Nem műszaki ügyfél: Elolvastam a projekt dokumentációját, de nem kaptam meg a használni kívánt szoftver specifikációinak különféle aspektusait. További magyarázatot szeretnék rájuk.
Projektmenedzser: Persze. Megbeszélhetjük ezeket a pontokat, és akkor továbbléphetünk.
Nem műszaki ügyfél: Itt megemlítik az egyik cikkben, amelyet az interneten keresztül néztem, hogy a szoftver eszköz képes lesz 10 rakományra vállalni a terhet, de Önnek csak öt van, és ha lenne 10-en a fedélzeten, úgy gondolom, hogy a munka gyorsabban megtörténik.
Projektvezető: Igen, így van. A 10 GB-os támogatás 10 projekttagot támogathat, de 5 GB-os beruházást végeztünk 5 felhasználó számára, és ez csökkenti a pontos költségeket; soha nem hiányolunk. Követeljük a projektnek, hogy tartsa fenn ezt az ütemtervet, hogy egy teljes 360 fokos visszacsatoló rendszerben útválasztót tudjunk átirányítani a háttérbe, hogy a vállalkozás megtarthassa sajátját. Ezen felül azon keresési és egyezési funkciókat dolgozunk ki, amelyek egyébként hosszú ideig fenntartanák a projektet. Ebben az esetben megkétszerezzük a beruházást, és továbbra is rohanjuk a projektet. Nincs minőség.
Nem műszaki ügyfél: Nem igazán értettem ezt az utóbbi darabot, és erről nincs szó a dokumentációban, amelyet elküldtél nekem. Meg tudod tisztázni?
projektmenedzser: Uram, ezt egyértelműen megemlíti a melléklet, amelyet a tervvel együtt továbbítottak neked. Sikerült átmenned rajta?
Nem műszaki ügyfél: Oh! Nem, még nem mentem át rajta. Maga az első oldal arra késztette, hogy a nyelvet görögül gondolkodjam. Túl sok kifejezést tartalmaz, amit nem értek. Tervezhetünk-e egy ülést a teljes dokumentáció áttekintésére?
Projektmenedzser: Persze! Hadd tudja, mikor teheti meg weboldalunkat.
Hiányzó híd a műszaki projektvezetők és a nem műszaki ügyfelek között
Amint ez egyértelműen kitűnik a nem műszaki ügyfél és a projektmenedzser közötti beszélgetésből, mindig nagy a megszakítás a technikailag megalapozott projektmenedzserek között, akik egész nap műszaki dialektusban járnak, és nem műszaki ügyfeleikkel, akiknek szükségük van szolgáltatásaikra, de nincsenek olyan jól ismeretek a tech világ teljes rendszerében.
Ha az ügyfelek aktívan részt vesznek a projektekben, amelyekben érdekelt felek, akkor kissé fárasztóbb lehet a projektmenedzser számára a híd fenntartása azon emberek között, akik sokat tudnak az elvégzendő munkáról annak érdekében, hogy megkönnyítsék a projekt igényeit. olyan személy, aki keveset tud a háttérmunkáról.
A projektmenedzserek és a műszaki szakemberek általában olyan emberek, akiknek a termékkel és a folyamattal kapcsolatos részletekkel rendelkeznek a nyelven, ami valószínűleg nem érthető egy olyan személy számára, aki nem kóstolta meg ezt a mezőt. Projektmenedzserként a hatékony kommunikációs kapcsolat fenntartásának felelõssége köztünk és a nem mûszaki ügyfelek között nagyon fontos álláspontot képvisel a dolgok nagy rendszerében. A projekt lezárásáig egész ügyfeleink hozzájárulását igényeljük.
Nem tehetünk mindent előtte, és kérhetjük őket, hogy találják meg a projekt dokumentációjában említett műszaki kifejezéseket és a projekt irányelveit, vagy akár az általunk felvázolt prezentációkat. El kell fordulnunk és meg kell fordítanunk, és át kell adnunk nekik a termék vagy szolgáltatás világnézetét, amelyet a projekt során készítünk vagy fejlesztünk. E műszaki és nem technikai rés áthidalása rendkívül fontos, és 8 különböző módszert fogunk megvizsgálni, ahogyan bemutathatja munkáját annak érdekében, hogy elkészítsék a termék mentális képét.
8 módszer a nem technikai ügyfelekkel való hatékony kommunikációhoz
Az alábbiakban felsorolunk egy biztos módszer, amellyel átjuthatunk ezen a kommunikációs vonalon a nem műszaki ügyfelekkel. Ezek a tippek és trükkök nagy szabadságot biztosítanak számukra, ami azt gondolja, hogy Ön a legnehezebb. Keresse fel és csevegjen a nem technikai ügyfelekkel, és változtasson meg abban, hogyan tekintik meg a projektet, és hogyan járulnak hozzá hozzá.
-
Tudjon meg többet az ügyfelek világáról, és tegye a lábát cipőjébe
Fedezze fel nem műszaki ügyfél hátterét és iparát, ahonnan származnak. Gondoskodjon arról, hogy eleget tudjon a szakmai munkájuk státusáról, hogy megértse a velük folytatható kommunikáció szintjét. Ismerje meg azt is, hogy milyen technikai szintűek és tisztában vannak velük, és ugyanazon a vonalon járnak, amikor velük kommunikálnak.
Ezek a személyek nem mindig vesznek el teljesen, amikor részt vesznek a projektben, de mint a projekt vezetõje, a te felelõssége, hogy szem előtt tartsa minden érdekelt fél és csapattag minden kényelmi szintjét, amikor a projektet irányítják és dolgozik. .
Gondolj a szemszögéből, és lépjen mérföldet a cipőjébe, akkor meg fogja érteni, hogy látják a műszaki fogalmakat, és ennek megfelelően megváltoztathatja a prezentációs szintet és a tech lingót ezen tanulmány és kutatás alapján. Dedikálj magadnak, hogy jó munkát végezzenek ezekkel az emberekkel folytatott kommunikáció során. És egy fontos szempont - alázatos maradjon.
-
Ne feledje, hogy az emberekről és cselekedeteikről szól, nem a kódokról és a technológiáról
Ha műszaki hozzáértésű egyén, akkor ez nem azt jelenti, hogy mindenki rápillant, amikor elkíséri a műszaki lingót, amelyet magával hord. Projektmenedzserként, miközben nem technikai ügyféllel beszél, ügyeljen arra, hogy összpontosítson az emberekre (a csapatra és az ügyfelekre) és a projektben elvégzendő feladatokra. Tájékoztassa ügyfeleit előrehaladásukról és arról, hogyan járultak hozzá a mérföldkő eléréséhez a projektben.
A bekövetkező kódvonalakról és a hurokproblémákról való beszélgetés nem igazán hasznos, és őrület hangulatát kelti a nem műszaki ügyfelek számára.
Próbáljon meg olyan kifejezéseket alkalmazni, amelyekre vonatkozhatnak, például: „a felhasználónak ezt a gombot kell megnyomnia erre az oldalra a tranzakció befejezéséhez…” helyett „a rendszer elindítja a beküldési műveletet, és a művelet közben megjeleníti a befejezett tranzakciós értesítést. befejeződik … ”Ilyen módon közvetlenül a középpontjában találhatja meg azt, amit el akarnak érni ezzel a projekttel, és lehetővé teszi számukra, hogy megértsék, hogy Ön és csapata rendben van.
-
Legyen egyszerű, buta
KISS és mondd, mondják. A külső, nem műszaki ügyfelekkel foglalkozó projektmenedzserként gondoskodnia kell arról, hogy az ügyfelekkel folytatott kommunikáció teljes, tömör és minden eddiginél egyszerűbb legyen. Használjon egyszerű angol nyelvet, és továbbadhatja üzenetét nekik. Megvizsgáltad a háttérüket, és tudod, mire reagálnak hevesen. Tehát, a következő lépés az, hogy minden velük való kommunikációt a lehető legegyszerűbbé tegye, és csak a professzionális háttér-ellenőrzés során szerzett tapasztalatok alapján szintezze fel.
Ne fárasztja őket a zsargonnal, amelyet a csapattagokkal vagy a belső érdekelt felekkel használhat, és légy őszinte velük minden zajló eljárás kapcsán.
A hatékony kommunikáció az út. Képzeljünk el egy olyan helyzetet, amikor orvoshoz látogatunk, és ő magyarázza neked a betegségét oly módon, hogy zavarodva és helytelen maradjon. A tehetetlenség, amelyet érez, pontosan az, amit ügyfele átél. Tehát, hüvelykujjszabály, KISS (tartsd egyszerűen, buta módon).
-
Beszélje meg a kapott eredményeket
A nem technikai ügyfelekkel folytatott kommunikáció során feltétlenül magyarázza el nekik a „miért” és „mit” csinálsz a projekt szempontjaival, nem pedig azzal, hogy „hogyan” csinálod. Amikor a nem műszaki ügyfelek megvizsgálják a projekt előnyeit és funkcionalitását, akkor jobban reagálnak, mint amikor elmagyarázza a csapata összetett részleteinek részleteit.
Mutassa meg azokat az előnyöket, amelyeket az eredmények számukra megkapnak. Mutasd meg nekik, hogy a projekt és a projekt csapata által elért minden mérföldkővel közelebb kerülnek a kitűzött cél eléréséhez. Győződjön meg arról, hogy rájönnek, hogy ezek a feladatok a kitűzött célt szolgálják, és ha hatékonyan teljesítik ezeket, akkor a vártnál több előnnyel járnak.
Ezt szem előtt tartva biztos vagyok abban, hogy még Ön, mint projektmenedzser, további előnyöket keres, amelyek ebből az egyetlen projektből származhatnak.
-
Használjon példákat
Az analógia és a példák használata lehet a legjobb barátaid ilyenkor. Ezek a gyakorlatok segítenek még abban, hogy kreatív oldalát behozza a munkaba. Csavarja be, és forduljon a mindennapi élet példáinak felhasználásához, hogy pontot nyújtson. Ily módon jobban összekapcsolhatja az információkat a szakértelmükkel. Ha nagyobb a relativitása és az ön részéről tudatos erőfeszítés történik, akkor az elvtársakkal is meghódíthatod őket. A relativitással együtt a megbízhatóság, ezzel pedig a bizalom az elvégzett munkában és a nem műszaki ügyfeleknek nyújtott kommunikációban.
A példák felhasználása segíthet a projekt egyszerűsítésében magad és a csapat tagjai számára, és lehetővé teszi, hogy a projektet laikus szemszögből nézze meg. Ez növeli esélyeit egy olyan átfogó projektnél, amely valóban kiszolgálja az ügyfeleket és a lakosságot.
-
A projektekkel kapcsolatban ne becsülje alá vagy ne becsülje alá szakértelmüket
Míg ezek a nem technikai jellegű ügyfelek gyakran nem nagyon jártasak a téma technikájában, különösen a szoftveres eszközök és alkalmazások létrehozása során, a projektek és a folyamatok szempontjából többnyire jó és átfogó tudásbázissal rendelkeznek. Megértik a folyamatokat, és hogy ezek a folyamatok végül lehetővé teszik a szoftverfejlesztési folyamat könnyű lefolytatását.
Biztosan benne vannak a fedélzeten, hogy aktívan segítsék a csapatot, amikor a projekt fut. Sokféle típusú ügyfél létezik, akikkel projektvezetőkkel kell foglalkoznunk. Ne gondolja őket egységesen, hanem inkább alaposan megérti az egyes ügyfeleket, erősségeiket és gyengeségeiket, valamint azt, hogy miként használhatja meg erősségeiket és minimalizálhatja gyengeségeiket. Elemezze mindezeket, és soha ne hibáztassa az ilyen személyek alábecsülését vagy túlbecsülését.
-
Adj nekik egy 101 osztályt
Vegye figyelembe az összes kifejezést, amelyet a prezentációkban és a nem technikai ügyfelekkel folytatott párbeszédekben fog használni. Tegye a listát meghatározási fórumba, és jegyezze fel a definíciókat egyszerű angol nyelven, hogy átadhassa azokat nem-technikai ügyfeleinek, és megértsék, mire gondolsz, amikor használja őket. Kerülheti az üres kifejezéseket, amelyek arcukon fognak megjelenni, amikor ezekre a kifejezésekre kihúzza az ülésein, és elkerüli az időveszteséget az adott kifejezések magyarázata miatt.
Ezzel a feladattal biztos vagyok abban, hogy a nem műszaki ügyfeleknek lehetősége lesz arra is, hogy valami újat megtanuljanak, és lehetővé teszik számukra, hogy lelkesen tudják tartani a találkozót és az előadásokat. Ez a tevékenység felkészítheti őket még sok más megbeszélésre és megbeszélésre, amelyeket tervez megszervezni, és lehetővé teszi számukra, hogy eredményesen is hozzájáruljanak. Nem ezt akarod?
-
Mindig kérdezd meg tőlük, hogy megragadják-e, amit ölelsz nekik
Szüneteltesse egy ideig egy előadást, és néhány kérdést tegyen fel a nem műszaki ügyfeleinek:
- Velem vagy?
- Semmi nem világos neked?
- Szüksége van rám, hogy megismételjek valamit?
- Van valami aggálya vagy kételye a gondolatában ezzel a koncepcióval kapcsolatban?
- Segítségre van szüksége valamiben?
- Ön jól ismeri a prezentáció sebességét?
Az ilyen kérdések megnyugtatóak lehetnek, és megmutathatják számukra, hogy szüksége van jelenlétükre és aktív részvételükre, és meg kell érteni mindent, ami folyik. Ezenkívül lehetőséget ad számukra triviális kérdések feltevésére, amelyek válaszolása megváltoztathatja megértésüket.
Ez azt is sugallja, hogy szívesen válaszol minden olyan kérdésre, amelyet rád vetnek, és ez segít nekik abban a bizalomban, hogy elfogadják, hogy nem értettek egy adott kifejezést vagy fogalmat. E lendülettel felállnak, hogy tisztázzák kétségeiket. Ezután a projekt előnyeit élvezheti, mivel akkor a perspektíva alapján gondolkodni tudnak, és egy teljesen új perspektívat kínálnak a gondolkodáshoz.
Ajánlott cikk
- Adósság és saját tőke
- Útmutató a projektmenedzser feladataihoz