A hatálykezelési terv meghatározása
A hatókör-kezelési terv a projektmenedzser által kidolgozott terv, tervezet vagy elrendezés, amely meghatározza a projekt alkalmazási körét, ideértve a projekt munkabontási struktúráját. A területi menedzsment terv leírja, hogy a projekt menedzser felügyelete mellett hogyan fejleszti, ellenőrzi és ellenőrzi a projektet.
A hatókör-kezelési terv hatékony kidolgozása elősegíti a projekt hatékony és megfelelő végrehajtását szinkronizált módon. A tényezőkezelési terv kidolgozásakor számos tényezőt és paramétert figyelembe vesznek. A jó alkalmazkodási tervnek a következő pontokat kell figyelembe vennie:
- A projekt követelményei
- A tulajdonosok vagy az érdekelt felek
- Hatálynyilatkozat
- Hatálytervezés
- Hatály végrehajtása
- Munka megoszlás A projekt felépítése
- Szerepek és felelősségek
- teljesítések
- Hatály-ellenőrzés
A hatókör-kezelési terv alapvetően a projektmenedzsment terv szerves része, és miután a projekttervezés végrehajtásra került, a projektmenedzser számára könnyű meghatározni a projekt hatókörét és ellenőrizni a projekt hatókörét. Így a projektmenedzsertől elvárják, hogy egyértelműen megértse a hatókör-kezelési tervet, mivel a területkezelési terv szintén nélkülözhetetlen a projekt egyéb szempontjainak azonosítása és az azokon végzett munkák során.
A hatálykezelési terv legfontosabb jellemzői
A hatálykezelési tervnek vannak bizonyos kulcsfontosságú elemei, amelyeket figyelembe kell venni:
1) A projekt követelményei
A projekt követelményeinek azonosítása a legfontosabb lépés, mivel segít meghatározni és becsülni a projekt költségvetését. A teljes követelmény-azonosítás elősegíti a projektkövetelmény-jelentés bemutatását az érdekelt felek számára, és a követelmények sorba rendezését a számtalan követelményrendszer között, amelyek közül néhányat az érdekelt fél végén emelnek fel. Manapság különféle eszközökkel rendelkezünk, amelyek segítenek nyomon követni az egyik követelménykövetési mátrixot, amely segít nyomon követni az érdekelt felek követelményeit a projektmenedzsment ciklusának különböző szakaszaiban.
2) A projekt tulajdonosa / érdekeltje
A jó alkalmazkodási tervnek tartalmaznia kell az érintettekkel kapcsolatos részleteket, mivel a tulajdonos vagy az érdekelt az egyetlen, aki elmondja a projekt jövőképét, és a projektet úgy tervezik meg és hajtják végre, hogy az outputot az érdekelt fél igénye szerint biztosítsa. Az érdekelt felek a végső döntéshozók a projektben, ezért minden szakaszban tudatában kell lenniük a projekt előrehaladásának és előrehaladásának.
3) Hatálynyilatkozat
Az alkalmazási kör meghatározása nagyon fontos a hatókör-kezelési terv szempontjából, mivel meghatározza a teljes projektet. Az alkalmazási kör írásbeli formátumú, amely tartalmazza a projekt eredményeit és korlátait. Ez mindenféle feltételezést tartalmaz a projekt sikeres befejezéséhez, a projektvezető irányítása alatt.
térjünk át a következő hatókör-kezelési terv példára.
4) Hatálytervezés és kivitelezés
A területi tervezés alapvetően a hatókör-kezelési tervvel és a hatókör alapvonalával kezdődik. Meghatározza, hogy a terméket vagy a teljesítendő anyagokat hogyan szerezzék be a meghatározott időn belül. A minőségirányítás és a folyamatjavítás ezenfelül a területtervezés két fontos szempontja. A hatókör-tervezés és a kontrollált végrehajtás előnye, hogy meghatározza a projektmenedzsment teljes elrendezését, elkerülve a szerepkörökkel és felelősségekkel kapcsolatos bármilyen eltérést és dilemmát. A területi tervezést értékes bemeneti elemnek tekintik a projektmenedzsment folyamatában.
5) A munka lebontásának felépítése
A munka bontási struktúrája alapvetően az egész projektterv elvégzésére bontandó feladatokra vagy tevékenységekre. Ezután minden feladatot vagy tevékenységet külön-külön elemeznek ütemezés és költségvetési elemzés céljából, amely elősegíti a projekt teljes költségvetésének elemzését. A munka bontási struktúrája lehet grafikus vagy folyamatábra-formában, amely leírja a projekt különféle fázisait.
6) Szerepek és felelősségek
A hatálykezelési terv meghatározza a csapat minden tagjának szerepét és felelősségét. Van egy felügyelő vagy vezető, aki ellenőrzi, hogy minden szerepet és felelősséget meghatározott módon hajtanak végre, és a termelékenységet nem akadályozzák.
7) A projekt megvalósítandó / kívánt eredménye
A teljesítendő tevékenységek nem más, mint a kívánt eredmény vagy az érdekelt fél elképzelése, amely képviseli azokat a tárgyakat, amelyeket a projekt megtervez és fejlesztett. Ezeket a teljesítményeket vagy eredményeket a projektmenedzsment terv határozott részének tekintik.
8) Hatály-ellenőrzés
Hatály-ellenőrzésre van szükség a projekttervezés során felmerülő szükségtelen késések és pazarlás elkerülése érdekében. A referenciaértékek meghatározásához és a projekt időben történő végrehajtásához rendszeres időközönként meg kell vizsgálni és ellenőrizni kell a projekt feladatait és eljárásait. A hatókör-ellenőrzés az is fontos, hogy fenntartható legyen a hatékony kommunikáció a projektcsoport tagjai között, és a folyamat zökkenőmentesen zajlik.
Hogyan lehet létrehozni egy hatékony és eredményes hatókör-kezelési tervet?
A projektmenedzsertől elvárják, hogy mély ismeretekkel és tapasztalattal rendelkezzen a hatókör-irányítási tervről. Az alábbiakban felsoroljuk a sikeres hatókör-kezelési terv kidolgozásának kulcsfontosságú lépéseit:
- A projekt követelményeinek összegyűjtése a területkezelési terv legfontosabb lépése. A követelmények meghatározása az az alapvető lépés, amely nélkül a projekt nem indítható el.
- Világosan meg kell határozni a projekt és az érdekelt felek céljait és igényeit. A célok és az igények meghatározása biztosítja, hogy a teljesítendő eszközök elérhetőek-e vagy sem. A munkaerő-menedzsment szintén döntő fontosságú, mivel nagyon fontos ismerni azt a munkaerőt, amelynek segítségével a projekt megvalósul.
- Készítse el a projekt terjedelmét az összes ponton felsorolt részlettel és lényeges elemmel. Ez a lépés magában foglalja a részletes megbeszéléseket, prezentációkat is, a szerepek és felelősségek megvitatását, a projekt költségvetését és költségeit, a munkaerő menedzsmentjét, valamint a projekt fázisai és alfázisai ütemezését és rangsorolását.
- A projekt körének minden szempontját előre meg kell tisztázni a hatókör-kezelési terv során, hogy megkönnyítsék a projekt követelményeinek és teljesítményeinek azonosítását.
- Az útmutató vagy a felügyelő fontos a teljes hatókör-végrehajtási folyamat ellenőrzéséhez, és kit lehet használni referenciaként a projekt végrehajtásának bármely szakaszában. Tisztában kell lennie azokkal az eszközökkel és stratégiákkal, amelyeket a hatókör-kezelési terv folyamatában és végrehajtásában használnak.
Példa
A hatókör-kezelési terv példái a következők:
A hatókör-kezelési terv a projektmenedzser által kidolgozott terv, tervezet vagy elrendezés, amely meghatározza a projekt hatókörét, ideértve a projekt munkabontási struktúráját. A hatókör-kezelési terv leírja, hogy a projekt menedzserének felügyelete alatt hogyan fejleszti, ellenőrzi és ellenőrzi a projektet.
Hatálykezelési terv kidolgozása / létrehozása:
- Követelmények összegyűjtése
- Hatály meghatározása és megállapítása
- Munka felbontási szerkezet
- Hatály érvényesítése
- Hatályellenőrzés / Hatályfelügyelet
A hatókör-kezelési terv a hatókör alapvonalával kezdődik, amely magában foglalja a hatókör-nyilatkozatot és a munkabontási struktúra szótárt.
1) Gyűjtési követelmény
A projekt követelményeinek azonosítása a legfontosabb lépés, mivel segít meghatározni és becsülni a projekt költségvetését. A teljes követelmény-azonosítás elősegíti a projektkövetelmény-jelentés bemutatását az érdekelt felek számára, és a követelmények sorba rendezését a számtalan követelményrendszer között, amelyek közül néhányat az érdekelt fél végén emelnek fel. Manapság különféle eszközökkel segítünk nyomon követni az egyik követelménykövetési mátrixot, amely elősegíti az érdekelt felek igényeinek nyomon követését a projektmenedzsment ciklusának különböző szakaszaiban.
2) Hatály meghatározása és megállapítás
Az alkalmazási kör meghatározása nagyon fontos a hatókör-kezelési terv szempontjából, mivel meghatározza a teljes projektet. Az alkalmazási kör írásbeli formátumú, amely tartalmazza a projekt eredményeit és korlátait. Ez mindenféle feltételezést tartalmaz a projekt sikeres befejezéséhez, a projektvezető irányítása alatt.
3) A munka lebontásának felépítése
A munka bontási struktúrája alapvetően az, hogy a teljes projekt tervet a végrehajtandó feladatokra vagy tevékenységekre bontja. Ezután minden feladatot vagy tevékenységet külön-külön elemeznek ütemezés és költségvetési elemzés céljából, amely elősegíti a projekt teljes költségvetésének elemzését. A munka bontási struktúrája lehet grafikus vagy folyamatábra-formában, amely leírja a projekt különféle fázisait.
4) Hatály érvényesítése
A hatály érvényesítése egy olyan projektmenedzsment módszer, amelyet a projekt végső eredményeinek hivatalos elismerésére használnak. Elsődleges előnye, hogy a szállítmányok validálásával objektívvá teszi az elfogadási folyamatot, és javítja az elkészült terméket, szolgáltatást vagy eredményt.
4) Hatály-ellenőrzés / Hatás-felügyelet
Hatály-ellenőrzésre van szükség a projektek tervezésében fellépő szükségtelen késedelmek és pazarlás elkerülése érdekében. A referenciaértékek meghatározásához és a projekt időben történő végrehajtásához rendszeres időközönként meg kell vizsgálni és ellenőrizni kell a projekt feladatait és eljárásait. A hatókör-vezérlés azért is fontos, hogy fenntartsák a hatékony kommunikációt a projektcsoport tagjai között, és a folyamat zökkenőmentesen menjen végbe.
Ajánlott cikkek
Ez egy útmutató a Tartalomkezelési Terv példájához. Itt tárgyaljuk a funkciókat és a hatékony és eredményes hatáskezelési terv létrehozásának példáit. További információkért áttekintheti a többi javasolt cikket is
- Agilis kezdőknek
- Projektvezető felelőssége
- Agilis üzleti elemző
- Scrum Projektmenedzsment
- Szótár Pythonban