Projekt érdekelt felek irányítása - Hasznos jelentés és típusok

Projekt érintettek menedzsmentje -

A szociális állatoknak való meghatározás egy része abból a tényből származik, hogy civilizációnk és társadalmunk előrehaladása függ egymással való kölcsönhatásuktól. Kommunikálunk egymással egy nyelvnek nevezett nyelvi eszközön keresztül, amely hidat képez a különféle helyzetek és forgatókönyvek megértése és azokra való reagálás között.

Még a munkahelyünkre vonatkozóan is elvárják, hogy a munka etikája megköveteli, hogy szívélyes és pozitív kapcsolatban maradjunk azokkal az emberekkel, akikkel kapcsolatba lépünk, hogy előnyt szerezzünk a vállalat közös céljának és céljának elérésében.

A projektmenedzsment világában a projektmenedzser történik egyedüli személyként, aki kezeli és irányítja a projektet, valamint a projektben részt vevő embereket. Tehát elengedhetetlen tényezővé válik ezen egyén számára az, hogy kommunikáció útján képesek legyenek szoros kapcsolatot kiépíteni az egyes érdekelt felekkel. Ez a cikk ezt a kérdést tárgyalja, amely éppen felmerült a fejedben, hogy pontosan miként lehet pozitív kapcsolatot létesíteni a projekt minden fő érdekeltjével.

Mi az a projekt érdekelt felek menedzsmentje?

Az érdekelt felek azok a személyek, akik részt vesznek a projektben, és közvetlenül vagy közvetve részt vesznek a projekt eljárásában. A projekt érdekelt feleinek irányítása két fő kategóriába sorolható:

• Külső projekt-érdekképviseleti menedzsment: Ezek a külső érdekelt felek befolyásolhatják vagy befolyásolhatják a projekt előrehaladását, de közvetlenül nem vesznek részt a szervezet üzleti életében. Ide tartoznak a közösségek, a média, a nagyközönség, más nyilvános csoportok és még sok más.

• Belső projekt érdekképviseleti menedzsment : Ezek az érdekelt felek közvetlenül részt vesznek az üzleti vállalkozás ügyleteiben, és egy vagy több időpontban a szervezet által nyújtott termék vagy szolgáltatás (vagy a termék vagy szolgáltatás egy része) birtokában vannak, vagy azzal kapcsolatban állnak. A projektben részt vevő érintettek menedzsmentje magában foglalja az alkalmazottakat, az ügyfeleket, a szállítókat, a beszállítókat, a részvényeseket és egyebeket.

A projekt szereplőinek vezetése, amelyet körül vesz, két csoportnak tekinthető: az egyik közvetlenül részt vesz a projektben és jelen van a projekt irányítóbizottságában, a másik pedig azok, akik nem kulcsfontosságú döntéshozók, de figyelmeztetni kell a a projekt és hogyan halad az eredeti üzleti tervben leírt terv szerint. Nézzük közelebbről a projekt érdekelt feleinek menedzsmentjét és azt, hogy bevonása hogyan alakítja a projekt folyamatát.

A projekt zökkenőmentes működése érdekében az évek során elengedhetetlenné vált, hogy a projektmenedzser külön kommunikációs vonalat hozzon létre a belső és a külső érdekelt felekkel egyaránt. Ez a kommunikációs vonal sok sikert hozott, és a projekt legfontosabb érdekelt feleivel való időben és pontos kommunikáció elmulasztása maga a projekt kudarcához vezetett.

Minden érdekelt fél kulcsszerepet játszik ebben a játékban, és ugyanolyan szintű prioritást kell kapniuk.

A projekt érdekelt felek menedzselésének típusai

Mivel a projekt érdekelt feleinek menedzselését a szervezet belső és külső érdekelt felei közé soroltuk, tovább vizsgálhatjuk a létező projekt érintettek menedzsment típusait, a közvetlen vagy közvetett részvételük szintje alapján a projektben.

• Olyan emberek, akik pozitívan befolyásolják a teljes projektet, de akik nem vesznek részt közvetlenül a projekt és a projekt terv működésében. A projektben részt vevő érdekeltek ilyen típusú menedzsmentje magában foglalja a vezető és felső vezetőket, a beszállítókat és a szervezet pénzügyi részlegét

• Olyan emberek, akiket érintenek a szervezet előfeltételein belül megtett intézkedések. Közvetlenül érintik őket, és a felmerült változások végrehajtásában is nélkülözhetetlenek. Ide tartoznak az alkalmazottak és az ügyfelek.

• Emberek, akiket érdekel a szervezet sikere, különösen a nyereség és a nyereség miatt megszerzett bevételek szempontjából. Ezek a projekt kulcsfontosságú érdekelt felek befolyásolják ezeket a változási programokat, valamint a szervezet termékeit és szolgáltatásait annak érdekében, hogy megismerjék a tevékenységek előnyeit. Ezek a projekt legfontosabb érdekelt felek közé tartoznak azok az egyének, akiknek az üzletben állományuk van.

Projektmenedzserként az Ön felelõssége a pontok összekapcsolása és az ilyen típusú projektek kulcsfontosságú érdekelt feleinek hatékony kommunikációja annak érdekében, hogy a projektben koherencia jöjjön létre, és sikeresen fusson vele. Ez a hatékony kommunikáció biztosítja, hogy a projekt a helyes úton haladjon egész életciklusa során, és hogy a projektben részt vevő mindenki folyamatosan frissüljön a folyamatával kapcsolatban.

Mit akar tudni ezek a projekt érdekelt felek vezetése?

Ez egy kérdés, amelyet minden projektvezetőnek fel kell tennie magának, és kielégítő válaszokat kell találnia erre. Fontos tudni, hogy ezeket a projekt szereplőinek menedzsmentjét mindig tudnia kell. Függetlenül attól, hogy közvetlenül a projektoron dolgoznak, csak a projekt státusát és előrehaladását akarják tudni, jó projektmenedzserként fontos, hogy helyesen megértse, mit akar tudni, és ennek megfelelően készítse el kommunikációs tervét a projekt legfontosabb érdekelt feleinek igényeihez.

• A projekt kulcsszereplői szeretnék tudni, hogy mi rejlik velük - Az emberek mindig örömmel várják a motivációt, miután megtudják, mi mögöttük áll. Amint a részvételük és a projekt előnyei általánosságban megismerkednek számukra, ez olyan hozzáadott lendületet jelent nekik, hogy nagyobb felelősségtudatot kapjanak a projekt iránt, és ennek megfelelően járuljanak hozzá.

• A projekt legfontosabb érdekelt felei szeretnék tudni, hogy mi mögötte áll a szervezetnek - Az emberek többet szeretnének megtudni a nagy képről, és várják, milyen előnyökkel jár a szervezet. Végül is, ha a vállalat halad, akkor a nagyobb tét felfújja lehetőségeiket.

• A projekt kulcsszereplői abban bíznak, hogy bizalommal bírnak - A folyamatos kommunikációs vonal közted és a projekt szereplői vezetése között nagyszerű tényező lehet a kapcsolatba vetett bizalom megteremtésére. Az érdekelt feleknek tudniuk kell, hogy megbízhatnak abban a munkában, amelyben megbíztak. A kényelem nagyon fontos.

• A projekt kulcsfontosságú szereplői szeretnék tudni, hogy elkötelezettek vagytok - A kommunikáció nagyszerű eszköz, amely megmutatja elkötelezettségét és elkötelezettségét a vezetett projekt iránt. Amint a projekt érdekelt feleinek vezetése megtudja, hogy elkötelezett vagy, el tudják látni a projektet, mint már nagy sikert, és biztosak lehetnek abban, hogy éber szemük irányítja és következetesen halad a projekt életciklusában.

• A projekt kulcsfontosságú szereplői szeretnék látni, hogy képesek vagytok - Amikor hatékonyan kommunikálják a projekt vagy a befejezendő feladat előrehaladását; ez nagyban megmutatja képességeidet és képességeidet a projekt legfontosabb érdekelt felei és a csapat tagjai számára. Az a tény, hogy képes vagy irányítani a projektet, nagy és mély hatást gyakorolhat arra, hogy ezek a projekt szereplők miként járulnak hozzá a projekthez és elkötelezik magukat.

Pozitív kapcsolat meghatározása

Ha pozitív kapcsolatot akarunk fenntartani ezekkel a kulcsfontosságú érdekeltekkel a projekten, amelyek nagyon fontos és kiemelkedő részei a projektnek, akkor jobb, ha megértjük és világosan meghatározzuk, mit jelent a pozitív kapcsolat. És nem, a pozitív maradás nem része a projekt szereplőinek menedzsmentjének. Tehát, merüljünk előre az elsővel, és határozzuk meg, hogy mit jelent számunkra a pozitív kapcsolat. Véleményem szerint a következő jellemzők tökéletesen leírják és meghatározzák a pozitív kapcsolatot, amelyre a projekt során szükség van:

• Bizalom - függetlenül attól, hogy személyes vagy szakmai kapcsolata van - a bizalom az egyik kulcsfontosságú tényező, amely fordulópontként szolgálhat az érdekelt felekkel való sikeres és elismert kapcsolat kialakításához. A bizalom erős kötelék lehet, amely összehozza a projektcsoportot és a projekt legfontosabb szereplőit a hatékonyabb és eredményesebb munka- és kommunikációs környezet érdekében. A bizalommal az a tény, hogy eljuttathatja ötleteit az asztalhoz anélkül, hogy bármi zavarná őket.

• Nyílt és hatékony kommunikáció - Irodai szituációban folyamatosan kommunikációs módban van, e-mailek vagy csevegő üzenetek, vagy egyszerű személyes beszélgetés útján. Minél több kommunikációt fog kapni, annál több kapcsolatot létesít, de minél jobb és hatékonyabb a kommunikáció, annál pozitívabb lesz a kapcsolat.

• A sokféleség megengedése - A kapcsolatokban tapasztalható pozitivitás az embereket ösztönözheti az emberek változásainak és sokszínűségének ösztönzésére. Különböző véleményekkel, gondolatokkal és ötletekkel állhatnak elő. Változatos perspektíváikkal a projekt sokat profitálhat, és pozitív kapcsolatba léphet.

• Kölcsönös aggodalom és tisztelet - Csapatként és csoportként való munka nagyon nehéz lehet. Találkozhat olyan emberekkel, akiknek nehéz körülmények között lenni, de ha szem előtt tartják a szervezet nagyobb képét, és ennek alapján kölcsönös érdeklődésre és tiszteletre helyezik egymást és a projektet, az érdekelt felek lehetővé teszik az innovációt és a projekt zökkenőmentes működését. a csapat.

• Figyelemreméltás - Ha figyeli a tevékenységeit és szavait, akkor a projekt legfontosabb érdekelt felei között elszámoltatható és felelősségteljes egyén lehet, akivel keveredhet. Ez javíthatja a projektmenedzser pozícióját, és segíthet a dolgok elkészítésében. Az önismeret megtakaríthatja a munkahelyén a körülötte levő negatív vibrációk problémáját.

Tippek a projekt érdekelt feleinek irányításához

• Nézze meg, hogy nemcsak pozitív kapcsolatot létesít a projekt érdekelt feleivel, hanem várakozással tekint egy olyan erős kapcsolatra is, amely a kulcsfontosságú döntési pontokon keresztül tart fenn. Fontos erőfeszítéseket tesz arra, hogy folyamatosan bevonják őket a stratégiába és az alkalmazott megközelítésbe.

• Ossza meg elképzeléseit, és vállalja a projektet és a kitűzött célt.

• Folyamatos tanácsokat és segítséget kérjen azoktól az emberektől, akik már a dolgok világosabb oldalán vannak, amikor a projekttel és annak minden feladatával kapcsolatosak.

• Helyezze el a rendszeres találkozói ütemtervet, hogy közvetlenül megismerkedjen a különféle típusú projekt-érdekelt felek vezetésével, és időt fordít arra, hogy konzultáljon és átadja véleményét az ellenálló projekt legfontosabb szereplőinek, azzal a céllal, hogy rávegyék a nagy képet és megértsék mindazt, A projekt a.

• Készítsen el egy kommunikációs tervet, és megállapodás szülessen a projekt összes kulcsfontosságú szereplőjével kapcsolatban.

• A kommunikációnak egyszerűnek, de hatékonynak kell lennie.

• Az önbizalom növelése érdekében mutassa meg nekik a projekt kezdetétől a strukturált megközelítést a projekttervhez.

• Kommunikálja a kockázatokat és kérdéseket, és ne hozzon létre hirtelen meglepetést vagy feszült helyzetet. Ez veszélyezteti a projektben való részvételüket, és megakadályozza, hogy bizalommal vállalja a vezető szerepet.

Kommunikációs terv használata

Most már néhányszor hallottál a kommunikációs tervről ebben a cikkben. Míg egyesek mindent tudnak róla, és mások már először hallhatták. Ha előnyöket nyújt a fiatal és kezdő projektmenedzsereknek, akkor egy rövid leckét kap arról, hogy mi a kommunikációs terv, és hogyan kell ezt végrehajtania.

Mi a kommunikációs terv?

A kommunikációs terv egyszerűen fogalmazva megkönnyíti a hatékony és eredményes kommunikációt Ön, mint projektmenedzser, és a különböző érdekelt felek között, akikkel a projekt során kapcsolatba lép. Ez a terv egy teljes útmutató lesz, amely az összes kommunikáción keresztül vezet, amelyre kerül sor, és milyen gyakorisággal.

A kommunikációs terv kidolgozásakor a nevezési díjat a következőktől kell elvégezni:

• Projekt szponzor
• Projekt érdekelt felek irányítása

A kommunikációs terv elemei

A jó és sikeres kommunikációs terv gyökerezéséhez a terv következő 4 elemét kell figyelembe vennie:

• Kommunikációs célok
• A kommunikáció módja és gyakorisága
• Az érdekelt felek típusa (célközönség)
• A kommunikációban alkalmazott kulcsfontosságú elemek

Kommunikációs terv kidolgozása

Ez a feladat könnyen elvégezhető, feltéve, hogy minden kommunikációs stratégiája fel van állítva és tisztában van a fejedben. Miután megismerte és megértette, mit kell tennie, ki kell mondani és cselekedni kell, biztos lehet abban, hogy kidolgozza egy kommunikációs tervet, amely nem fog kudarcot valósítani. Az alábbi táblázat ideális és ajánlott stratégiákat kínál a jó kommunikációs terv gondos kialakításához és kialakításához annak érdekében, hogy pozitív kapcsolat alakuljon ki a projekt szereplőivel.

Fókuszpontok	Kérdések
Kommunikációs célok	Mit akar elérni a projekt kommunikációs tervével? Ezek a célok összhangban vannak-e a projekt céljaival?
Célközönség	Kinek szüksége van ilyen kommunikációra? Mi számít nekik?
A kommunikáció módja	Milyen kényelmet élvez a célközönség mint kommunikációs mód?
A kommunikáció gyakorisága	Milyen gyakran szeretné frissíteni az érdekelt feleket?
A különféle érdekelt felekkel folytatott kommunikáció célja	Miért szeretné továbbadni ezt az információt az ilyen típusú érdekelt feleknek?
A kommunikáció kulcsfontosságú elemei	Mit kell pontosan tudniuk? Mit akar mondani nekik, mint projektvezetőnek?
Kommunikációs mester	Ki szállíthatja a tervezett kommunikációt? Melyik csapattag elég felelős az ilyen kommunikáció biztosításához? Szüksége van-e különböző érdekelt feleknek különböző kommunikátorokra?
Információforrások	Mi az információforrás a kommunikációhoz? Milyen adatokat és információkat fog használni? Miért van szükség erre az információra az adott érdekelt fél számára?
Siker mutatók	Honnan tudhatom, hogy a kommunikációs terv működik? Mit tekint sikeres kommunikációs tervnek? Szükségem van egy kommunikációs terv értékelő találkozójára?

Ajánlott cikkek

Ez útmutatást adott az ön és a projektben részt vevő érintettek menedzsmentje közötti állandó kommunikációs vonal számára, amely nagy szerepet tölt be a kapcsolatba vetett bizalom megteremtésében. Ez a következő, a projekt érdekelt feleivel kapcsolatos külső link.

1. Csodálatos útmutató a projektmenedzsment technikáiról
2. Hatékony projektmenedzsment jelentések
3. A 7 legfontosabb nyílt forráskódú projektmenedzsment eszköz