E-mail etikett szabályok
Az információs technológia és a gyors elektronikus kommunikáció ebben a korában mindenkinek elvárásainak be kell tartania bizonyos szabályokat és etikákat, amikor a számítógéppel vagy bármely más eszközzel lép kapcsolatba. Ugyanaz az e-mail-etikettszabály vonatkozik mindenkire, függetlenül attól, hogy dolgozó szakember-e, e-mail-etikett szabályok üzleti vállalkozó vagy hallgató számára. Valójában különféle elektronikus kommunikációs források léteznek, például e-mail, Facebook, Twitter, Skype és még sok más. Kétségtelen, hogy az e-mail etikett szabályokat a munkahelyen az egyik leggyakoribb és leghatékonyabb kommunikációs eszköznek tekintik. Manapság a munkahelyi e-mail-etikett szabályok nemcsak az üzenet fontos részének küldésére korlátozódnak, hanem kerülete is sokkal szélesebb körre terjed ki. Valójában a felmérés szerint az e-mail azonosító felhasználók száma folyamatosan növekszik az egyre növekvő számú internethasználóval.
De későn, sajnos, az üzleti e-mail etikett szabályok a mocskos nyelv használatával kerülnek a veszélyeztetettségbe. Ezenkívül számos olyan eset volt, amikor egy hatalmas kommunikációs rés miatt teljesen félreértelmezték őket. Ezenkívül helyesen javasoljuk, hogy ne küldjön e-mailt, ha bosszant, vagy rossz érzése van valaki iránt. Ez tovább bonyolíthatja a problémákat, ha nem rendezik meg időben, vagy ha az e-mail nem küld megfelelően. Végül negatív hatást fejt ki, és azt mutatja, hogy Ön szakszerűtlen.
Fontos alapvető e-mail etikettszabályok
Íme néhány e-mail etikett-szabály, amelyeket az egyének gyakran figyelmen kívül hagynak, vagy általában nem követnek be-
E-mail etikettszabályok # 1. Minden sapka
Ha bármilyen formális vagy informális e-mailt ír, akkor tisztában kell lennie azzal, hogy a Caps lock nincs bekapcsolva. Általánosságban elmondható, hogy nem hangzik jól, ha az összes nyomtatott betût tartalmazó e-mailt összeállítják. Szakmai szempontból ezt a hibát általában „kiabálásnak” nevezik. Ezenkívül az írás szinte olvashatatlanná válik. Ha azonban valóban valami újat akar kipróbálni, és új betűtípust szeretne keresni, akkor minden szót használhat kisbetűkkel. Valójában ez a stílus népszerűvé vált manapság. De a levélírás helyes megközelítése az, hogy rendesen gépeljük az információkat anélkül, hogy túl sok betűstílust használnánk. Kiemelheti / félkövér vagy aláhúzhatja az üzenet fontos részét.
E-mail etikettszabályok # 2. E-mail küldése korrektúra nélkül
Egy másik hiba, amelyet az emberek általában elkövetnek, az e-mail küldése anélkül, hogy elolvasnák azt, amit valójában alkottak. Lehet, hogy nagyon óvatosan gépelt be egy fontos e-mailt, de meg kell szoknia, hogy újraolvassa a tartalmat, mielőtt rákattint a „küldés” gombra. Lehet, hogy e-mailben helyesírási vagy nyelvtani hibákat talál, amelyek rossz benyomást kelthetnek. Ne légy hanyag írás közben, még akkor sem, ha ez nem hivatalos üzenet. A lektorálás vagy a szerkesztés annál is fontosabbá válik, ha e-mailje automatikus javítású opcióval rendelkezik. Az újraolvasás biztosítja, hogy minden lényeges pontot megemlített a leveleiben, és ne felejtsen el csatolni a szükséges dokumentumokat, ha van ilyen.
E-mail etikettszabályok # 3. Hiba a továbbítás során
Kicsit meglepődni fog tudni, de az a tény, hogy az emberek még akkor sem követik a szokásokat, ha e-mailt továbbítanak valakinek. Valójában a „továbbítók” általában három kategóriába sorolhatók -
-
Hamis e-mailek hamis ígéreteket tartalmaznak
Mint ilyen, valószínűleg sok hamis e-maillel is találkozott, amelyek hamis ígéreteket tartalmaznak. Például felkérheti Önt, hogy továbbítson információt sok embernek, állítva, hogy egy bizonyos összegű pénzjutalmat kínál Önnek e feladat elvégzésekor. Kérjük, vigyázzon az ilyen e-mailekről!
-
Képekből és szórakoztató tényekből álló e-mailek
Számos e-mail tartalmaz állatok, csecsemők vagy más érdekes tárgyak aranyos képeit, és a feladó azt kéri, hogy küldje tovább további személyeknek. Ezenkívül érdekes tényeket és információkat tartalmazhat bármilyen kérdésben. Legyen nagyon óvatos, mielőtt az e-mail etikettszabályokat a munkahelyen továbbítja, és továbbítja azokat valakinek.
-
Rossz e-mailek vagy Spam
Ezeket általában a hackerek küldik az áldozatok megcélzására. Az e-maileket ömlesztve küldik nagyszámú embernek, az istenek és istennők nevében. Például kaphat egy e-mailt egy ismeretlen forrásból, aki arra kéri Önt, hogy továbbítsa azt bármilyen hindu Isten vagy Jézus Krisztus nevében.
Nagyon ébernek és tudatosnak kell lennie, miközben ilyen hamis e-mailekkel kell kezelnie. Kövesse az alábbi egyszerű utasításokat -
- Kérjük, ne továbbítson semmilyen levélszemét vagy levélszemét sem véletlenül
- Ha elvarázsolja az e-mail képe, videója vagy tartalma, és valóban tovább szeretné továbbítani, kérjük, ne felejtse el elküldeni, csak személyes megjegyzésben.
- E-mailek tartózkodási helyét ellenőrizheti olyan webhelyek megfigyelésén, mint a Snopes.com.
- Ne továbbítsa az e-maileket a címjegyzékében elérhető minden személy számára.
E-mail etikettszabályok # 4. A tartalom eltúlzása vagy rövidítése
Egyeseknek a szokása túlozni vagy feleslegesen kidolgozni egy pontot, miközben az e-mail etikett szabályokat állítják össze a munkahelyen. Kérjük, menjen el az ilyen gyakorlatoktól, mivel ez nem mindenki számára a szemnek tetszik. Kerülje a hosszú mondatok használatát; ehelyett írjon a ponthoz és rövid bekezdésekbe. A felsorolt pontok és számok használata mindig bátorító, mivel könnyen érthetők. Félkövér betűkkel vagy dőlt betűvel kiemelheti a fontos szempontokat.
Másrészt, ez nem azt jelenti, hogy kiválaszthatja a legrövidebb utat az üzenet továbbításához. Ez jobban alkalmazható és fontos, különösen, ha bármilyen e-mail etikettre válaszol. Ne válaszoljon egyetlen szót sem. Valójában ez az e-mail etikett az üzleti vállalkozásokra gyakran megsérül, ha a személynek igenlő vagy nemleges választ kell adnia. Az e-mail meglehetősen hirtelen válik és kínosnak tűnik. Miért fontos követni ezt a mintát? A válasz az, hogy minden e-mailnek van egy bizonyos hangszíne, és azt szigorúan be kell tartani írás közben. Tehát válaszoljon egy teljes mondat írásával.
E-mail etikettszabályok # 5. Kompozit megközelítést fogadjon el a zeneszerzés közben
Nos, ez sok helyzetben igaz. Az emberek gyakran nem vesznek figyelmet a hangjelzésre vagy a nyelvre, miközben e-mailt írnak. Az eredmény; írnak egy nagyon bonyolult nyelven, amelyet meglehetősen nehéz megérteni. Természetesen kerülendő a kemény szavak használata. Inkább hozzáállásának egyszerűnek kell lennie. A nyelvnek nyugtalannak kell lennie, amelyet bárki könnyen megérthet. Ennek során azonban nem szabad megfeledkeznie arról, hogy kivel foglalkozik az e-mailben. Állítsa össze tényeit szervezett módon. Legyen óvatos a megfelelő írásjelek használatakor.
E-mail etikettszabályok # 6. Teljes informális megközelítés elfogadása
Most ezt találták számos, a munkahelyen alkalmazott e-mail-szabályzatban. Időnként az egyének túlságosan informálisak lesznek megközelítésük során, majd az üzenet hangját tükrözik. Nos, ez nagymértékben függ a küldő és a fogadó közötti kapcsolat típusától. Bármi legyen is a lényeg, akkor figyelemmel kell kísérnie az informalitás szintjét, kivéve, ha valakivel nagyon különleges személynek szól. Óvatosan kell választania a képzeletbeli betűtípusokat, a színes szövegeket és az SMS rövid nyelveit, például „u” az Ön számára, „ur” vagy az Ön stb.
E-mail etikettszabályok # 7. Csoportos e-mailek küldése vagy megválaszolása
Sokszor csoportos e-maileket kell küldenie. Ebben az esetben is megfontoltnak kell lennie a megközelítésében, hogy ne szálljon le a nehézségekkel küzdő térségbe. Mindig ügyeljen arra, hogy a BCC mező opciót használja-e, amikor az üzenetet tömegesen küldi el sok ember számára. Ennek előnye, hogy elrejtheti más személyek e-mail címét. Senki sem tudja kitalálni, hány ember kapta ugyanazt a levelet. Ezt a gyakorlatot általában a vállalatok alkalmazzák, amikor több jelöltet hívnak fel interjúra.
Ugyanígy, ha a csoportos e-mailekre válaszol, megmenthet más emberek e-mail címeinek közzétételétől. Ebben az esetben használhatja a CC mezőt. Ennek az eszköznek a használata előtt azonban nagyon körültekintő és óvatos.
E-mail etikettszabályok # 8. Szakmai és személyes ötvözés
Az üzleti szakemberek számára a működő e-mail-etikett legtöbb szabályának két külön e-mailje van, az egyik a személyes, míg az egyik a vállalati e-mail, amely csak hivatalos üzeneteket tartalmaz. Néhány ember azonban az irodai postai azonosítóját használja a személyes üzenet elküldésére barátainak vagy rokonának. Ez semmilyen módon nem elfogadható, és a munkahelyi e-mail etikett szabályainak és a magatartási kódexnek a teljes megsértésével jár. Még akkor is, ha érdekes videót, viccet vagy bármilyen más információt szeretne megosztani az irodai kollégákkal a személyes feljegyzésről, mindig használja a személyes e-mail címét. Számos vállalkozási e-mail-etikett nagyon szigorú ezen a megjegyzésen, és az ezen fronton elkövetett bármilyen megsértés az egyén büntetését vonhatja maga után. Ezenkívül győződjön meg arról, hogy nem küld NSW (nem biztonságos munka) e-maileket a vállalati azonosítóból. Kifogásolható videók vagy tartalmak küldése a munkavállaló kiutasításához vezethet.
E-mail etikettszabályok # 9. „Gyengéd emlékeztetők” küldése
Ha alaposan észrevette, egy nagyon népszerű kifejezés valóban trendbe lép az elektronikus levelek világában, amelyet „Gyengéd emlékeztetőnek” hívnak. Ezt a kifejezést gyakran használják, különösen az e-mail tárgysorában. Ahogy a neve is sugallja, a feladó valójában valamire emlékezteti a címzettet, mint például a fennmaradó fizetési díjak megfizetését stb., De az üzenetet időnként félreértelmezik. Számos üzleti e-mail-etikett szabály ezt bűncselekménynek tekinti, mert emlékeztetnek valamit. Tehát akkor is, ha emlékeztetőt kell küldenie valakinek, kérjük, legyen óvatos a nyelv és a hangzás szempontjából.
E-mail etikettszabályok # 10. Mega fájlok küldése
Érdekes megjegyezni, hogy az emberek nemcsak megsértik az e-mailes etikett szabályokat a munkahelyen, miközben üzeneteik tartalmát készítik, hanem akkor is, ha dokumentumokat csatolnak az írásukhoz. Igen, abszurdnak tűnhet, de a 10 MB vagy annál nagyobb dokumentum vagy fájlméret csatolása magatartás megsértésének minősül. Mint ilyen, a kiszolgálók nem tudják átvenni egy ilyen nagy dokumentum nyomását. Az ilyen mellékleteket bármilyen formában el kell küldeni, és rendetlenséget okozhat a nyugta beérkező leveleiben. Ha azonban nagy méretű fájlt kell küldenie, akkor jobb választani az online szolgáltatásokat, például a Dropbox, a Hightail vagy a DropSend szolgáltatást.
E-mail etikettszabályok # 11. Hiányos tárgysor írása
Akár hiszed, akár nem, de a Tárgy sort minden e-mail egyik legfontosabb részének tekintik. A levél címzettje először észreveszi a levél tárgysorát, mert így látható a postafiókjában. Ebben a témában a vevők fogják kitalálni, mi az üzenet. Ezért fontos, hogy írjon egy teljes és értelmes témát, majd jöjjön a test többi részéhez. A nem megfelelő tárgysor azt mutatja, hogy érdekli az üzenetet a címzettnek továbbítani.
E-mail etikettszabályok # 12. Az e-mail kezdete és aláírása
Az e-mail eleje a test többi részének hangját és nyelvét sokat tükrözi. Csak azáltal, hogy hello-t vagy egy egyszerű hi-t írsz, kissé abszurdnak hangzik. Ha ismeri a személy nevét, akkor névvel is megkeresheti, és ha nem, írjon egy Tisztelt Hölgyem / Uramot. Ha az idősebb felé fordul, akkor nem kezdheti el Hello Uram. Ha valakivel kérdezi őt, hogy jelentkezzen interjúra, akkor utalhatja a nevére, vagy egyszerűen csak írhatja: „Kedves jelentkező”.
Hasonlóképpen, amikor bezárja az e-mailt, ne írjon feleslegesen a köszönet, kivéve, ha azt kéri az egyéntől, hogy tegyen szívességet. Valójában a „Üdvözlet” a levél teljes megbeszélésének összefoglalására alkalmasabb szó.
E-mail etikettszabályok # 13. Saját édes idő a válaszadásra
Ez egy rossz szokás speciálisan fejlődni, ha kapcsolatban áll a szakmai világgal. Vannak olyan emberek, akik élvezik azt a luxust, hogy visszatérnek az e-mailekre, még akkor is, amikor tudják a választ. Csak akkor válaszolnak, ha az idő beceneve, vagy amikor emlékeztető e-mailt kapnak. Természetesen az e-maileket érdemük alapján kell kezelni, de legalább a témával vagy a kérdéssel kapcsolatos választ kell válaszolnia.
Az e-mail etikett szabályok megkötése:
Fontos elkerülni azokat a gyakorlatokat, amelyek során megsérti az üzleti e-mail etikettre vonatkozó szabályokat. A munkahelyen e-mail-etikét kell elkészítenie, ha a hitelességét és őszinteségét tükrözi.
Kapcsolódó tanfolyamok
Ezen a poszton néhány e-mail etikett szabályt fogunk megvitatni, amelyeket az egyének gyakran figyelmen kívül hagynak, vagy általában nem követnek be. Itt megvitatjuk a munkahelyi fontos alapvető e-mail-szabályokat.
- Az e-mail etikett képzés alapjai
- E-mail marketing képzés
- CRT: 05 - E-mail etikett