Bevezetés a projektdokumentációs tervbe
A projektdokumentációs terv az egyik kulcsfontosságú dolog, melynek meg kell lennie, mielőtt bármilyen projektet folytathat. Ez a projekt egyik legfontosabb technikai aspektusa.
Ha szabadúszóként vagy nagyvállalatként dolgozik, mindig indítson el egy projektet egy dokumentációs tervvel, mert ez elkerüli a felesleges komplikációkat, amelyekkel útközben szembesül. A projektdokumentációs terv nemcsak a projekt működési térképét nyújtja, hanem felkészíti azokat a nehézségeket is, amelyekkel ezen az úton szembesülniük kell. Az utólagos részletekkel arról, hogy mi fog történni, ha nem tudja befejezni a folyamatot időben, ez csak megkönnyíti az alkalmazott munkáját.
És csak annyiban, hogy belefoglaljuk a tényt, dinamikusnak kell lennie abban az értelemben, hogy rugalmasnak kell lennie, hogy képes legyen befogadni annyi változást, amennyit az idő javasol.
Ha nem kíván megfelelő dokumentációs tervet készíteni, akkor ez drága késést okozhat a projektben vagy rossz minőségű dokumentációt, ami minden szempontból csak növeli a munkaterhelést és a projekt becslését.
Például: amikor egy terméket vásárol a piacról, akkor kap egy termékkönyvet, és ennek a kézikönyvnek a segítségével ennek megfelelően használja a terméket, tehát durva ötletet ad a termék felállításáról, telepítéséről, felhasználásáról és arról, hogy mi lesz akkor történik meg, ha nem a használati útmutatóban szereplő módon használta.
Az ideális dokumentációs terv összetevői
Mivel egyértelmű ötletünk van arra, hogy a dokumentációs terv nagyon szükséges a projekt egyértelmű tervezésének megteremtéséhez, jó projektterv készítéséhez szükséges. És ennek elkészítéséhez van néhány szempont, amelyet figyelembe kell venni. Megbeszéljük ezeket a szakaszokat. Az összetevőket alapvetően két részre oszthatjuk:
Az első dokumentáció áttekintése
(tudnunk kell, hogyan lehet dokumentumfilmet készíteni a dokumentumról) -
- Fedőlap-
A fedőlap a teljes projekt összefoglalása. Minden projektnek tartalmaznia kell a szerzői jogi nyilatkozatot, a tulajdonosok nevét és a fontos személy összefoglalását (szükség lehet vagy nem szükséges).
- Történelem-
A projektdokumentációs tervnek tartalmaznia kell a történetet, amelyen keresztül ment, például a frissítési dátumokat, címet és annak a személynek a nevét, aki a projektben frissítette. Alapvetően úgy történik, hogy nyomon tudja követni a frissítéseket, amelyek a végén történnek, vagy ha bármely más alkalmazott szórakoztatja azokat.
- Elérhetőség-
Az elérhetőségi lapon szerepelnie kell a teljes felelősségteljes személy kapcsolattartóinak listáján, amely a projekthez kapcsolódik (konkrét vezetési szintű személy, vezető beosztású hatóságok vagy akiknek így van megfelelő véleménye a projektben).
- Tartalom -
A dokumentációs tervnek mindig megfelelő tartalom-asszociációt kell tartalmaznia, mivel ez csak a tervben való navigáláshoz segít
Második tartalomorientáció
(tudnunk kell, hogyan kell elhelyezni a nagyon fontos és hol)
- Summary-
A dokumentációs terv szíve és lelke az összefoglaló a projektdokumentációs terv kezdeményezője. Elsősorban a projekt reflektorfényére kell összpontosítania, mint például a fő szempontok legfrissebb frissítéseire. Az összefoglaló áttekintésével el kell látni azt a gondolatot, hogy mi lesz a saját miniprojektjeik határideje vagy határideje. Az összefoglalót fel kell osztani egy másik mini projekt között, mivel a nagy projekten belül mindig lesz egy mini projekt.
- Közönség-
Bármely dokumentációs terv legfontosabb szempontja a közönség, amelynek készíted. Ezért győződjön meg arról, hogy a közönségnek megfelelően beillesztette a projekt megfelelő aspektusát. (fejjel felfelé - legyen nagyon óvatos a műszaki kifejezések használata közben, mivel a közönség technikai szempontból talán nem így van).
- Dokumentáció specifikáció-
Mindig különös figyelmet kell fordítani a betűtípusokra, a logóra, a színek tájolására, a képekre, a médiatartalomra stb., Függetlenül attól, hogy online dokumentum vagy nyomtatott dokumentum, vagy mindkettő, egy forrásból származik, vagy az oldal mérete.
- Menetrend-
Időbeosztással kell rendelkezni, hogy ez a projekttervezés valódi élete, mert a rutin mindig meg fog tartani minket a lábujjunkon. A projekttervezés és a dokumentáció összefüggésében nagyon fontos egy ütemterv készítése, hogy mindig ellenőrizhessük a kérdéseket.
A fontos mérföldkő, amelyet ellenőrizni kell:
Melyek a mérföldkövek a projekt fejlesztésében?
Melyik fejezetet kell kitölteni mikor?
Mi a felülvizsgálati ciklus periódusa?
Milyen KPI-ket kell rendszeresen ellenőriznünk?
Hány típusú és körű felülvizsgálatot kell engedélyezni?
Mennyi a projekt ütemterve?
- Rizikó faktor-
mindenki hallotta, hogy „minél nagyobb a kockázat, annál nagyobb a jutalom”. Tehát minden munkához mindig kapcsolódik valamilyen kockázati tényező. Tetszik-
Mi a projekt szűk keresztmetszete?
Mely tényezők zavarják a projekt stabilitását (vagy megállítják)?
Van-e biztonsági mentési terv az ilyen esélyekre, vagy mi a kapcsolódó intézkedések?
Milyen javító intézkedéseket kell tenni annak működése érdekében?
Következtetés
Mint láthatja, hogy dokumentációs terv nélkül nem lehet őszinte vetületet vetíteni a projektjéről.
Tehát azt mondhatjuk, hogy a dokumentációs terv a teljes projekt terve, amely tartalmazza az összes if-t és butt. Ez a teljes rendszer gerince. Annak ellenére, hogy nem mondhatjuk meg, mennyire kell megmutatnia az attól való függőséget, mert a valós idejű emberi megítélés sokkal jobb, mint az írásbeli szabályok, de a laikusok számára, akik elkezdenek dolgozni egy projekten, a szükséges indítók útmutatóját meg lehet adni az dokumentációs terv. És nagyon fontos, hogy az összes munkánk elemzése során annyi ötletet és inspirációt gyűjtsön, amennyit csak tudsz, mielőtt a projekt padlóra megy, mert több izzadunk a terepen, kevesebbet vérzik a földön.
Ajánlott cikkek
Ez egy útmutató a projektdokumentációs tervhez. Itt megvitattuk az ideális dokumentációs terv alkotóelemeit. A következő cikkben további információkat is megnézhet -
- Projektmenedzsment módszertan
- A projektmenedzser szerepe
- A projektmenedzsment szakaszai
- 6 lépés a projektkockázat-kezelési terv kidolgozásához