez teszi a mindenre kiterjedő jelentést, teszi ezt a jelentést. A teljes projekt státusának tükröznie kell ebben az egységes jelentésben. Lehet, hogy diagram vagy grafikus formátumban is, vagy az adatokat és információkat táblázatok formájában teheti elõtte.
A főprojekt állapotáról szóló jelentés a következő, a projekttel kapcsolatos állapotokra utal:
- A munka befejeződött
- Késleltetett határidő
- Az ütemterv varianciája (tervezett vs. tényleges)
- A költségváltozás (tervezett vs. tényleges)
- Kiadáskövetés
- Kockázatkövetés
- Függőben lévő feladatok
Ezen kívül összeadhatja vagy kivonhatja azokat a dolgokat is, amelyeket tudnia kell a projektről és annak státusáról. A projekt státusáról szóló jelentésekkel kapcsolatban itt találhatod a nemrégiben olvasott blogbejegyzést. Boldog projektmenedzsment jelentést tesz neked!
# 4 erőforrás-munkaterhelési jelentés
A munkaidő-jelentéshez hasonlóan az erőforrás-munkaterhelés-jelentés nyomon fogja követni, hogy mekkora munkát fordítanak az egyes projektcsoportok tagjaira. Ez a projektmenedzsment jelentés nagyon hasznos a projektmenedzser számára a megbízások vagy a munka elosztása során. Minden csapattagot frissítünk ezzel a jelentéssel, hogy ellenőrizhessék a heti feladatokat, és ha hiányzik a munka, felkereshessék a projektmenedzserüket és kezdeményezzenek munkát.
Az Erőforrás-terhelési jelentés felhasználható a projekt munkaterhelésének előrejelzésére egy adott napon, így a projektmenedzser megteheti a játékot, és ennek megfelelően mozgathatja a projekttervet, amikor a munkaterhelés folytatódik. Még egy megfelelő tervet kidolgozhatnak, és zsonglőrködhetnek a folyamatban lévő vagy folyamatban lévő munkákon.
# 5 Portfóliójelentés
Ez egy projektmenedzsment jelentés, különösen azoknak a projektmenedzsereknek, akik egynél több projektet kezelnek. Ez a jelentés bemutatja portfólióját a rengeteg projektjük során dolgozó munkájukban. Amint láttuk, ez a portfóliójelentés megmutatja a projekt menedzser által kezelt projektek számát, és gondoskodik arról, hogy a fontos dátumok a projekt említésével egyidejűleg legyenek. Ezek a dátumok tartalmazzák az összes mérföldkő dátumot, a projekt befejezésének dátumát, és tartalmazzák a projekt aktuális állapotát is, amikor az egyik projekt szakaszból a másikba halad.
Ez egy meglehetősen kicsi jelentés, és sokak számára választható lehet. Úgy találtam, hogy ez nagyon nélkülözhetetlen számomra, és segített nyomon követni az összes projektem, és az adott időpontban a másiknál jobban igényelt figyelmet.
A legjobb projektjelentés a projektmenedzsment gyakorlatában
A projektmenedzsment jelentésben szereplő projektjelentéssel eljuthat álmatlan éjszakákon és kora reggeltől azon, hogy elgondolkodjon azon, hogy mi jön a következő lépés, mit építek valójában a projektemként, és hogyan néz ki a jelentéseim. Ebben a szakaszban a következőket vizsgáljuk:
1) Egyszerű projektjelentés létrehozásának adatai a projektmenedzserekben
2) Annak módjai, hogy a projektjelentés a projektmenedzsmentben értelmes legyen
# 1 Egyszerű projektjelentés létrehozásának dózisai a projektmenedzsmentben
Most megvizsgáljuk a projekt jelentéskészítésének különböző módjait és módszereit a projektmenedzsmentben, amelyeket beilleszthet a projekt menedzsment jelentésébe a kívánt hatékonyság elérése érdekében.
- Meglévő jelentések újbóli felhasználása - A projektsablonok használata segít elmulasztani a semmit, és pontosan arra irányíthatja, amire szüksége van a projektkövetelmények gyűjtése, valamint az adatok és információk gyűjtése során.
- Használjon pont-pont adatokat - ne mozogjon a bokor körül, és a megfelelő adatokkal, és ami még fontosabb, a jelentések pontos adataival érkezzen a pontra.
- Tartsd egyszerűen a címkéket - a grafikonok, diagramok, sorok és oszlopok címkézésekor ügyeljen arra, hogy rövidek és pontosak.
- Az adatoknak kivitelezhetőknek kell lenniük - bármit is képviselnek a jelentésben, nem statikus adatoknak kell lenniük, hanem olyan információnak, amelyre reagálni lehet, vagy megmutathatja a projekt valamilyen mozgását.
- Adjon teret az embereknek, hogy reagáljanak a jelentésre - a jelentés megjelenése után sok nappal kérdezzék meg az emberektől véleményüket a jelentésben bemutatott dolgokról.
- Kérdezze meg az embereket, hogy megértették-e a jelentést - üljön össze a csapat, más csapatok, idősek és felső vezetés embereivel, és kérdezze meg őket, milyen benyomást kelt a jelentés számukra, amikor kiadja őket.
- Delegált Projektmenedzsment Jelentéskészítés - rendelkezzen egy dedikált személlyel a jelentések elkészítésére az Ön számára, és ne végezze el önmagában ezeket; pazarolni fogsz időt.
- A grafika jobban működik - mindig forduljon a diagramokhoz és a grafikus ábrázolásokhoz, és ne az táblázatokhoz, mivel ezek jobban elmondják a projekt történetét.
# 2. Hogyan lehet értelmesvé tenni a projektjelentést a projektmenedzsmentben
Annak érdekében, hogy a projektmenedzsment jelentése értelmesebbé váljon, elengedhetetlen, hogy csak annyi információt közöljön, amire szüksége van. Amikor ezt a táblázatos és ábrázolt információt továbbítja, alapvető fontosságú, hogy továbbra is tartson be egy bizonyos irányelvet; egyébként nagy esély van arra, hogy az adatokkal és az információkkal az egész helyszínen játszik. Ahhoz, hogy kevesebb időt fordítson a jelentés összeállítására, és ráirányítsa az olvasóra, meg kell tartania a vonalakat, amelyeket felhív, és válaszokat kell adnia a következő megjegyzésekre:
-
A munka befejeződött
Mondja el jelentésében, mi történt a hét folyamán, vagy állítson be egy olyan időtartamot, amelyre a jelentés szerint szükség van, mondjuk, két hét vagy egy hónap. Végezzen egy áttekintést mindazról, amit a projekt világában elmondtak és megtettek, a jelentésben. Ezután ki tudja méretezni az előrehaladását, és ennek megfelelően betekintést kaphat a következő eseményekbe.
-
Mi a következő lépés
Fordítsa a koncentrációt a projekt következő szakaszára, és győződjön meg arról, hogy rendelkezik-e projektmenedzsment-jelentéssel, amely tartalmazza a cselekvési tervet, mi történik, miután kidolgozták a múltbeli elszámolási időszak nyereményeit és veszteségeit. Tartsd meg a jelentett fényt, és ne fókuszálj vagy nagyítsd a jelentés egy bizonyos területét. Miközben el kell merülnie a részletekkel saját maga, mint projektmenedzser számára, a projekten más személyeknek eljuttatott jelentéseknek valószínűleg nincs szükségük ilyen szintű részletes információkra. Ismerje meg közönségét és ennek megfelelően készítsen jelentéseket.
-
Akadályok
Előre jelezze az előre látható problémákat, és sorolja fel őket jelentéseiben. Egyes jelentésekben nem feltétlenül szerepel a felsorolt kérdések fogalma, de ha lehetséges, gondoskodjon arról, hogy az érdekelt felek tudják, hogy figyelembe vette a problémákat vagy akadályokat, amelyekkel a projekt egy adott szakaszának végrehajtása során szembesülhet. Jelentesse ezeket a cselekvési tervekkel, amelyeket be lehet építeni, ha ezekkel az akadályokkal szembesülnek.
-
Rajzolj ki egy tendenciát
Tartsa mindig kéznél az előrehaladási diagramot, és győződjön meg arról, hogy trendje van minden elvégzett erőfeszítésére. Tartsd ezt fenn, és lesz egy lendületed vigyázni. A kulcsfontosságú teljesítménymutatókkal megmutathatja a projekt kezelésének módját, és nagymértékben segít a projektmenedzsment jelentéseiben.
Ajánlási cikkek
Ez egy útmutató a Projektmenedzsment jelentéshez. Itt megvitattuk az öt legfontosabb projektmenedzsment jelentéskészítő eszközt is. A következő cikkeket is megnézheti.
- Projektmenedzsment iroda (6) legfontosabb 6 típusa
- 7 hatékony és hasznos lépés a projektcsoport tagjainak megfelelő csoportjának kiválasztásához
- A 7 legfontosabb nyílt forráskódú projektmenedzsment eszköz
- A projektmenedzsment 10 legjobb lépése, mint karrier út
- 4 Hatékony és hasznos módja annak, hogy megbirkózzunk a nehéz csapattagokkal
- Félelmetes projektmenedzsment interjúkérdések