Hozzon létre egy hatékony Gantt-diagramot egy projekthez -
A projektmenedzsment egy bonyolult folyamat, amely gyakran magában foglalja több feladat egyszerre zongorázását. Ez igaz mindenféle projektre - legyen szó otthoni menedzsmentről, vagy különösen nehéz szoftverfejlesztési projektről, vagy építési vállalkozókról.
Ha van egy vagy két feladat, a projektmenedzser könnyen felidézheti, hogy mit és mikor kell megtenni. De mi van, ha több tevékenységi terület létezik, egyesek összekapcsolva? Hogyan lehet nyomon követni az összes feladatot annak biztosítása érdekében, hogy a projekt befejeződjön, jól teljesüljön és időben befejeződjön?
Itt található a kép a Gantt-diagramról. Ezek egy projekt feladatainak vizuális ábrázolását jelentik. A Gantt-diagram 1896-ból származik, amikor egy lengyel mérnök, Karol Adamiecki hasonló diagramot használt a termelési ütemtervek ábrázolására. Nevezte a harmonogramnak, és mivel lengyel és orosz nyelven adták ki, nagyrészt ismeretlen maradt. Egyidejűleg egy Henry Gantt nevű amerikai tervezett hasonló diagramot, és a nevét viseli ez a diagram.
A diagramot széles körben használták a gyártástechnikában. Hamarosan, a számítógépek megjelenésével, ez egy általános és praktikus projektütemezési módszer lett. Web alapú alkalmazásokkal a Gantt-diagram népszerűvé vált, és a legtöbb projektben manapság közös jellemző. Most azonban az Agile módszertanok esetében a Gantt-diagram népszerűsége alacsony. Megpróbált azonban fejlődni az időkkel.
Mi a Gantt-diagram a projektmenedzsmentben?
Az első dolgok először: Mi a Gantt-diagram a projektmenedzsmentben? Egyszerűen fogalmazva: a Gantt-diagram a projekt ütemtervének vizuális oszlopdiagramja.
A sorok általában egy projekt különféle feladatait tartalmazzák, gyakran az egyes feladatokra fókuszálva, az idővonal a diagram oszlopait képezve.
A projektekkel, amelyek Gantt-diagramot hoznak létre egy projekthez, láthatják, hol áll a projekt az adott napon. A projekt Gantt-diagramja megmutatja, ki felel az egyes feladatokért, valamint a feladatok közötti függőségeket.
Íme egy tipikus Gantt-diagram egy projekthez:
A diagram egyértelműen, könnyen érthető módon megmutatja, hogy hol van a projekt. A diagram rendkívül hasznos a vezetőségnek, valamint az ügyfeleknek való bemutatóban, akik esetleg szükségük van a folyamatban lévő feladatok gyors értékelésére.
Függőségek a Gantt-diagramban egy projekthez
A projektek ütemezésének egyik fő oka a függőségek nem megfelelő felismerése. Tegyük fel, hogy van egy olyan projektje, amely három különálló munkaútvonalat igényel. Mindezeknek meg kell egyezniük ahhoz, hogy a projekt tovább haladjon. Még ha az egyik munkaút is késik, a teljes projekt üteme összeomlik. A Gantt-diagram segítségével ezt a függőséget a tervezési szakaszban, vizuálisan azonosíthatjuk úgy, hogy minden késést azonnal jelezzenek a lehetséges késések jelölésére. Projektmenedzserként azonnal felhasználhatja az erőforrásokat annak biztosítása érdekében, hogy a késés minimális károkat okozjon.
A projekteknek többféle függősége van. Mindezeket meg lehet jelölni egy Gantt-diagramon.
- Indítás befejezése (FS): Az ilyen típusú függőségnél az A feladatot be kell fejezni, mielőtt a B feladat megkezdődhet. Példa: Tegyük fel, hogy webes tervezési projekten dolgozik. Csak akkor, ha az ügyfelek jóváhagyják a képek felhasználását a weboldalon, megtörténhet a Photoshop munkája a képekkel.
- Start to Start (SS): Ebben a típusú függőségben az A feladatot el kell indítani a B feladat elindításához. Egy egyszerű példa lenne az írás területén. Az írónak meg kellett kezdenie regény írását, mielőtt szerkeszteni kezdi annak részeit.
- Befejezés a befejezésig (FF): Ilyen típusú függőségnél az A feladatot be kell fejezni, mielőtt a B feladat befejeződhet. Tegyük fel, hogy egy prospektuson dolgozik. A „szöveg létrehozása” feladatot be kell fejezni, mielőtt a „brosúra tervezése” feladat befejeződik. A tervezés azonban a szöveg befejezése előtt megkezdődhet, ahogyan ezt gyakran használják hamis szöveg felhasználásával. \
- Kezdés a befejezésig (SF): Ebben a ritka függőségben az A feladatnak el kell indulnia, mielőtt a B feladat befejeződhet. Ez alkalmazható lehet egy új betöltött pozícióra. Alapvető fontosságú lehet, hogy a távozó alkalmazott kiképzi az új alkalmazottat, hogy a szervezetet elhagyó munkavállaló csak az új munkavállaló csatlakozása után tudja megtenni. Meg kell jegyezni, hogy szigorúan véve ez nem professzionális megközelítés.
A szoftverfejlesztés során a Microsoft azt ajánlja, hogy a Finish Start sémát használják leggyakrabban. Ez is elriasztja a Start to Finish algoritmus használatát, mivel ez végtelen késleltetést és lehetséges körkörös hivatkozásokat jelenthet a munkafolyamatban. Azonban az időben történő telepítésekhez a Start-to-End függőség is használható.
Lépések egy hatékony Gantt-diagram létrehozásához egy projekthez:
A Gantt-diagram létrehozásának folyamata egy projekthez meglehetősen intuitív. A legjobb felhasználás érdekében azonban meg kell terveznie a diagramot is.
Bár a diagramot papíron vagy számítógépen készítheti el, ez megkönnyíti a feladatot, ha rendelkezik egy Gantt-diagramsablonnal, amelybe információkat tölthet be. A legtöbb webes együttműködési eszköz tartalmazza a Gantt diagramsablonokat. Rengeteg sablon is elérhető ehhez a Microsoft Excelhez.
-
Készítsen egy átfogó feladatlistát
Ez a lépés magában foglalja a projekt bontását Gantt diagramok összetevőire. Ez a legjobban akkor működik, ha hierarchikus struktúrára bontható olyan feladatcsoportokkal, amelyekben a feladatokat részletesebben meghatározzák.
Vegyük például fontolóra egy új weboldal létrehozásának feladatát
A szakaszok némelyike a következő:
- Felülvizsgálat
- terület
- Tervezés
- Tartalom
- Coding
- Tesztelés
- Végrehajtás és karbantartás
Ezen lépések mindegyikében további feladatok lesznek. A legjobb, ha mélyen fúrjon, hogy a feladatok egyértelműen meg legyenek határozva.
Például, figyelembe véve a Tartalmi szakaszt, az érintett alfeladatok lehetnek:
- Szöveg összehasonlítása és áttekintése
- A grafikai elemek összehasonlítása és áttekintése
- Szöveg létrehozása / átírása
- Grafikai elemek létrehozása (tartalmazhat egy fotózást stb.)
- Képszerkesztés
- Szövegszerkesztés
- A tartalom véglegesítése
Vagy bármely más lépés, amely releváns lehet a projektnél.
Hasonlóképpen, minden feladatot, bár látszólag triviális, fel kell sorolni.
-
Sorolja fel a feladatok függőségét
A feladat-függőségeket fel kell sorolni. Elegendő egy egyszerű Excel lap, vagy akár egy Word táblázat.
Milyen lépések függnek másoktól?
Példánkban a tartalom szerkesztése csak a meglévő tartalom kiértékelése és új tartalom létrehozása után indulhat meg, ha szükséges. A fotózás csak fényképezés után lehetséges.
Fontos megjegyezni a függőségeket, hogy a Gantt-diagramok tervezése könnyebbé és szigorúbbá váljon.
Ez a szervezetétől is függ. Ha a csapatok kisebbek és az erőforrások szűkösek, akkor ésszerű lehet először megtervezni az erőforrásokat, majd időbeosztani. Ha a tiéd hatalmas vállalat, széles erőforrás-készlettel, akkor érdemes először létrehozni az idővonalat.
-
Hozza létre a projekt ütemtervét
Azoknak a vezetőknek, akik szeretnének korábban lemenni és piszkosodni, ez a Gantt-diagram legízletesebb része.
Miután a feladatok készen állnak, létrejön az idővonal. Faktor hétvégén és ünnepnapokon.
Az olyan szoftverek esetében, mint például a SmartDraw, a Gantt-diagram egy projekthez közvetlenül azután történik, hogy adatbevitelt mutat egy felhasználóbarát képernyőn. Más szoftverekkel vagy Excel-sablonokkal azonban előfordulhat, hogy értékeket kell beírnia a Gantt-diagramok táblájába.
Mivel a Gantt-diagram eszköz a terv megjelenítéséhez, a specializált szoftverek elérhetőségének nem számíthat annyira.
Az ütemtervek az ügyfeletől függenek, és ha az ügyfél határozott időkorlátozással rendelkezik, akkor ügyeljen arra, hogy okosan megosztja az időt a feladatok között.
Ez az ütemterv valószínűleg megváltozik, és valószínűleg nem végleges, de próbáld meg a lehető legközelebb állítani a végsőhöz.
-
Osztja el az egyes feladatokat egy csoportnak vagy személynek
Mint projektmenedzser, ki kell találnia a legjobb módját ennek a munkának. Értékelje a csapata. Mutasd ki, hogy melyik feladathoz fog a legjobban megfelelni. Ha a projektet durva ütemtervre osztja egy notebookban vagy egy szoftverben, az segít abban is, hogy az erőforrások ne legyenek duplán merítve - két helyre egyszerre szükséges.
Ez eltarthat egy ideig, de ez egy fontos rész, amelyet meg kell javítani.
Néhány kérdés, amely segíthet a megfelelő emberek rögzítésében:
- Jó lesz-e ez az erőforrás az ügyfelekkel szembeni szerepekben?
- Ez az erőforrás képes lesz-e koordinálni és másokkal együttműködni?
- Ez az erőforrás képes-e gyorsan megfordítani a dolgokat?
- Ez az erőforrás jobb-e a multitaskingban, vagy ha egy feladatot alaposan elvégz?
- Mikor áll rendelkezésre ez az erőforrás? Attól függően, hogy a projekt erőforrás- vagy időkritikus - a feladatokat elosztják.
Ezen a ponton világossá kell tenni több dolgot is, a szervezeten belül:
- Ki jelentkezik a tervezésen? A szövegen? Költségvetésen?
- Alapvető fontosságú annak biztosítása, hogy az a személy, aki felelős a dolgokról való lemondásért, megfelelő mozgásteret kapjon. Ha a tartalomkezelő, aki felelős az összes tartalomért, tervezett külföldi utazásra indul, győződjön meg arról, hogy figyelembe veszi az ütemtervet.
Ehhez némi koordinációra van szükség a HR és más projektmenedzserek között, és át kell vennie azt.
Most már külön erőforrásokat vagy csoportokat oszthat fel olyan feladatokra, amelyek már előre vannak meghatározva és feltérképezték a függőségeket.
Szóval ennek lennie kell, igaz? Még egy utolsó és döntő lépés marad.
-
Ossza meg és finomítsa
Miután úgy tűnik, hogy minden a helyén van, ossza meg a diagramot a legfontosabb érdekelt felekkel. Helyes gyakorlat, ha megosztja a diagramot a teljes csapattal, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hagyott ki valami fontosat.
Készen áll a megosztásra az ügyféllel, és jóváhagyás után a projekt Gantt-diagramja készen áll a használatra!
A projekt Gantt-diagramjának korlátozásai
A szoftverprojektek menedzsmentjének kulcsszava agilis. Az agilis módszertan mindenhol megtalálható, és alkalmazásuk nap mint nap növekszik.
A projektekre vonatkozó hagyományos Gantt-diagram nagyon korlátozott hatályú a modern szoftverprojektek számára, mivel a hangsúly az alkalmazkodóképességre koncentrál. A Gantt-diagram az egész előre beállítást tervezi, és ha (inkább, amikor) az ütemtervek megváltoznak, akkor nagyon nehéz kezelni őket. A jobban eltöltött idő felhasználásával frissül a Gantt-diagram.
Az agilis projekteknél rövid sprint (Scrum esetében) vagy először a legszükségesebb munkánál lehet dolgozni (mint Kanbanban), egyszerűen nem lesz lehetséges hetekig Gantt-diagramot készíteni. Más reagáló projektmódszereknél, mint például az Extreme Programming, ez egyszerűen csak időpocsékolás, mivel a diagram tervezhető részei nagyon rövidek.
A szoftverprojekt menedzserek beszámoltak némi sikerről egy Gantt-diagram felhasználásában egy projekthez az egyedi sprint nyomon követése érdekében. Mások pooh-pooh az ötletet, mondván, hogy egy Gantt-diagram egy projekthez a Waterfall projektmenedzsment modelljén alapul.
A Gantt-diagramok jó hírnevet élnek azzal, hogy túl sok információt próbálnak megjeleníteni. A változatos színekkel ellátott sávok a különféle erőforrások és függőségek jelzésére nagyon zavaróak lehetnek a komplex projekteknél.
A Gantt-diagram azonban számos iparágban továbbra is népszerű ütemezési eszköz. Valójában óriási szerepet játszanak a folyamatorientáltabb projektekben, például a weboldal fejlesztésében.
Alternatívák a Gantt-diagramhoz egy projekthez
A Gantt-diagram alapvetően a feladatok ütemterve. Bármely papír, beleértve a részletes tennivalók listáját, ugyanazt a célt érheti el.
A projekt Gantt-diagramjának néhány alternatívája a következő:
- A felelős személyek részletes feladatlista
- Faliújság, amely nyomon követi az egyes történetek / sprint előrehaladását, agilis projektek esetén
- Kanban tábla: egyszerű tábla, három oszlopban - teendők, csinálások és készek, a legegyszerűbb formában
- Egyéb, kifejezetten agilis projektekhez létrehozott eszközök, például a Sandglaz
A Gantt-diagramok hosszú utat jelentettek meg, mivel szolgálták a gyártó és szolgáltató ipart. Nagyon átláthatóvá tették a folyamatokat, és a lehető legjobban alkalmazkodtak a legigényesebb szoftveriparhoz.
Noha népszerűsége kétségkívül nagymértékben lecsökkent, a projekt kezdetén továbbra is az első menedzser a világ minden tájáról.
Ajánlott cikk
Ez egy útmutató a Gantt-diagram létrehozásához egy projekthez. Itt megvitattuk a projektek Gantt-diagramjának hatékony kialakításának lépéseit. Lehet, hogy megnézi a következő cikkeket is, ha többet szeretne megtudni -
- Vízesés projekt menedzsment
- Kanban: Hasznos lépés?
- A projektmenedzsment jelentéstételi eszköz legfontosabb öt típusa
- 20 izgalmas projektmenedzsment állásinterjúval kapcsolatos kérdés
- Fontos a Visual Basic - dinamikus bemenettel rendelkező diagram