Hogyan lehet hatékony találkozók? A találkozók a mindennapi élet szerves részét képezik a vállalati életben, és az üléseken töltött órák száma folyamatosan növekszik, amikor egy szervezetnél magasabbra emelkedsz. Néhány olyan szerep kivételével, amelyek jellegénél fogva „ egyéni közreműködőként ” működnek, ahol az üléseken való részvétel viszonylag kevesebb, az összes többi szerepnél az ember munkanapjának jelentős részét ülésekre kötik.
Míg a belépési szinten a találkozókra fordított idő a teljes idő 5-10% -a lehet, magas rangú szinten ez az idő a munkaidő 90-95% -áig terjedhet. Nem csoda, hogy a magas szintű személyeknek munka munkatársaknak kell lenniük, mivel munkájuk elvégzéséhez többet kell találniuk az ülésen töltött munkaidőn túl.
Mivel a szervezési idő ennyi részét az ülésekre fordítják, fontos megérteni, miért tartanak üléseket? Mivel egy nagy szervezetben az összes feladatot együtt dolgozó csoportok végzik, a szervezetben zajló ülések többsége belső találkozók, amelyek célja valamelyik meghatározott cél elérése, pl.
Megtanulja, hogy megfelel a belső specifikus hatékony munka-
1. Miért vannak találkozók?
2. Az ülések költsége (COM)
3. Tippek a hatékony találkozók megszervezéséhez
# 1: Munka előtti tippek
# 2: Tippek az ülés során
# 3: Feladás (az ülés után)
I) Miért vannak találkozók?
- Információmegosztó értekezletek: - Ezeket a találkozókat például információk és frissítések megosztása céljából tartják - például hatékony találkozókoktatások, új irányelvek stb.
- Állapotfrissítő értekezletek: - Ezeket a találkozókat akkor használják, amikor emberek vagy csoportok dolgoznak együtt a projekt különböző részein, és frissítéseket kell megosztaniuk az elvégzett munka állapotáról. Ezek a találkozók jellegzetesen ismétlődőek, és rögzített időintervallum után ismétlődnek, például napi, heti, havi stb.
- Döntéshozatali ülések: - Ezek a találkozók általában akkor jelentkeznek, amikor döntést kell hozni, és a döntéshozó a döntés meghozatala elõtt különbözõ érdekelt felek hozzájárulását akarja.
- Problémamegoldó találkozók: - Időnként az emberek egy csoportja összejön agyviharral, és megvitatják és eldöntik a szervezeti problémák megoldásának legjobb módját.
- Vegyes típusú ülések: - Lehetnek más találkozók is, például innovációs találkozók, hatékony csapatépítő találkozók, teljesítmény-áttekintő találkozók, könyvvizsgálati áttekintő értekezletek, hatékony igazgatósági ülések stb.
A belső üléseken kívül lehetnek találkozók külső érdekelt felekkel, ahol egy személynek részt kell vennie. E cikk alkalmazásában a megbeszéléseinket olyan belső találkozókra fogjuk korlátozni, amelyeken a belépési szintű és a közép-hatékony ülésvezetői szintű személyeknek részt kell venniük.
II) Az ülések költsége (COM):
Van valami hasonló a találkozók költségeihez (COM)? A válasz végleges igen, és a találkozókon részt vevő személyek költségeinek összege, valamint a találkozó megszervezéséhez szükséges infrastruktúra költségei. Megbeszélésünk során feltételezhetjük, hogy az ülés költsége az a költség, amely a társaságnak a résztvevők által az ülésen töltött időre vonatkozik.
Hadd magyarázzam tovább ezt egy példával. A legtöbb társaságban a hatékony részlegek vezetői általában hetente egyszer vagy kéthetente egy vagy két órán keresztül találkoznak, hogy megvitassák az operatív kérdéseket.
Tegyük fel, hogy egy szervezetben az XYZ tíz vezető vezetője hetente egyszer, két órán át ülésezik. Tegyük fel azt is
- Ezen magas rangú vezetők átlagos CTC-je Rs 36 Lakh.
- Ezért havi átlagbér = 36, 00 000/12 = 300 000
- Ezért napi átlagbér = 3, 00 000/30 = 10 000
- Napi 10 órás munkaidő feltételezése - Av. Óránkénti költség = 10 000/10 = Rs. 1000 / -
- 10 vezetõ számára tartott idõ 2 órán keresztül = 10 * 1000 * 2 = 20 000 / -
Ezért ennek a találkozónak a költsége 20 000 / - Rs. A fentiekben azonban egy nagyon egyszerűsített modellt alkalmaztunk, ha összetettebbé tesszük a hatékony találkozók előnyeinek figyelembevételét, valamint azt a tényt, hogy az alkalmazottak egy hónapban csak 22 napig dolgoznak, stb. A találkozó tényleges költsége könnyen megkétszereződik összeg.
Most, hogy megértette, hogy az ülések költségesek. Nem értelmes megérteni, hogy miért nagyon fontos a hatékony találkozók tartása bármely szervezet számára, mivel alkalmazottai jelentős részét az ülésekre költik.
Tehát nézzük meg, hogyan lehet elkerülni az unalmas, nem produktív, rendezetlen és túl hosszú üléseket? A vállalati 20 év feletti tapasztalataim alapján, és átlagosan mindennapi három vagy több ülésen való részvételhez itt található néhány tipp a találkozók hatékonyabbá tételéhez.
Mindenekelőtt a megfelelő tervezéssel és előkészítéssel minden találkozó eredményes és élvezetes lehet. Ha a koordinátor megfelelően tervez, hibátlanul hajt végre és megfelelő nyomon követést végez, akkor a találkozó eredményes lesz.
Ajánlott tanfolyamok
- Online tanúsító tanfolyam a CAPM-ben
- Online kurzus a projektmenedzsmentről
- ISO 27001 program
III) Tippek a hatékony találkozók megszervezéséhez
A hatékony találkozási tippeket három részre lehet osztani
- Előkészítés (az ülés előtt)
- Az ülés során
- Munka utáni (az ülés után)
# 1: Munka előtti tippek
- Napirend :
- Az a személy, aki vezetni fogja a találkozót, el kell döntenie, mi a találkozó célja.
- Milyen eredmények várhatók?
- Ezek alapján kidolgozni kell a találkozó napirendjét.
Az ülés napirendjének egyértelműen meg kell határoznia a várható eredményeket. Ha az ülés napirendje nem egyértelmű, akkor a kívánt eredményt nem érik el. Hadd adjak egy példát ennek tisztázására - Tegyük fel, hogy felkérést kapunk arra, hogy szervezzen értekezletet az eladási szám felülvizsgálatára. az utolsó negyedévre, és dönt a következő negyedév intézkedéséről. Ebben az esetben az ülés napirendjét bármilyen módon elküldheti
- Találkozó az értékesítés áttekintésére.
- Tekintse át a második negyedévi értékesítési mutatót
- Vita az értékesítésről.
A fenti esetek mindegyikében a napirend nem túl egyértelmű, és valószínű, hogy az ülés egész helyére megy, és a résztvevők nem készülnének fel az ülésre, ez drasztikusan csökkentené az ülés hatékonyságát.
Tehát nézzük meg, hogy nézne ki ennek a találkozónak a jó napirendje:
Cím: Értékesítés áttekintése Találkozó időtartama : 2 óra
| Sr. Nem | Tantárgy | Bemutató | tartam |
| 1 | Bevezetés és háttér | Jákób | 10 perc |
| 2 | Bemutatkozás az északi és a nyugati régióról (Az elmúlt negyedév eredményei: mi ment jól, mi rossz) | Sheena | 30 perc |
| 3 | Bemutatkozás a déli és keleti régióról (Az elmúlt negyedéves eredmények: mi ment jól, mi rossz) | Edie | 30 perc |
| 4 | Nyílt vita a teljesítményről, a fejlesztési területekről és a következő negyedévi stratégia eldöntéséről | Matt | 40 perc |
| 5 | A tevékenységek áttekintése az ülésen | Rachel | 10 perc |
Amint a fenti hatékony ülés napirendjéből kitűnik, egyértelművé válik, hogy az ülés struktúrája egyértelműen meghatározott. Azok a résztvevők, akiknek állítólag be kell jelenniük, tudják, mit kell bemutatniuk, és mennyi időt vesz igénybe a hatékony ülésbemutató teljesítéséhez.
Ez a részletes napirend tehát hozzájárul az ülések hatékonyabbá tételéhez.
- Résztvevők listája : A szervezők a legtöbb alkalommal nem gondolkodnak azon, hogy ki a meghívott résztvevő. Nagyon fontos, hogy az ülésen megkövetelt eredmények alapján meghívják a helyes résztvevőket.
Abban az esetben, ha a szükséges résztvevők közül néhány kihagyásra kerül, akkor a döntést nem lehet meghozni. Alternatív megoldásként, ha azokra a résztvevőkre hívjuk meg a megbeszélést, akikre nincs szükségük, ha időt pazarolnak, akkor unatkozni fognak az ülés során, és zavart okozhatnak, amely befolyásolja a beszélgetéseket.
- Egyéb egyéb dolgok : Bizonyos egyéb dolgok, amelyeket a szervezőnek szem előtt kell tartania, az biztosítása
- A helyiség helyes méretét lefoglalják.
- A résztvevők előre megerősítik a találkozón való részvételüket.
- Ha a résztvevőknek feltételezhetően bármilyen adatot / olvasási anyagot / előkészítő anyagot meg kell adniuk, akkor ezeket jóval előre meg kell küldeni.
- Időnként minden résztvevőtől elvárják, hogy anyagát szabványos módon mutatják be, ilyen esetben a sablonokat előre el kell terjeszteni.
# 2: Tippek az ülés során:
- Indítsa el az értekezletet és fejezze be időben. Ha az ülésnek különféle napirendekhez vannak időrészei, akkor ne kövesse nyomon az időben, és próbálja megbizonyosodni arról, hogy ezeket a határidőket szigorúan betartják.
- Ha lehetséges, szolgáljon fel könnyű frissítőket vagy teát / kávét, mivel ezek jó jégtörők, és tartsa a tagokat ébren és elfoglaltan.
- Üdvözölje a tagokat az ülés elején, adja meg a hátteret, és gyorsan vegye át az ülés napirendjét és az ülés várható eredményét az elején, hogy minden résztvevő ugyanabban az oldalon legyen.
- Ösztönözze a megbeszéléseket minden szempontból és a hatékony találkozási ötletekkel kapcsolatban. Abban az esetben, ha néhány tag nem beszél, kérdezzen tőlük konkrét kérdéseket, hogy megkapja véleményét is.
- A beszélgetést mindig a témára összpontosítsa. Gondoskodjon arról, hogy a vita konstruktív legyen, és kerülje az ismétlődő megjegyzéseket. Taktikusan befejezheti a beszélgetéseket, amikor azok semmibe sem kerülnek, vagy pusztítóvá vagy termelékenyekké válnak.
- Az ülés végén foglalja össze az ülésről folytatott vitát, az elért megállapodásokat, a meghozandó intézkedéseket, és döntse el a következő ülés időpontját (ha szükséges).
# 3: Feladás (az ülés után):
Tehát jó eredményes vitája volt a találkozón, ahol az emberek megállapodtak a teendőben. Szóval rendben van a pihenés?
A válasz nagy „NEM”, és az az oka, hogy bármely szervezet legnagyobb kihívása az, hogy az ülésen való részvétel után az emberek nem követik a rájuk ruházott tevékenységeket, és ennek eredményeként a tevékenységeket soha nem hajtják végre, és a a várt eredmények nem jelennek meg.
A várt eredmények elérésének biztosítása érdekében haladéktalanul (legfeljebb 2-3 munkanapon belül) el kell küldenie a résztvevőknek a találkozó jegyzőkönyvét a MOM-ról, valamint az ülésből származó tevékenységeket.
A MOM és a Action tételeknek általában a következőket kell tartalmazniuk
- A vita összefoglalása
- Elért megállapodások
- Olyan területek, ahol nézeteltérések merültek fel, és ahol utómegbeszélésekre / megbeszélésekre van szükség.
- Akcióelemek
Most a MOM és az Akció témákhoz jutva, tapasztalataim szerint láttam, hogy a résztvevők többsége nem érti el egyértelműen a tevékenységeket, és ennek eredményeként nem hajtják végre őket. Hadd magyarázzam el ezt egy példával.
A fent tárgyalt találkozón általában a cselekvési cikkeket így küldik el.
Akció elemek
- Értékesítési stratégia létrehozása a „C” ügyfelek számára
- Ellenőrizze a x termék eladásának megvalósíthatóságát
- 10% -kal javíthatja az értékesítést Kanpurban
- Vegyen részt nyomon követési találkozón, hogy megvitassák az új déli befejezést.
A fenti műveletek nem túl hatékonyak, mivel nem rendelkeznek a következőkkel
- Az akcióért felelős személy neve
- A cselekvés befejezésének ideje.
Tehát jobb lesz a cselekvési elemek bemutatása
| Sr. Nem | Művelet elem | Felelősség | Esedékesség dátuma | Hozzászólások | |
| Elsődleges | Támogatás | ||||
| 1 | Készítsen hatékony értékesítési stratégiát azoknak a „C” ügyfeleknek, akik nem vásárolják meg termékeinket, és azokat a következő felülvizsgálati értekezleten kell megvitatni. | Márton | Jinal | Október 10 . | |
| 2 | Készítsen tesztmarketing tervet a „X termék” számára a manhattani piacon, amely alapján megtervezhető az összes indiai szintű bevezetés | boglya | Jared | Október 15 | Tartalmaznia kell a tervezett hirdetés részletes költségeit is. |
| 3 | Az Ohio Sales csapatot arra kell ösztönözni, hogy novemberben 10% -kal növelje értékesítését | Hobert | Petricia | November 30 | |
| 4 | Rendeljen nyomon követési találkozót november közepéig, hogy megvitassa a mai ülés tevékenységeit, és áttekintse versenytársaink déli régiójának marketingstratégiáját | Eric | November 10 | ||
Amint az a fenti műveleti pontokból kitűnik, ezek a tevékenységek sokkal valószínűbben befejeződnek, mivel nincs egyértelmű, hogy ki fogja befejezni a műveletet, és az ütemterv, amelyen belül a találkozót be kell fejezni.
Összefoglalva, hogy sok szervezeti időt, erőfeszítést és pénzt költöttek az ülésekre, ezért minden munkavállaló számára elengedhetetlen a találkozók hatékonyságának biztosítása.
A fent említett néhány egyszerű lépés végrehajtásával javíthatja az ülések minőségét. Ezenkívül végezzen kritikai áttekintést az összes résztvevő találkozóról, hogy ellenőrizze, mi ment a helyeshez és mi volt a rossz az ülésen, és ez hosszú utat biztosít annak biztosítása érdekében, hogy mesterré váljon a hatékony üléseken.
Remélem, hogy igazoltuk a választ arra a kérdésre, hogy hogyan lehet hatékony találkozók?
Ajánlott cikkek
Íme néhány cikk, amely segít részletesebben megismerni a Hatékony Találkozókat, ezért csak keresse meg a linket
- Csoportos vita tippek
- Különböző hatékony kommunikációs módszerek (hasznos)
- 10 legjobb és hatékony lépés a kreatív munkatervek készítéséhez
- 10 hatékony lépés a stratégiai tervezési folyamathoz