Bevezetés
Ebben a cikkben egy vázlatot fogunk látni a Projektterv vs Projektmenedzsment tervről. Mindig is tudtunk és gyakran nevetettünk magunkra, hogy a projektterv és a projektmenedzsment terv közötti különbség csak az, hogy a “menedzsment” rész jön létezni! De amikor komoly üzleti vállalkozásba jutunk, amit még nem tudunk tisztában, az az, hogy a projektterv sok szempontból különbözik a projektmenedzsment-tervektől, és ez a cikk nagyon szisztematikusan és lépésről lépésre vezet bennünket a bab kiömléséhez. módon.
Üdvözöljük a projektek és a projektmenedzsment világában!
A tervezést mindig a projekt életciklusának a legfontosabb szakaszának tekintik, és az elődjének mindazonáltal, ami a projektben zajlik, annak befejezéséig. A tervezési szakaszt nagyon komolyan kell vennie a felső vezetésnek, a projektvezetőnek és a projektben részt vevő csapatnak. Ebben a szakaszban adják meg a tervek, és ezek a tervek alapos leírást adnak arról, hogy mit kell tenni és hol, minden formában és formátumban megtalálhatók, különféle igények kielégítésével.
Miért van szükség a tervre?
Függetlenül attól, hogy van egy kis projektje vagy egy nagyszabású vállalkozása, fontos tudni, hogy az egyes projektek nem hajthatók végre több embernél, ugyanolyan véletlenszerűen dolgoznak, mint a munka. Fontos megérteni, hogy minden projektnek tervre van szüksége. De miért?
A terv szinte olyan, mint egy térkép. Olyan iránymutatás, amely a projektet arra a célra vezetheti, amelyre irányulnia kell. A terv azt is biztosítja, hogy a lendület tartsa fenn a terv végrehajtásakor. Ezzel egyidejűleg a terv fenntartja az állapotot, és olyan feladatokat is felvesz, amelyekkel a projekt sikeresen befejeződik.
A mérföldkövekkel, a szerepek és a felelősség megfelelő elosztásával, valamint az ütemtervekkel egy terv egészséges és nagyon átgondolt dokumentum, amely egy meghatározott lépés elérése érdekében lépésről lépésre foglalja magában a műveletek sorozatát. Ha a tervezést szisztematikusan és pontosan végzik, akkor a végrehajtás könnyebbé válik. Teljes és átfogó terv nélkül nehéz végrehajtani a végrehajtást olyan egyszerűen, mint amire Ön elvárná. Így ez további erőfeszítéseket fog igénybe venni, és késlelteti és több forrást fog felhasználni, mint amire számítana. Annak érdekében, hogy megvalósítson egy tervet, alapvető fontosságú tudni, hogy mit nyújthat a terv az Ön számára. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a 4 pontot, amelyek rávilágítanak a tervezés és az átfogó terv kézhezvételének előnyeire:
1. Az ügyfélkommunikáció és a válaszok javítása
Általában a kommunikációs tervnek nevezett terv, amely folyamatos kapcsolatot tarthat fenn ügyfeleivel, javíthatja és fenntarthatja velük a kapcsolatait. Így biztos lehet abban, hogy az ügyletekre módszeresen és a lehető legjobb módon kerül sor. A jobb kommunikáció lehetővé teszi az ügyfelek igényeinek és kívánságainak megfelelő megértését. Ez javítani fogja a kidolgozott terveket, és a végrehajtás közel hibátlan lenne.
2. Saját munkánk átláthatóságának javítása
A helyén lévő terv ismeri a tennivalókat és az egyes feladatok elvégzéséhez vezető lépések sorrendjét. Ilyen módon még az ügyfelek is tudják, hogyan zajlik a folyamat, és világos képet alkothatnak a fejükben, hogy mit csinálnak a csapat tagjai.
3. Szervezetesebbé és hatékonyabbá válni
Az egyértelmű terv olyan, mint egy tennivalók listája, amelyet követni kell és rendszeresen tarthat. Ez megduplázza termelékenységét, és megadja a kívánt eredményeket. A szervezett projekt minden bizonnyal sikeres projekt.
4. Összpontosítson a projekt célkitűzésén
A részletekkel fedezze fel a félrevezetés és az előrelépés lehetőségeit a projekt céljaitól és célkitűzéseitől. Az eltéréssel a költségek növekednek, és az erőforrásoknak túlórát kell dolgozniuk. A terv képes tartani a pályán, és képes arra, hogy igazodjon ahhoz, amit elérni akar, minimális eltéréssel vagy anélkül. Ez lehetővé teszi a projekt számára, hogy soha ne veszítsen el időben és költségekben.
Projektterv vs. Projektmenedzsment Terv Infographics
Az alábbiakban a legjobb összehasonlítások találhatók a Projektterv és a Projektmenedzsment terv között.
Keret-megközelítések:
A tervek a következő két módszer bármelyikét követhetik a kívánt eredmények elérése érdekében:
- Logikai megközelítés
- Projektterv-kidolgozási megközelítés
Logikai megközelítés:
A logikus megközelítés arra támaszkodik, hogy a projektmenedzser létrehoz egy 4 oszlopból és azonos számú sorból álló mátrixot. Ezeknek a soroknak a fejlesztési célja, a rövid távú célja, az outputjaik, valamint a szükséges outputok megszerzéséhez szükséges inputok lennének. Míg az oszlop címsorában összefoglalók, ellenőrizhető mutatók, a projekt tervéhez hozzájáruló külső tényezők és a különféle ellenőrzési eszközök lennének.
Projektterv-kidolgozási megközelítés:
Ez a megközelítés magában foglalná egy projektterv és egy projektmenedzsment terv elkészítését a projekt különféle szakaszai és a különféle tevékenységek elvégzésére a szükséges eredmények elérése érdekében. A projekttervek tartalmazzák az alapvető szükségleteket, mint például a projekt célja, leírása, elemzése, a szükséges erőforrások és így tovább.
Most a cikkben foglalkozunk ezzel a projektterv-fejlesztési megközelítéssel. Megvizsgáljuk, hogy ez a megközelítés hogyan fejlődik, a projekttervet és a projektmenedzsment tervet, és mi különbözteti meg ezeket a két dokumentumot. Maradjon velünk több!
Mi a projektterv?
A projektmenedzsment tudásfogalma meghatározza a projekt tervet, hogy:
„… Egy hivatalos, jóváhagyott dokumentum, amely mind a projekt végrehajtásának, mind a projekt ellenőrzésének irányításához szolgál. A projektterv elsődleges felhasználása a tervezési feltételezések és döntések dokumentálása, az érdekeltek közötti kommunikáció megkönnyítése, valamint az elfogadott hatály, költség és az ütemterv ütemezésének dokumentálása. A projektterv összefoglalható vagy részletezhető. ”
Mivel a PRINCE2 a következő tervtervet határozza meg:
„… Nyilatkozat arról, hogy miként és mikor kell elérni a projekt céljait, a projekthez szükséges főbb termékek, mérföldkövek, tevékenységek és erőforrások bemutatásával.”
A projektterv célja, hogy pontosan és pontosan meghatározza azokat a mérföldköveket, amelyeket a csapatnak a projekt során el kell érnie a projekt tervezett körének megkönnyítése és megvalósítása érdekében. Bármely szintű projekttervnek képesnek kell lennie arra, hogy megválaszolja a projekt alapjául szolgáló négy alapvető kérdést. Ezek a következők:
- Mit? - Mi a projekt kimenetele / teljesítménye? Milyen munkát kell elvégezni ezen eredmények elérése érdekében?
- Miért? - Miért veszik fel a projektet? Mit próbál megoldani?
- Ki? - Kik a projekt tagjai a csapat tagjai? Mit tesz minden tag a projekt során?
- Hogyan? - Hogyan mozgatják a projektet? Mely tevékenységek fognak részt venni a projektben? Vezetik-e a projektet a sikeres befejezéshez?
Észre fogja venni, hogy a projektterv hangzik és ugyanúgy néz ki, mint a projekt alapszabály, de mi különbözteti meg azt a dokumentumot, a célja . Míg a projektdokumentum határozottan kimondja a tartalmat a papírra, elkészül egy terv, hogy a végrehajtás életre keljen.
A projektterv magában foglalja minden egyes részletet, amely a projekthez tartozik. Ez nem korlátozódik kizárólag a projekt menedzsment aspektusára vagy a harmadik felek ügyfélkörének elérésére. A projektterv a mindent pontosan sorra helyezi, amely a projektben zajlik. Ösztönzi a részletes képet a projekt befejezéséhez való lépésről lépésre való áttérésről, vagy - szavak szerint - a projekt alapszabályában megfogalmazott céljának és jövőképe elérésének. A részletes nézet teljes körű betekintést tartalmaz az egyes feladatok végrehajtásába a mérföldkövek elérése érdekében, az egyes részfeladatok és tevékenységek / események kezelése, valamint a helyzet ellenőrzése és, ami a legfontosabb, a folyamat és annak eredményei minősége.
A leggyakrabban építési tervnek nevezett projektterv végrehajtásának megfelelő időben általában a következő témákat foglalja magában:
- Hatálykezelés
- Minőség ellenőrzés
- Pénzügyi menedzsment
- Ütemezés kezelése
- Erőforrás menedzsment
- Kommunikációs terv
- Változáskezelés
Mi az a projektmenedzsment terv?
A projektmenedzsment tervet, a projekttervtől eltérően, a projektcsapat határozhatja meg a projekt menedzsment megközelítésének vagy a projektterv megvalósításához használt projektmenedzsment rendszer leírására használt egyetlen dokumentumban. Ez azt jelentené, hogy egy adott projekt esetében a projekt különböző szakaszaiban a projektmenedzsment minden inputját részletezik ebben a dokumentumban, a projektterv alapján, amelyet a projekt alapszabálya készített.
Sok szakértő finom vonalat talál e két dokumentum között, mások egyáltalán nem találnak sort, és a két kifejezést felváltva használják a tervekhez. A PMBOK harmadik kiadásától kezdve a kifejezést az érthetőség kedvéért egységesítették a „Projektmenedzsment terv” -re, de sok szervezet ragaszkodott ahhoz, hogy a két dokumentumot különálló entitásként jelenítse meg, eltérő formátumban és különböző célokat szolgálva.
A projektmenedzsment terv logikai entitásként is megalkotható, amely számos menedzsment tervből áll, hogy a projekt feladatai és tevékenységei a tervek szerint működjenek. Ezek az irányítási tervek nem korlátozódnak a PMBOK-ban feltüntetett 10 tudásterületre. Ez a terv figyelembe veszi a bevált gyakorlatokat, amelyeket egy adott forgatókönyvhöz megvalósíthat, és megadja azokat a feladat sikeres végrehajtásához. Ez a lehető legjobb módon biztosítja a feladat csúcspontját.
A terv méretétől függően ez a terv felosztható és különálló tervekre osztható, vagy rövidítés céljából egyetlen dokumentumba helyezhető.
A projektmenedzsment tervek mindig a „hogyan” kérdésre válaszolják, nem pedig „mi” és „miért”. Ezzel a tulajdonsággal a projektmenedzsment tervek elmondják a csapatoknak, hogy hogyan kell egy adott forgatókönyvet végrehajtani és kezelni, mely menedzsment eszköz vagy megközelítés segítségével. Ez erősíti a projektmenedzser és csapata álláspontját, megadva nekik iránymutatást és referenciát.
A projektmenedzsment terv által lefedett témák szempontjából jó hasonlóságot mutat a projektterv által lefedett témákkal, ideértve a hatókör-irányítást, a minőségmenedzsmentet, egészen a beszerzés menedzsmentéig. A projektmenedzsment tervet a projekt végrehajtásának megkezdése előtt veszik át és hajtják végre, biztosítva, hogy minden gyakorlatot figyelembe vegyék és a projektmenedzsment bevált gyakorlatait betartják.
A projekt menedzsment tervre gondolhat, mint egyfajta iránymutatásra, amely segít előtted elkészített terv végrehajtásában, a projekt hatókörének és céljának elérésében.
Főbb különbségek a projektterv és a projektmenedzsment terv között
Mióta meghatároztuk és megértettük a két fogalmat és a különféle, mégis hasonló projektek tervét, merüljünk bele azokba a különbségekbe, amelyek megkülönböztetik egymást. A projektterv és a projektmenedzsment terv megkülönböztetése.
| Projekt terv | Projektmenedzsment terv |
| Magasabb szintű terv | Alsó szintű nézet terv |
| Részletes terv a projekt kezdetétől a végéig | Magas szintű terv arról, hogyan lehet elindítani a projektet, és figyelemmel kísérni annak minden lépését a végéig |
| Ez a terv a fő kérdéssel foglalkozik és foglalkozik: mi | Ez a terv foglalkozik és foglalkozik a fő kérdéssel: hogyan |
| Víziós elképzelésű dokumentum, amely a projektet a jövőkép vagy a cél felé mutató lépésekben ábrázolja | Végrehajtási dokumentum, amely ábrázolja a projekt tevékenységeit, valamint az eszközöket és technikákat, amelyeket használni fognak a projekttervben szereplő jövőkép / cél eléréséhez |
| Megadja a projektvezetőnek a jövőképet arról, hogy mik lesznek a projekt lépései és szakaszai | A végleges tervet adja meg a projektmenedzsernek, és kidolgozza egy rendszert a projektterv jövőképének végrehajtására |
A PMP vizsga szempontjából el kell tompítania a vonalakat a projektkezelési terv és a projektterv között, és a két dokumentum sávszélességére ugrik. A PMBOK harmadik kiadása nem ezeket külön dokumentumokként kezeli, hanem összekapcsolja őket „Projektmenedzsment Terv” néven, ahogy ezt a cikkben már említettük. Azért írtam ezt a blogot azzal a szempontlal, hogy jól olvasható és jó tudásforrás azoknak az egyéneknek, akiknek megvan vagy fognak találkozni ezekkel a kifejezésekkel, amelyeket külön-külön és eléggé önállóan használnak szervezetüknél.
Következtetés
A projekt terv és a projekt menedzsment terv egyaránt elengedhetetlen dokumentumok, amelyeket a projekt életciklusában használnak, és biztosítják, hogy a projekt mindenkor zavartalanul működjön. Ha teljes mértékben ellenőrizheti a projektet, az azt jelentené, hogy a tervezést őszinte lelkesedéssel és alapos szervezéssel végezték. A kielégítően elvégzett tervezés a munka 80% -át teszi ki, ami biztos, hogy Ön, mint projektvezető nyer.