Idő kezelése - Mindannyian azt szeretnénk, ha több időnk lenne egy nap alatt. Ha véget ért, és visszatekintünk arra, amit elértünk, gyakran azon töprengettünk, vajon hogyan mentek el ezek a 24 órák. Az időhiány olyan jelentős probléma, amellyel többségünk szembesül. Ha köztük vagy, akkor az időgazdálkodás problémát jelenthet. Legtöbben életünkben időtörésekkel néznek szembe. Gyakran mondunk olyan dolgokat, mint: „Nem tudom, hol lehet időt találni” vagy „Nincs elég idő a napban” vagy „Nincs időm magamnak.”
Az időgazdálkodás képesség
Gyakran azt gondoljuk, hogy soha nincs időnk befejezni munkánkat, mert egyértelműen elfoglaltak vagyunk az élet görbéinek megválaszolásával. Amikor végre sikerül időt fordítanunk arra, hogy időt szülessen magunknak, egy hirtelen fejlõdés sújt, amely azonnali figyelmet igényel. Valójában úgy tűnik, hogy még akkor sem, amikor semmilyen problémával nem szembesülünk, nincs időnk a napi feladataink kezelésére.
Szóval hogyan találunk kezelési időt bármi, amit csinálunk?
Minden a szervezéssel kezdődik
Az időgazdálkodás nem olyan nehéz fekete mágia, amelyet csak néhány ember ért meg. Valójában mindannyian hatékonyan tudják kezelni az idejét, mindaddig, amíg megszervezzük magunkat. Sans szervezet, nehéz lesz elképzelni, hogy mit kell elérnünk a nap folyamán, és mennyire fontosak ezek a dolgok hosszú távú céljaink eléréséhez.
Miután megszervezte az idejét, nemcsak megszerezheti a képességét a napi feladatok hatékonyabb kezelésére, hanem növeli annak a lehetőségét is, hogy az időt odaítélje ott, ahol valójában szüksége van, azaz a hosszú távú célokra, amelyeket szem előtt tart. Ha a múltban még soha nem állított be ilyen célokat, akkor itt az ideje a kezdésnek. Ez nagyon fontos előfeltétele a hatékony időgazdálkodásnak.
Miért fontos a célok kitűzése az időgazdálkodás szempontjából?
A célok kitűzése a diagram fölé helyezkedik az összes időgazdálkodási stratégia között. Segít a játékteret meghatározásában. Ha nem ismeri a céljait, akkor egész nap a kerekek foroghatnak, és többször is csalódhatnak. Ha hatékonyan szeretné kezelni az időt, és ezzel egyidejűleg megvalósítani minden álmát és reményét, akkor tisztában kell lennie azzal, hogy mit akarsz az életedből.
-
Időkezelés - világos célokat tűzhet ki
Kevés embernek van ideje mindent végrehajtani. Ezért fontos a prioritásaink megcélzása. Állítsa be a céljait és időt töltsön olyan tevékenységekre, amelyek segítenek e célok elérésében.
A legfontosabb prioritásként kell kezelni a sürgős és fontos tevékenységeket. Gondoljon arra, hogy időt kell-e költenie olyan dolgokra, amelyek nem feltétlenül fontosak, de sürgősek. Átruházhatók-e ezek a dolgok egy másik személyre? Egyáltalán időt kellene költenie olyan dolgokra, amelyek nem sürgõsek és nem is fontosak?
Tervek kidolgozása:
Jelölje meg terveit a prioritások szerint. A dolgozói tényező. Ez hasznos lehet az első hét tervezésekor. Akkor tegye a következőket a napra.
- Határozza meg azokat a feladatokat, amelyek segítenek a célok elérésében. Idővel ennek megfelelően.
- Először fejezze be a kis és sürgős feladatokat.
- Ossza el a munkát, ha vannak olyan emberek, akik meg tudják csinálni, talán olcsóbban, hatékonyabban és gyorsabban.
- Gondoskodjon arról, hogy mások tudják, mit kell elérniük minden nap.
- Ossza fel a nap összes fő feladatát az elérhető munka blokkjaira.
- Kezelje őket egyenként.
Határidők meghatározása:
Minden tevékenységhez állítson be elérhető határidőket. Állítson be egy végleges határidőt, amely tartalmazza a hosszú távú projektek átmeneti határidejét. Adjon meg időt a váratlan eseményekre. A hosszabb projektekhez több rendkívüli idő szükséges.
Határozza meg, hogy a határidők rugalmasak vagy rögzítettek-e. Soha ne hagyja, hogy a kevésbé fontos munka hosszabb időt vegyen igénybe, mint amennyire kellene. Ha csak 10 percet ér, akkor ellenőrizze, hogy az elkészült-e ezen időn belül.
Ütemezze munkáját úgy, hogy megfeleljen temperamentumának a hét vagy a napi különféle időpontokban. Például, ha késő reggel a legegyszerűbb és leginkább távozó, ütemezze az ügyfélhívásokat abban az időben.
-
Időkezelés - Szerveződjön meg
A szervezés a második lépés a hatékony időgazdálkodás felé. Szerveznie kell, ha megfelelő időkezelést szeretne kezelni.
De hogyan lehet ezt megtenni?
Először is meg kell határoznia a céljait. Ha még nem tette meg, akkor hagyja abba a tovább olvasást, és térjen vissza a céljainak rögzítéséhez.
A célok kitűzése után meg kell szervezni azokat. Melyek a rövid és hosszú távú céljaid? A hosszú távú célokat ossza meg mérföldkövekbe. Ily módon minden napra, hétre és hónapra megcéloz egy célt. Miután megtudta, hogy mit kell tennie egy év múlva, könnyen lebonthatja a célokat.
Tudja a céljait, miután megkapta a célok listáját mérföldkövekre bontva. Ha jobban felébredsz reggel, jobban meg fogod érteni a célokat. Segít abban, hogy minden nap kicsit dolgozzon e célok elérése érdekében, függetlenül attól, hogy mennyi az összeg.
Ha a célokat mérföldkövekre osztják, és a listád előtte van, akkor nem hagyhatja figyelmen kívül a teendőket. Ha nem akarja megszervezni magát, az elmédnek könnyebb módja van annak, hogy minden nap elkerülje az összes fontos napi feladatot.
-
Idő kezelése - az idő prioritása
A veterán tudományos fantasztikus író, Stephen D Covey 1994-ben kiadta a „Nagyon hatékony emberek 7 szokása” című könyvet. A könyvben egy olyan időkezelési rendszert tárgyalt, amelyet először Dwight D Eisenhower, az Egyesült Államok elnöke vezetett be. A rendszer négy kvadránsra osztja a tevékenységeket, amelyek néhány tényezőn alapulnak: fontosság és sürgősség.
Egy nap alatt egy feladatot a következő módon lehet kategóriába sorolni:
- 1. negyedév: Válságok és vészhelyzetek, fontos és sürgős
- 2. negyedév: hosszú távú célok, fontosak, de nem sürgõsek
- 3. negyedév: Megszakítások, nem fontosak, de sürgõsek
- 4. negyedév: Zavarok, sem fontos, sem sürgős
Amikor átvizsgálja a napi feladatok és mérföldkövek listáját, kategorizálhatja azokat a területeket, amelyek alá tartozik mindegyik. Töltsön el egy hetet, hogy először nyomon kövesse az összes dolgot, amelyet meg szeretne tenni. Ez a legjobb módja ennek a módszernek a bevezetésére. Azonosítsa azokat a területeket, ahol időt tölt. Tegye le őket. Ha 20 percet hív fel a számlagyűjtőnek, jegyezze le. Ha egy órát tölt az élelmiszereken, jegyezze le.
Az első hét minden napjának végén írja le a négyzetet, amely mellé minden feladat leesett. Mennyi időt töltött televízión nézni (4. negyed), vagy válságokkal és vészhelyzetekkel foglalkozni (1. negyed), vagy hosszú távú célokat dolgozni (2. negyed)? Feltétlenül vegye figyelembe az összes feladatot.
Az első hét végén nézd meg az egyes kvadránsokban eltöltött időt. Az élet célja, hogy az idő nagy részét a második negyedben, a legkevesebbet a negyedikben töltse. Szóval, mennyi időt töltött a második negyedben? Miután befejezte a feladatot, vegye fel a napi feladatlistáját, és jegyezze fel a negyedrészt, és minden feladat alá tartozik.
Most, ha három órát nézte a tévét, akkor aznap a romlott negyedik negyedben voltál. A lehető legkevesebb időt kell eltöltenie ebben a negyedben, ha hatékonyan szeretné kezelni az idejét. Időnként nem értjük, mennyi időt pazarolunk, hacsak nem alaposan megvizsgáljuk az ügyet.
Ajánlott tanfolyamok
- Offline marketing kurzus
- Tanúsító képzés a tömegkommunikáció területén
- Tömegkommunikáció üzleti online képzéshez
-
Időkezelés - A késleltetés megsemmisítése
Ez az időgazdálkodás egyik legnehezebb része. A késleltetés gyakran emeli csúnya fejét. De hogyan lehet elkerülni? Nagyon jól meghatározhatjuk céljainkat, szerveződhetünk és az időt prioritásaink szerint megoszthatjuk. De ha nem követjük azon dolgok listáját, amelyeket minden nap meg kell tennünk, akkor minden időt pazarolunk.
Hogyan kerüljük el?
A halasztás, amelyet néma gyilkosnak neveztek el, talán a legnagyobb visszatartó ereje a céljainkhoz. Mindannyian azt mondjuk, hogy valamit akarunk elérni. De amikor a saját időnket bizonyos fokú hatékonysággal kezeljük, úgy tűnik, hogy kudarcot vallunk ebben a tekintetben. A késleltetés minden sarkon megjelenik.
De a halasztás elkerülésének egyetlen módja az, hogy tisztában van azzal, mit kell pontosan megtenni. Miután kitűzött egyértelmű célokat, megszervezte magát, és prioritást adott az idejének, akkor úton lesz, hogy elkerülje a halasztás lehetőségeit. Ha egyik stratégiája sem működik, próbálja ki a 15 perces szabályt.
Állítsa be az időzítőt az okostelefonon vagy az órán. Most kezdje el csinálni valamit, amelyet mindössze 15 percre elbocsátott. Nos, ez csak a szükséges időre szól. Hamarosan rájössz Newton mozgás második törvényét: egy mozgásban lévő tárgy mozgásban marad. Valószínűleg folytatja a továbblépést, ha elkezdi, hacsak valaki vagy valaki kényszeríti Önt abba. A legnehezebb az, ha valami elindul.
-
Idő kezelése - multitasking
Mindannyian rendelkezünk multitasking készségekkel. Nem tudja, hogy képes vagy megtenni, vagy nem. Nagyon jó, ha multitaszk tudsz. De ha nem, ne veszítsen el aludni rajta. Sokan kevésbé lesznek hatékonyak, amikor megpróbálják a többfeladatot elvégezni. Ennek eredményeként több projekt indul egyszerre, egyikük sem hanyag munka miatt fejeződik be. Ez sok csalódást okoz az emberek számára.
Tudja meg, mikor kell többfeladattal ellátni:
Ez nem azt is jelenti, hogy bárki, aki többfeladatos lehet, folytatja mindazt a nap folyamán. A folyamatos bevonás több projektbe egyszerre, nem mindig nagyszerű lépés. Tudnia kell, hogy mikor nem szabad többfeladatot tenni. Például, a munka minden napján lehet néhány tipikus ellenőrzőlista-típusú tevékenység, amelyet be kell fejezni. A legtöbb esetben hétköznapi és unalmas? Szóval mit tehetsz? Próbáljon minél többet befejezni a lehető legrövidebb időn belül. De ha egy speciális projektet kapnak, amelyet egy meghatározott időn belül és a legmagasabb minőséggel kell befejezni, akkor fordítson rá a maximális időt, és ne koncentráljon más projektre. Így teljes mértékben összpontosíthat a kéznél lévő munkára. Fontos tudni, hogy mikor kell többfeladattal ellátni.
-
Idő kezelése - Csökkentse a megszakításokat
Csökkentse az életszünetek számát. Őszintén szólva, nem csökkentheti azon dolgok számát, amelyek megszakíthatják a munkáját. De megváltoztathatja azt, ahogyan általában velük bánik. Mit csinálsz, ha valami fontos dolgon dolgozol, és valaki olyan munkával érkezik hozzád, amelyet később meg lehet tenni? Mondj valamit: „Természetesen meg tudjuk csinálni. De hadd fejezzem be azt, amit most csinálok, és akkor mi gondoskodunk róla. ”Fontos, hogy a kevésbé fontos munkát tiszteletteljesen tegyük el azon munka érdekében, amely azonnali figyelmet igényel.
Ugyanakkor, ha a felettese felhív téged, amikor valami közepén áll, akkor ez egy megszakítás, amelyet érdemes megfontolni.
Hogyan lehet megoldani a tipikus buktatókat?
Az időgazdálkodás leggyakoribb hibája az, hogy mindent egyedül teszel. A rutin feladatokat átruházhatja beosztottjaira. Ha valaki szívesen elvégzi az egyik kevésbé fontos munkáját, akkor ezt delegálja. Ez jó időgazdálkodási képzési modul lehetőséget kínál számukra.
Itt van néhány további szempont, amelyet szem előtt kell tartani a tipikus buktatók kezelése érdekében.
- Rendszeresen rendezze az összes projektet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindegyik rendben van-e.
- Az összes nagy projektet szakaszokban kezelje. Nem kell mindent egyszerre tennie. Ez egy nagy hiba, amelyet a legtöbb ember elkövet. Ha lehetséges, delegáljon néhány szekciót.
- Koncentráljon, hogy összpontosítson. Ezt az üzenetet beillesztheti a táblára: „Most mi a legjobban kihasználni az időmet?”
Záró szavak
Függetlenül attól, hogy felsővezető, menedzser vagy junior alkalmazott - a keze több ideje segít koncentrálni a fontosabb feladatokra. Szervezettség, felkészülés és fegyelmezettség sokkal eredményesebb időt biztosít Önnek, hogy több projektet vegyen fel.
Ajánlott cikkek
Íme néhány cikk, amely segít részletesebben megismerni az időgazdálkodási módszereket, ezért csak keresse meg a linket.
- A top 16 legjobb és leghasznosabb elem, amelyet a múltbeli késleltetéshez lehet nyomni
- 10 legnépszerűbb időgazdálkodási tevékenység a termelékenység növelése érdekében
- A 7 legjobb idő-követési alkalmazás a termelékenység fokozására
- 4 módszer a valós idejű elemzés erejének kiaknázására