Adatbázis létrehozása a Microsoft Access használatával - A Microsoft Access egy remek szoftver alkalmazás, amelyet a Microsoft Office Professional Suite csomag tartalmaz. Ezzel az egyszerű adatbázis eszközzel biztosan megtanuljuk jobban megszervezni a munkánkat és az életünket!

Miért érdemes használni a Microsoft Access szolgáltatást?

A legtöbb ember azt kérdezi tőlünk: “Miért van szükségem egy fantasztikus adatbázis-szoftverre? Az Excel elég jól működik a változatos igényeimhez. ”

Itt mondjuk örömmel, hogy az Access nem „képzeletbeli” adatbázis. Könnyű, hatalmas hatékonyságú, és rengeteg időt és ismétlődő erőfeszítést takaríthat meg, még akkor is, ha adataival a lehető legtöbbet hozza ki. Valójában azt tapasztalja, hogy sokkal többet nyerhet adataiból, ha az Excel-lapokat egy jól szervezett Access-adatbázissal kombinálja.

Microsoft Access

  • Relációs adatbázis eszköz . Ez azt jelenti, hogy az összes adat (kapcsolódó) táblákba van rendezve. Az eszközt felhasználhatja havi költségeinek költségvetésére, könyvtári katalógusának megszervezésére vagy bonyolult címjegyzék karbantartására; A kulcs abban rejlik, hogy adatait egyszerű, nem redundáns táblázatokba rendezik, amelyeket össze lehet kapcsolni.
  • „Emlékszik” az adataira. Az Excel-től eltérően, zökkenőmentes memóriabankként is működik, amely tárolja és megjegyzi az Ön adatait, így könnyen visszahozhatja azokat későbbi felhasználás céljából. Lehet, hogy tárolt már több Excel-lemezt havi költségek fedezésére. De ha ezeket a lapokat most össze szeretné kombinálni, és együtt kell tanulmányozni, akkor speciális (és néha nehézkes) Excel funkciókat kell használnia, például táblázatokat, műszerfalakat stb. Az Access programban ez zökkenőmentes.
  • Az összetett adatműveleteket könnyedén megkönnyíti. Az Access minden olyan alapvető műveletet kínál, amelyeket az Excel hajt végre, mint például a válogatást, a számításokat, a szűrőket stb. Ezen felül lehetővé teszi a táblázatok adatainak egyesítését vagy kizárását (például az Excel lapokhoz való csatlakozást) speciális kritériumok alapján. És a jó hír az, hogy mindez könnyedén elérhető az Access programban!

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan hozhatja létre az első működő adatbázist 6 egyszerű lépéssel.

  1. Szervezze adatait strukturált táblázatokba.

Ha az Access adatbázist kívánja használni, akkor valószínű, hogy már van tisztességes elképzelése a létrehozni kívánt táblaszerkezetekről. Gondoljon erre egy fontos előkészítő lépésként, mivel a táblázatok szerkezete határozza meg az Access alkalmazás sikerességét.

Néhány kérdés, amelyek segítik ezt a jogot:

  • Milyen adatai vannak? Üzleti nyilvántartások, személyes fájlok, adatok, amelyek támogatják a kulturális társadalmat? Ideális esetben minden típus saját adatbázist tartalmaz.
  • Mi a közös a rendelkezésére álló adatok között? Csoportosíthatja őket külön táblázatokba ezen közös tényező alapján? Pl .: jövedelmek, kiadások, címlista stb.
  • Mi az egyedi az egyes asztalok között? Mit tudsz felhasználni az egyes adatok egy sorának azonosításához? Például: név, azonosító stb. Ez lesz az elsődleges kulcs, és lehet egy vagy több oszlop . (Ne aggódjon, ha nem talál valami egyediat, mivel az Access automatikusan generál egy elsődleges kulcsot.)
  • Melyek a táblák közötti összekötő linkek? Ezek potenciális idegen kulcsok (erről többet megtudhat alább).

Javasoljuk, hogy az asztal szerkezetének durva rajza legyen papíron. Ne aggódjon a tökéletesség miatt; a táblázatok fejlődnek, amikor az Access-szel dolgozik, és elsajátítják rajta. Ha készen áll, indítsa el a Microsoft Access alkalmazást, válassza a Fájl -> Új -> „Üres adatbázis” lehetőséget, majd kattintson az „Létrehozás” gombra az első Microsoft Access adatbázis elindításához!

Tipp: Válasszon egy megfelelő nevet, amely tükrözi az adatbázis típusát; ez sokkal jobban hangzik, mint egyszerűen „első adatbázisom” -nak hívni !

  1. Hozza létre a táblákat

Miután sikeresen elindította és létrehozta az első adatbázist, az Access megnyitja a „Table Tools” nézetet táblák létrehozásához, mert valójában az Access a táblázatokról szól!

Itt létrehozunk egy egyszerű költségvetési alkalmazást, amely 3 táblát tartalmaz: Rendszeres kiadások, Havi jövedelem és Havi kiadások. A kékkel kiemelt oszlopok egyediek, ezért felhasználhatók elsődleges kulcsként. (Ne feledje, hogy ha egynél több oszlop van kiemelve kékkel, akkor a kombináció együtt egyedi.)

A Normál költségek táblázat hozzáadásához használja a jobb oldali fület.

  • Az első oszlopot (ID) az Access automatikusan generálja, és alapértelmezett elsődleges kulcsként szolgál. (Ezt később megváltoztathatjuk.)
  • Kattintson a „Kattintson a hozzáadásra” gombra a következő oszlopnév beírásához. Az oszlop típusát (legördülő menü) választja meg. Válassza a Szöveg lehetőséget, és írja be a „Költség neve” elemet.
  • Kattintson ismét a következő oszlop hozzáadására, válassza a Szöveg lehetőséget, és írja be a „Típus” elemet.
  • Újra kattintson a következő oszlop hozzáadására, válassza a Számot, és írja be az „Összeg” értéket.
  • Végül mentse el az újonnan létrehozott táblázatot (a Vezérlőgomb + „S” billentyűk segítségével). Amikor a rendszer kéri a nevet, írja be a „Rendszeres költségek” elemet.

És ott, frissen létrehozva, van a maga első Microsoft Access táblázata. Hurrá!

A Létrehozás lapon használja a Létrehozás -> Táblázatot, és kövesse a fenti lépéseket hasonló módon a „Havi jövedelem” és a „Havi költségek” táblázatok létrehozásához.

Ajánlott tanfolyamok

  • Professzionális VBA makró tanfolyam
  • VBA és makrók tanfolyam
  • Excel 2007 alapvető modellezési képzés

  1. Írja be az adatokat a táblákba

Ebben a lépésben manuálisan írjuk be az adatokat a táblákba. De ne feledje, hogy az Access számos további könnyű módszert kínál az adatok importálásához táblázatokba (egy Excel-lapról, egy szöveges fájlból stb.).

Itt meg kell említenünk, hogy az Access nyer az Excel ellen az adatok érvényesítésében, ha a táblázatok helyesen vannak megtervezve. Az asztaltervezés relevanciájának megértése érdekében egyszerűen adatokat adunk a „Rendszeres költségek” táblázathoz, és felfedezzük a kihívásokat.

Itt vannak az adatok, amelyeket a táblázatokba szántunk:

A „Adatlap nézet” a legjobban a táblázati adatok hozzáadásához / törléséhez / megváltoztatásához, és akkor nyílik meg, amikor duplán kattint a táblázat nevére a bal oldali lapon. A DESIGN fülön -> View -> Design View segítségével is elérheti. Miután ebben a nézetben találta meg, válassza a bal oldali lapon azt a táblát, amellyel dolgozni fog („Rendszeres költségek”). A jobb oldali lapon,

  • Kattintson a második oszlopra (Költség neve) és írja be a „Kölcsönzés” elemet.
  • Kattintson a harmadik oszlopra (Típus) és írja be a „Javítva” elemet.
  • Kattintson a negyedik oszlopra (Összeg) és írja be a „2000” értéket.
  • Az első sort kitöltötte. Ismételje meg a fennmaradó sorokat.
  • Ismételje meg ugyanezt a „Jövedelem” és a „Havi költségek” táblázatokra.

Észrevetted, hogy az Access automatikusan rendezi az adatokat növekvő mennyiségű sorrendben? Ha meg akarja változtatni, kattintson a jobb gombbal a Mennyiség mezőre, és módosítsa a rendezési sorrendet.

Amint biztosan megfigyelte, az Access automatikusan egyedi számot generál az első oszlophoz (ID), mivel ezt kezeli alapértelmezett elsődleges kulcsnak. Ez az oszlop általában arra szolgál, hogy egyedi adatsorokat szerezzen a táblázatból.

Lehet, hogy ezt az értéket nehezen tudjuk emlékezni, mivel nincs releváns adataink szempontjából . Ezenkívül már azonosítottuk az egyedi elsődleges kulcsokat, és ezt be kell építeni a táblázat kialakításába. A következő lépés bemutatja, hogyan lehet az asztal átalakítását ennek érdekében elvégezni.

  1. (Re) Tervezze meg tábláit

Miután elkészítette a táblázatait, fogadhatunk, hogy kíváncsi vagy, hogy kiderül-e, hogy rendben vannak-e. Valójában ezt fontos megtenni, így bármilyen további szabályt belefoglalhat az adatok érvényesítésére és pontosságára. Ezt ellenőrizheti a „Design nézetben”.

A rugalmasabb Design nézet könnyen elérhető a DESIGN fülön -> View -> Design View. (Alternatív megoldásként kattintson a táblázat nevére a bal oldali lapon, és válassza a „Tervnézet” lehetőséget.)

Ha felfedezi a „Rendszeres költségek” táblázatot (a fenti képernyőkép), akkor feltétlenül talál néhány ellentmondást. Javítsuk ezt a következőképpen:

  • Alapértelmezés szerint az automatikusan létrehozott azonosító oszlop van beállítva elsődleges kulcsként, és ennélfogva bal oldalán a kis kulcs ikon. Ezt úgy változtatjuk meg, hogy kiemeljük (egy kattintással) a Költségnév oszlopot, és a felső lapon kiválasztjuk az „Elsődleges” kulcs ikont. (A jobb egérgombbal kattintson az oszlop nevére is, és válassza az „Elsődleges kulcs” lehetőséget). A kulcs ikon ennek megfelelően megváltozik.
  • Többé nincs szükség az azonosító oszlopra. Tehát jobb egérgombbal kattintson rá, és válassza a „Sorok törlése” menüpontot. Ez automatikusan törli ezt az oszlopot (és az ahhoz korábban beillesztett értékeket) a táblázatból.
  • Az Összeg oszlop száma Adattípusra van beállítva. Cserélje ezt pénznemre.

Most az asztalunk jól néz ki. Hasonlóképpen szerkesztheti a másik 2 táblát a Design nézetben is, hogy megváltoztassa az elsődleges kulcsot, beállítsa a valuta adattípusát és további adatokat adjon az összes táblához, hogy egymással egymást követő lépésekben játszhassunk.

  1. Határozza meg a táblázat kapcsolatait

Bármikor, amikor egyszerűen „meg akarja nézni” a táblázatait, az Adatlap nézet használható. Arra gondolunk, hogy szeretné megtekinteni az összes táblázata összesített eredményét. Ez nehézkes lehet az Excel programban, de könnyű az Access programban. A kulcs a táblakapcsolatok meghatározásában rejlik.

A kapcsolatok határozzák meg, hogy a tábláink hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Ezeket a csatlakozó linkeket az idegen kulcsoknak hívják az adatbázis zsargonban.

A táblakapcsolatok meghatározásához az Access alkalmazásban nyissa meg az ADATBÁZIS SZABÁLYOK lapot, és kattintson a Kapcsolatok elemre. Megjelenik egy párbeszédpanel, amely felsorolja az összes táblát. Kattintson duplán az egyes táblákra, amíg azok meg nem jelennek a háttér kapcsolatok nézetében. Ha egy táblázat többször megjelenik, akkor kattintson a jobb gombbal az extra táblára, és válassza a „Táblázat elrejtése” lehetőséget.

Amint mind a három asztal látható, akkor mozgathatja őket a képernyőn, ahogy tetszik.

De jelenleg semmi különös ebben a nézetben. Asztaljainkat egyszerűen felsoroljuk, leválasztjuk . Ennek megváltoztatásához kattintson a RENDSZERES KÖLTSÉGEK.Expense Név mezőre, és húzza a HÓNAPOS KÖLTSÉGEK.Expense Név mezőbe. A párbeszédpanelnek a következőképpen kell megnyílnia:

Amit itt csinálunk, egy-egy kapcsolat létesítését hozza létre a Rendszeres Kiadások Táblázat és a Havi Kiadások Táblázat között.

Rendszeres kiadások. Költség neve -> Havi kiadások. Költség neve

Elsődleges kulcs -> Idegen kulcs

Egy -> sok

Ezért,

  • Ellenőrizni kell a „Referenciális integritás érvényesítése” lehetőséget. Ez biztosítja, hogy a havi költségekben szereplő összes hozzáadott értéket összehasonlítás céljából összehasonlítsák a Rendszeres költségek táblázat értékeivel.
  • Távolítsa el a jelölőnégyzeteket a „Kaszkád frissítés / kapcsolódó mezők törlése” jelölőnégyzetből . Ezzel az összes frissítést / törlést az elsődleges kulcstáblázatban lépésről lépésre (a mi esetünkben a rendszeres költségek) soroljuk be. Tehát ha az összeget egy adott kiadásra frissítik, akkor az összes kapcsolódó táblában beépül. Hasonlóan a törléshez. Szándékosan töröljük ezt a jelölést, hogy később bármilyen eltérést észleljünk. Végül kattintson a Létrehozás elemre.
  • Hasonlóképpen hozzon létre kapcsolatot a havi kiadások havi neve és a havi jövedelem havi neve között. Törölje a „Referencia integritásának érvényesítése” opciót itt.

A kapcsolati nézetnek ezt automatikusan tükröznie kell az alábbiak szerint:

Ön meghatározta az első asztali viszonyt, és készen áll arra, hogy minél többet nyújtson adataiból!

  1. Lekérdezés és adatok megtekintése a táblázatokból

Ez talán a legfontosabb és leghasznosabb része az Access over Excel használatának. Látja, létrehoztuk a táblázatainkat a megfelelő tervezéssel, hozzáadott adatokkal és meghatározott kapcsolatokkal. A következő fontos lépés az, hogy mindezt összerakjuk, és megnézhetjük, hogyan néz ki az egyesített adataink. És ezt egy lekérdezés segítségével hajtják végre.

Itt létrehozunk egy egyszerű lekérdezést, hogy rögzítsük a „rögzített” költségek esetleges eltéréseit.

Létrehozhat egy lekérdezést a Létrehozás fülön -> Lekérdezés varázsló segítségével, amely az egyszerű lekérdezés létrehozásának legegyszerűbb módja. A rendszer a következőket fogja kérni:

  • Típus (Egyszerű lekérdezés varázsló).
  • Táblázatnevek és mezők. Válassza ki a Költség nevét, a Típust és az összeget a Rendszeres költségek közül, és a Hó és összeget a Havi költségek közül.
  • Részlet vagy összefoglaló. Válassza a Részletes lehetőséget.
  • Írja be a „Fixed kiadások eltérési jelentését”, amikor a varázsló nevet kér, és kattintson a Befejezés gombra a jelentés lekérdezés elkészítéséhez.

A generált lekérdezésnek így kell kinéznie (a piros kiemelés nélkül):

De amint láthatja, ez a lekérdezés az összes költségrekordot megmutatja, és nem csak a nem egyezőket (amint azt a piros jelöli). Ezt a Query Design segítségével javíthatjuk (jobb egérgombbal kattintson a lekérdezés nevére a bal oldali lapon, és válassza a „Design View” lehetőséget).

Ezt a nézetet használjuk 2 kritérium hozzáadásához

  1. A Rendszeres költségek csoportban. Írja be a „Rögzített” értéket a Kritériumok alatt (tartalmazzon egyedi idézeteket). Ez korlátozza a visszakeresett adatrekordok típusát: Fixed.
  2. Bármelyik összeg alá illessze be a speciális kritériumokat, hogy ellenőrizze az eltérést: „(Rendszeres költségek). Összeg (havi költségek). Összeg” (idézetek nélkül). A jel azt jelenti, hogy „nem egyenlő”). Ez csak a nem megfelelő rekordokat veszi fel.

Ezek a kritériumok együttesen összegyűjtik a nem megfelelő fix fix költségeket.

A végeredménynek így kell kinéznie:

És ez valóban a végső eredmény, amelyet kívánunk. Gratulálunk!!

A záró megjegyzés

Ebben az alapvető oktatóanyagban a Microsoft Access sokféle szolgáltatásának ki volt téve, a táblázatoktól a kapcsolatokig és a lekérdezésekig. Javasoljuk, hogy építsen az itt felsorolt ​​táblákra és lekérdezésekre, és bonyolultabb műveleteket próbáljon meg.

A további gyakorlatra vonatkozó javaslatok a következők:

  • Dátum importálása táblázatokba az Excel lapról vagy vesszővel elválasztott szövegfájlokból (csv fájloknak is nevezzük).
  • Érvényesítési kritériumok hozzáadása a táblákhoz a Design View segítségével. Például próbálja korlátozni a Rendszeres Kiadások értékeit. Írja be csak a „Rögzített” vagy a „Változó” értékeket.
  • Tudjon meg többet a „normalizált” táblázatokról és arról, hogyan befolyásolja az adatait. Tervezze át és készítse el az itt megosztott példákat Normalizált táblázatokként.
  • Használja a Query Designer programot a nulláról egy összefoglaló jelentés készítéséhez, amely tartalmazza az év összes havi jövedelmét, kiadásait és egyenlegét.

Noha az első néhány, a Microsoft Access által elért három stratégia meredek tanulási görbét tartalmazhat, garantálhatjuk, hogy az erőfeszítéseid el fogják érni a jutalmat. A Microsoft Access egy könnyű adatbázis-eszköz, amely lehetővé teszi, hogy minimális erőfeszítésekkel nagyobb erővel bírjon az adataival. Tehát továbbra is megy és boldog belépés !!

Ajánlott cikk

Íme néhány cikk, amely segít részletesebben megismerni az adatbázis létrehozását a Microsoft hozzáféréssel, tehát csak keresse meg a linket.

  1. 10 A Microsoft Access hatékony szolgáltatásai
  2. 9 csodálatos lépés a Microsoft Excel készségek használatában
  3. Hogyan lehetne javítani a Microsoft Excel készségeit?
  4. 10 egyszerű lépés pivot diagram létrehozásához az Excel 2016 programban
  5. Csodálatos lépés Excel funkciók - táblázatok és grafikonok

Kategória:

Excel tippek