Projekt kockázatkezelési terv - Azt mondják: „Az elővigyázatosság jobb, mint a gyógyítás”, és ez igaz az élet minden területén. Legyen az az idő, amikor egy projekt tulajdonosa van, vagy vizsgára nem készül, a helyrehozó intézkedések meghozatala a munka kezdetén segíthet előnyt szerezni, valamint elkerülheti a későbbiekben bekövetkező baleseteket és katasztrófahelyzeteket, amikor térdig mész az elkötelezettségben. Ugyanez vonatkozik manapság a projektek esetében is, ahol a projekt folytatása előtt meg kell tennie néhány intézkedést a kockázatba kerülés megtakarítása érdekében, amely teljesen elvetheti a terveit.
Képforrás: pixabay.com
A projekt kockázatkezelési tervei ezek a gondolkodásmód-feltérképezések, amelyek azonosíthatják, előre láthatják és felhasználhatják a megoldásokat arra az esetre, ha a projekt problémákba ütközik. Egy jó projektkockázat-kezelési terv váratlan problémákkal szembesülhet, amelyek felmerülnek, mivel a tervező figyelembe vette a lehetséges forgatókönyveket, amelyek a projekt végrehajtása során hibás lehet. A tűzoltás nem mindig a legjobb mód, és káros károkat okozhat a projekt további szakaszaiban.
Egy kiváló projektkockázat-kezelési terv 80–90% -kal csökkentheti a projektet érintő problémák szintjét, ami jó tartomány lehet. A 20% –10% mindig a marginális kockázati százalék lehet, amelyet nem vesznek figyelembe. Ebben a cikkben áttekintést nyújt a projekt kockázatkezelési terveiről és arról, hogyan lehet kidolgozni egy jól átgondolt tervet a projekthez.
Mi a kockázat?
A Wikipedia meghatározza a kockázatot, hogy…
„… Valami érték megszerzésének vagy elvesztésének lehetősége.”
Ezzel a meghatározással gyorsan rámutat, hogy egy kockázat kétféleképpen fizethet meg: vagy nagyszerûen profitálhat belőle, vagy pedig veszteségbe zuhanhat. Általában azonban a kockázatot mindig a leginkább negatív konnotációval érzékeljük, és mindig azt tervezzük, hogy enyhítsük ezt a negatív kockázatot, amelyet előre látunk. Mi történik, ha az általa vállalt kockázat megtérül? A projektnek kitett kockázat teljes megértése még arra készteti Önt a hirtelen sikerre, amelyre sok ellenőrzés és irányítás szükséges.
Egyszerűen fogalmazva: a Wikipedia azt is meghatározza, hogy a kockázat „akaratlan interakció a bizonytalansággal” . A projektek és a projektmenedzsment esetében a kockázat az a tényező, amely potenciális fenyegetést jelent a projekt ütemterv szerinti sikeres befejezésére. Kockázat jelentkezhet a projekt életciklusának bármely szakaszában, és hátrányosan befolyásolhatja a projekt teljes működését, és ez eltérhet a javasolt tervtől.
Ezek a káros hatások állandó vagy pillanatnyi veszélyt jelenthetnek a projektre fordított időre, költségvetésre, forrásokra vagy akár a minőségre. A projekt mindig kockázati állapotban van, és a projekt kockázatkezelése hozzájárul e kockázatok azonosításához és az azokkal szembeni fellépéshez a megfelelő időben, a megfelelő módon. A kockázatok és a bizonytalanság szintjének ellenőrzése és kezelése jelenti a projekt kockázatkezelési tervét, és ezeket a következő szakaszokban tárgyaljuk.
Mi a projektkockázat-kezelési terv?
Miután gyorsan átjutott a kockázatba és annak kezelése, elengedhetetlennek tűnik, hogy a sorban lévő projektek tartalmazzanak egy tervet az adott projektre várható kockázatok kezelésére. Minden projektnek megvan a kockázata egy százalékban, és mindig szüksége van egy kéznél egy projektkockázat-kezelési tervre.
A projekt kockázatkezelési terve alapvetően egy lépésről lépésre szóló oktatódokumentum, amely azonosítja és előre látja azokat a forgatókönyveket, amelyek a projektet veszélybe sodorhatják, és módszereket és eszközöket talál a kockázat megoldására. A projekt kockázatkezelési terve összefoglalja a projekt menedzsment megközelítését, amelyet a projektmenedzser és a csapat elfogadott, és ez a projekt kockázatkezelési terv általában része a projekt üzleti tervének, amelyet a projekt kezdetekor készítenek.
A projekt kockázatkezelési terve mindig a következő attribútumokat és elemeket tartalmazza:
- Folyamat - Ez a teljes folyamat, amelyet a projekt életciklusa során a kockázatok azonosítása, elemzése, értékelése és enyhítése céljából fogadnak el.
- Költségvetés - A projekt költségei mindig fennállnak, mivel a projekt indulásakor a projekt előrehaladtával változások történnek. Az ilyen változások kezelésének módszerét a projekt kockázatkezelési tervében kell kidolgozni.
- Munkalebontási struktúra - A projekt kockázatkezelésében részt vevő stratégiákat át kell adni a WBS-nek. Hogyan és mikor kell beépíteni a projekt kockázatkezelési tervébe.
- Kockázati nyilvántartás - A kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatának gyakorisága szerepelnie kell a projekt kockázatkezelési tervében.
- Szerepek és felelõsségek - Amikor a projekt olyan kockázattal jár, amelyhez kapcsolódó kockázatok vannak, a terv tudatja a projekt tagjának, hogy ki felelõs az adott forgatókönyvért.
- Jelentéstételi struktúra - Ez megegyezik a szerepekkel és a felelősségekkel, de röviden ismerteti a jelentési struktúrát egy kockázathelyzetben és annak kezében, akinek a döntéseinek kell felelnie.
- Kockázati kategóriák - A kockázatokat gondosan kell kategorizálni és táblázni a megfelelő információszervezés érdekében.
Projektkockázat-kezelési terv kidolgozása
A projekt kockázatkezelési terve hatékonyan meghatározza a „hogyan”, amikor a kockázati folyamatokra és a projekt életciklusának felépítésére kerül sor. Ez a következőkből áll:
- A valószínű kockázatok elemzése vagy előrejelzése
- Megoldások vagy enyhítő stratégiák, amelyek a nagy hatáskockázatoktól az alacsony hatáskockázatokig változnak
Mindezt egy cél szem előtt tartásával - elkerülve, hogy a projekt kisiklást szenvedjen el .
Hat alapvető lépést kell követni egy átfogó és sikeres projektkockázat-kezelési terv kidolgozásához. Ezek a következők:
-
A kockázat azonosítása és a kockázati nyilvántartás létrehozása
Mielőtt elgondolkodna a kockázatok kezelésében és csökkentésében, fontos, hogy ismerje azokat és helyesen azonosítsa őket. Ha elmulaszt egy kockázatot, miközben azonosítja a lehetséges veszélyeket, akkor magát a kockázatot teszi a projekt és annak befejezése.
Az összes kockázat teljes körű azonosítása érdekében alkalmazhatja azt a módszert, amellyel először meghatározhatja azokat a kategóriákat, amelyekbe ezek a kockázatok beletartozhatnak, például: projektkockázat, vállalati kockázat, üzleti kockázat, költségvetési kockázat, rendszerkockázat, emberekkockázat, üzleti célkockázat, és még sok más. Ezeket tovább lehet csoportosítani pontosabb kategóriákba az egyszerű azonosítás érdekében. A kategorizálás egy másik módja lehet a külső vagy belső kockázat szempontjából. A PEST-módszert az iparban is széles körben alkalmazzák: a megoszlás politikai, e konomikus, társadalmi és technológiai tényezők alapján.
Használjon ötletbörze részt a projektcsoport tagjaival, a téma szakértőivel és az érdekelt felekkel, hogy betekintést nyerjen a kategóriákba és a kockázatok megfelelő azonosításába. A kkv-k külső szemszögből vezetők lehetnek a projekt szempontjából.
Az összes azonosított kockázatot részletesen a kockázati nyilvántartásba foglalják, és minden egyes kockázathoz egy szintet csatolnak. Ezek a szintek a kockázatnak a projekt életciklusának megfelelő időtartamán valószínű előfordulásain és annak súlyosságán alapulnak. A kockázati nyilvántartás a következő információkat tartalmazza a projekthez kapcsolódó minden kockázatról, és átmegy a projekt kockázatkezelésének minden szakaszában:
- Egyedi azonosítás
- Rövid leírás
- A projektre gyakorolt hatás szintje
- A lehetséges előfordulási gyakoriság
- A kockázat kezeléséért felelős egyének
- Csökkentési terv
- Kiosztott költségvetés
-
A kockázatok elemzése és értékelése
Miután azonosította a projekthez kapcsolódó kockázatokat, a következő lépés az egyes kockázatok elemzése és értékelése annak meghatározása érdekében, hogy azok befolyásolják-e a projekt sikeres befejezését. A kockázatokat a következő 2 kritérium figyelembevételével kell elemezni és értékelni:
- Valószínűség
- A hatás szintje
A projektvezetőket arra buzdítják, hogy értékeljék a kockázati nyilvántartásban szereplő minden kockázatot az alacsony, közepes és magas valószínűségű előfordulási arány, valamint az alacsony, közepes és magas súlyossági skálán. Készíthetnek egy mátrixot ezen értékelések ábrázolására, hogy teljes képet kapjanak a kockázatokról és a projektre gyakorolt befolyásukról.
Ez a mátrixok osztályozása és besorolása később felhasználható a különféle típusú kockázatok rangsorolására és annak lehetővé tételére, hogy a projektmenedzser intézkedéseket hozzon a projekt kockázatkezelési tervében. A projektkockázatokhoz rendelt besorolások lehetnek osztályok vagy numerikus besorolások, amelyeket a projekt csapata és a szervezet kényelmesnek tart.
-
A kockázatok kiváltó okainak azonosítása
Széles körben ossza meg csapatait alcsoportokba, amelyek minden egyes kockázatot vigyáznak, ha azok olyanok fordulnak elő, mint amire számítottál. Ezeknek az alcsoportoknak mélyebben kell tanulmányozniuk a kockázatukat, és fel kell ismerniük ezeknek a kockázatoknak a kiváltó okait és a figyelmeztetés jeleit, amelyek megmondhatják a projekt csapatának, hogy a projekt veszélybe kerül.
Tipp : Általános gyakorlatként a 3. dokumentum kiváltja minden kockázatot, amelyet a kockázati nyilvántartásba soroltak.
Ebben a szakaszban a projektmenedzser meghatározhatja azokat a szerepeket és felelősségeket, amelyeket minden csapat és a csapat tagjai vállalnak, amikor kockázati forgatókönyvvel szembesülnek. Az egyéneknek tekintélyes hatalmat adnak az egyes kockázatok költségvetésének kezelésére és elszámolására, és felelõsek az ötletek és az ezekre vonatkozó ötletek kidolgozásáért, a projektmenedzser vezetésével.
A szerepeket és a felelősségeket az osztály, a munkakör vagy az egyén vagy a csapat szakértelme alapján lehet megosztani. Próbáljon bevonni az összes projektben részt vevő felet, és szerezzen betekintést és tapasztalatot a projekt kockázatkezelési tervéről. Ezek az egyének nagyban hozzájárulhatnak e kockázatok kiváltásához, amelyeket később fel lehet venni a projekt kockázatkezelési tervébe.
-
Ötletgyűjtés a megoldási ötletekhez
Minden csapat most felveszi a kockázatait és az ötletgyűjtését olyan ötletekbe, amelyek aláhúzzák a fenyegetéseket. Ezeknek a csoportnak a projekt kezdetén megtett megelőző intézkedéseinek vagy vészhelyzeti terveinek kell lennie, hogy csökkentsék vagy kiküszöböljék ezeket a kockázatokat a projekt befejezésére. A csoportnak fontolóra kell vennie azokat a lehetőségeket, amelyek útjára kerülnek, amint azt a projekt terv a projekt életciklusának tervezési szakaszában említi.
A lehetőségek általában a projekt pozitív kockázatai, sőt, ezek a lehetőségek valójában semlegesíthetik azokat a negatív kockázatokat, amelyekre összpontosítunk. A projektvezetőknek arra kell ösztönözniük a projekt kockázatkezelési csoportját, hogy a projekt kockázatkezelési tervének útján fordítsanak figyelmet a kockázatok csökkentésének lehetőségeire is.
A különböző szervezeti egységektől és gondolkodásmódoktól érkező kollektív ötletek alapján, amelyekre kidolgozták a projektet, a projektmenedzsernek döntést kell hoznia a megoldásokra vonatkozó cselekvési terv (POA) kidolgozásáról. Ezt tárgyaljuk a következő lépésben, azaz a Terv létrehozása!
-
Terv készítése
A kockázatokat azonosítják, a lehetséges megoldásokat vagy intézkedéseket figyelembe veszik, ezekre csak cselekvési tervet kell létrehozni. Ez a cselekvési terv a projekt kockázatkezelési tervének alapvető eleme, és az ezt a tervet birtokló projektmenedzser számára dokumentálniuk kell a projekt során azonosított összes különféle kockázat lehetséges megoldását. Ezek a tervek alapvetően a kockázatcsökkentési stratégiák, amelyek a bizalom elkerülése érdekében zajlanak.
Ezek a kockázatcsökkentési stratégiák vagy csökkentik a kockázat megvalósulásának esélyét, vagy csökkentik a jelenlegi kockázat hatását. Ezek a kockázatcsökkentési stratégiák azon ötletekből származnak, amelyek kiváltják az elvégzett ötletbörze részt. Kétféle enyhítési stratégia létezik. Ezek a következők:
- Megelőző - Ez a típusú stratégia megválaszolja a következő kérdést: „mit kell tennie most?” Ezt a stratégiát úgy alakították ki, hogy csökkentse a kockázat valószínűségét vagy a kockázat súlyosságát, még mielőtt a kockázat megvalósulna.
- Kontingencia - Ezek a tervezett intézkedések a kockázat megvalósulása esetén. Röviden: megválaszolja a kérdést: „Mit kell tenni, ha…?”
A legfontosabb kockázatokat először a projektmenedzsernek kell vállalnia, és enyhítési tervüket a projekt megkezdése előtt vagy az akcióterv szerint kell megvalósítani. Az alacsonyabb prioritással járó kockázatokkal később is foglalkozni lehet, de ezeket nem szabad figyelmen kívül hagyni vagy elhanyagolni.
A kockázati nyilvántartásnak rögzítenie és dokumentálnia kell az összes kockázatot, a kockázatok átruházóját, a végrehajtandó cselekvési tervet és az ezekhez kapcsolódó kockázatokat.
-
A kockázatok nyomon követése és áttekintése
Amíg a projekt a projektterv szerint halad, addig a projektkockázat-kezelési tervet futtatja, ügyelve azokra a kockázatokra, amelyekkel a projekt a megvalósításuk során felmerülhet. Mivel a projekt kockázatkezelési tervének összes bevételét dokumentálják a kockázati nyilvántartásban, fontos, hogy ezt a dokumentumot rendszeres időközönként felülvizsgálja. Tekintse meg a felülvizsgálati időszakot kéthetente.
De miért figyeljük és vizsgáljuk felül? A projekt előrehaladtával valószínűsíthető, hogy a projekt még sok más kockázattal szembesül vagy megvalósul, vagy a nyilvántartásban szereplő kockázatokat változtatni kell.
A projekt kockázatkezelése iteratív folyamat, amelyet be kell illeszteni a teljes projekt menedzsmentjébe. Szorosan be kell építeni a problémakezelési keretbe, mivel a megoldatlan kérdések lassan potenciális kockázatokké válnak.
Kapcsolódó tanfolyamok: -
- Projekt kockázatkezelés
- Szoftverprojekt menedzsment képzés
- Projektmenedzsment - Tanuljon meg minden folyamatcsoportot és tudásterületet