Projekt dokumentáció
A projektdokumentáció nemcsak egyszerű feladat, hanem a mai korban is nélkülözhetetlen készségnek tekinthető. A főiskolától kezdve a dolgozó szakemberekig, a napi munka rutinjának lényeges részén dolgozó projekteknél, így rendkívül fontos, hogy megértsük, hogyan kell dokumentálni, megóvni és megőrizni a projektet ellenőrzési bizonyítékként és jövőbeli referenciaként. Az iskola szintjétől kezdve, ha az egyének ezt a projektdokumentáció és -gazdálkodás egyszerű, de hatékony képességét gondolják, ez sok hatékonyságot és termelékenységet eredményezhet szakmai munkájukban.
Makro szempontból a projektdokumentáció a Projektmenedzsment szerves része. Különböző típusú projektek létezhetnek különböző folyamatokban, amelyeken az egyének dolgoznak, a dokumentáció hatalmas előnyökkel és értékkel járhat a projektmenedzser számára, mert:
- Láthatja, hogy teljesültek-e az összes projektkövetelmény, ha nem, akkor mit kell tennie.
- Kérdések esetén meg tudja határozni a kérdés forrásáig, és konkrét megoldások kidolgozásán dolgozik.
- Az egyén elszámoltatható az elvégzett munkáért, a projektmenedzser nyomon tudja követni azt az elemzőt, aki a projekten dolgozott, az elemző által elvégzett munka és az elvégzett munka szempontjából.
- Bizonyítja és bizonyítja, hogy az említett projekt valóban megtörtént.
- Konfliktusok és viták esetén a projekttel kapcsolatos dokumentumok újból megkereshetők, és felhasználhatók a projekt tulajdonjogának átruházására a törvényes tulajdonosra.
- A dokumentumok menedzserének egyszerűen áttekintve megismerheti a projekt állapotát, és várhatóan eléri a befejezésének idejét.
- És végül, fontos, hogy a projekt megfelelően legyen elrendezve, könnyen olvasható és megfelelő.
Ideális esetben a projektvezetők szabványosított sablonokat követnek, amelyeket a múltban a dokumentációhoz használtak; Ezek a sablonok a cég által a múltban végrehajtott sikeres projektekből származnak. A projektterveket, az üzleti eseteket, a projekt státusát és a követelményeket gyakran újra felhasználják a sikeres korábbi projektekre, mivel ez segít a projektmenedzsernek arra, hogy összpontosítson kompetenciájukra, hatékonyságukra és termelékenységükre, és csökkentse a felesleges papírmunkát, amelyet nehéz nyomon követni és kezelni. .
Az alábbiakban egy pillanatkép látható a projekt életciklusának kulcsfontosságú szakaszairól, és arról, hogy az egyes szakaszok miként generálnak alapvető projektdokumentumokat, amelyek felhasználhatók az ellenőrzésre, a jövőbeli referenciákra és az ellenőrzésre. 
- Megvalósíthatósági jelentés - A projekt végrehajtása előtt sok teszten megy keresztül, hogy megvalósítható-e a projekt végrehajtása és a végrehajtási szakaszba juttatása. Vizsgálják a jelenlegi piaci trendeket és kultúrát, valamint a projekthez kapcsolódó költség-haszon tényezőket.
- Projekt Charta - Áttekintést ad a projektről, megemlíti a projekt fő alkotóelemeit és céljait, és referenciaértékként szolgál. Ez segít a menedzsernek újra és újra követni a legfontosabb célokat.
- Követelmény-specifikáció - Megemlíti a projekt végrehajtásához szükséges összes követelményt, munkaerőt, pénzügyi forrásokat, technológiai forrásokat, alapanyagokat, speciális készségeket, engedélyeket, szabályokat és előírásokat, jóváhagyásokat a projekt különböző szakaszaiban.
- Tervezési okmány - meghatározza a projekt tervezési felépítését, oly módon készül, hogy a kívülről tartózkodó személy könnyen megértse, amikor a projektet megnézi. Meghatározza a projekt architektúráját.
- Munkaterv / becslés - meghatározza a projekt különféle összetevőinek ütemtervét, az említett összetevőknek a megadott határidőn belül be kell fejeződniük. A tényleges haladást mindig összehasonlítják ezekkel a határidőkkel.
- Nyomonkövethetőségi mátrix - Ez segíti az elszámoltathatóság nyomon követését egy elemzőnél, aki a projekt egyes összetevőin dolgozik, és akikkel kapcsolatba léphet probléma esetén.
- Kiadáskövető - Az összes kérdés listáját tartja, tárolja a múltban felmerült kiadásokat és azok megoldásait is, így ha a kiadás ismét megérkezik, a megoldás könnyen elérhető
- Változáskezelési dokumentum - rögzíti a tényleges előrehaladást és a projektben végrehajtott összes változást
- Tesztdokumentum - Ez elmenti az összes elvégzett tesztet és válaszokat.
- Műszaki dokumentum - meghatározza az összes műszaki követelményt a technológia, a formatervezés és a műszaki adatok tekintetében.
- Funkcionális dokumentum - Arra összpontosít, hogy hogyan hajthat végre különféle funkciókat és útmutatásokat azok végrehajtása közben.
- Felhasználói kézikönyv - Az összes folyamat, szabályok és rendeletek áttekintése. Mint egy szokásos működési eljárás.
- Átmeneti / bevezetési terv - Megemlíti, hogy a projekt hogyan kerül a rajz tábláról a végrehajtásra. A projekt végrehajtásának minden lépését lefedi.
- Átadás / a projekt lezárása - A projekt befejeződött, és a dokumentumok mentésre kerülnek a jövőbeli referencia céljából.
A fent említett pontok a projekt dokumentációjának kulcsterületei és forrásai voltak a projekt különböző életciklus-szakaszaiban. A fenti listán kívül vannak néhány közös projektdokumentum, amelyek napi projektekben merülnek fel egyén vagy vállalati szinten.
- Projekt ütemezése - Megemlíti az időkeretet, a forrásokat és a projekt költségeit.
- Kockázatkezelés - Megemlíti az összes kockázatot, amely a projektben felmerülhet, rangsorolhatja azokat, és ennek megfelelően eloszthatja az erőforrásokat.
- Kiállítási naplók - Megemlíti az összes felmerülő működési problémát és annak megoldásait.
- Projekt költségvetése - A legfontosabb dokumentum megemlíti a költségvetésből várható összes költséget és megtérülést.
- Állapotjelentés - Megemlíti a befejezés állapotát, a mérföldköveket és a következő mérföldköveket.
- Minőségi minőségbiztosítási jelentések - A minőségbiztosítási jelentések fontosak, mivel a végrehajtás előtt meghaladja az összes alapvető kritériumot.
Ezért egyértelmű, hogy a projektdokumentumok rendkívüli jelentőséggel bírnak a projekt sikeres befejezésében. A projektdokumentumoknak világosnak, egyszerűnek, relevánsaknak és a jelölésnek megfelelőnek kell lenniük. Minden projekt különbséget mutat méret, terjedelem, eredmények és életciklus szempontjából. Ennek a projektdokumentációnak megfelelőnek kell lennie a kérdéses projekthez.
A projektdokumentumoknak meg kell könnyíteniük a projektvezetõ és az összes érintett életét. Világosan meg kell határoznia az összes követelményt, kockázatot és forrást, hogy az összes érdekelt fél ugyanazon az oldalon legyen.
Ajánlott cikkek
Ez egy útmutató a projektdokumentációhoz. Itt megvitattuk a projektdokumentumokat, amelyek a napi projektek során merülnek fel. A további javasolt cikkeken keresztül további információkat is megtudhat -
- Google Projektmenedzsment eszközök
- Mi az agilis projektmenedzsment?
- Jira projektmenedzsment eszköz
- Projektmenedzsment interjúkérdések
- Esettanulmány a projektmenedzsmentben