Intranet funkciók az alkalmazottak kommunikációjához

„A vállalati intranet-et szigorú belső kommunikációs programoknak kell építeniük. Az intranet elérése 60% -os kommunikáció, 40% technológia. ”Bob Cohen,

Az intranet olyan, mint egy esernyő, amely alatt minden szükséges információt megkaphat a vállalattal és a napi munkával kapcsolatban. Kommunikációs platformnak nevezzük, ahol megkapjuk az irányítópultot, amely 360 fokos képet mutat a cég tevékenységeiről. Pontosabban, ez egy privát, biztonságos online hálózat, ahol az alkalmazottak tartalmat generálhatnak, bizonyos kommunikációs folyamatokba vehetnek részt, csapatként működhetnek, feladatokat és eseményeket végezhetnek, és felépíthetik a szervezeti kultúrát.

A cég otthoni platformjaként ismert, ahol a csapatok összegyűlnek, alapvető repertoárt építenek, multi-hatékony kommunikációs eszközt és még sok minden mást kínálnak. Mint a belső kommunikációs hálózat, az intranet több, mint részei.

Az intranet mindenki számára elérhető egyablakos ügyintézés. Az intranet kialakításának arányosnak kell lennie a munkavállalói igényekkel és a részvétellel. Ez egy közös platform, amely elősegíti a kommunikációt (kétirányú), a csapatmunkát, a tudásmenedzsmentet, a tartalom fejlesztését és megosztását, a szociális hálózatokat, az alkalmazottak bevonását és az ütemezést.

Minden fejlődő vállalat profitálhat az intranetből. Az alábbi tíz kérdés valóban ellenőrző listaként szolgálna, amely kijavítja az esetleges problémákat és elősegíti az intranet megfelelő megvalósítását.

1. ábra: Intranet tervezési ellenőrzőlista pontok

Az intranet különféle tulajdonságainak mélyre kell ásniuk.

  1. Az intranet a kommunikáció magjában helyezkedik el

Három módon segíti a szervezetet -

  1. Felülről lefelé irányuló kommunikáció, amely nem más, mint a vezetők és az alkalmazottak közötti kommunikáció
  2. Az alkalmazottak visszajelzése vagy a munkavállalók és vezetők közötti kommunikáció
  3. Csapatbeszélgetés munkavállalók közötti kommunikáció formájában

Ez egy rövid kiemelés világossá teszi az egészet.

  • Az intranet megszünteti az e-mailekkel kapcsolatos alapvető kérdéseket

Mindenféle e-mail kérdés könnyen megoldható egy jól megtervezett intranet segítségével, ha elfelejti valakit egy fontos e-mail körében tartani, vagy ha elhanyagolt egy fontos frissítést, mivel az e-mail elveszett egy e-mail sorozatban, vagy ha elakad egy válasz-összes listában. Az intranet különböző módon kapcsolatot tart fenn az emberekkel, és egyszerűsíti mind az azonnali kommunikációt. Ugyanazon talapzaton sokféle dolgot megtehetsz: cseveghet a kollégákkal, közösségeket építhet fel különféle témákban, hirdetményeket tehet különféle vállalati ügyekben, blogokat írhat, cikkeket tölthet fel, és felépítheti a vállalati eljárásokkal kapcsolatos tudás irányítópultot.

Néhány belső kommunikációs statisztika az alábbiakban található:

  1. A küldött belső kommunikációval kapcsolatos e-mailek csak 48% -át nyitják meg
  2. És ezeknek a kommunikációknak csak körülbelül 23% -a nyílik meg

Tehát egyértelmű, hogy a vállalati kommunikáció egyik legnagyobb részét valójában nem nyitják meg. Ha az összes megcélzott címzett megnyitja a kommunikációt, nyilvánvalóan nem jó ötlet az e-mailek küldése.

  • Intranet segít a munkavállalók visszajelzéseinek összegyűjtésében

A munkavállalói elkötelezettséget a megfelelő visszajelzés alapján értékelik. Könnyen meghatározhatja a munkavállalók elégedettségét, nyomon tudja követni a munkavállalói javulási hiányosságokat és néhány olyan kérdést, amelyek közvetlen hatással lehetnek a munkavállalók forgalmára.

A munkavállalói elkötelezettséggel kapcsolatos visszajelzéseket nagyszerű elvégezni, ha ezeket nem külön osztályokba sorolják be; a legtöbb esetben a felméréseket harmadik fél eszközével végzik. Éppen ellenkezőleg, ha ezeket a felméréseket az intranetben tárolt beépített eszköz segítségével hajtják végre, akkor könnyen letölthetők a helyes adatok, amelyeket a vállalati szerver tartalmaz, és megoszthatják azokat a különböző osztályok és csoportok között a termelékenység javítása érdekében. Ugyanakkor az alkalmazottak mindenütt tisztában vannak ezzel az eszközzel, mivel napi szinten kapcsolatba lépnek vele. Ez végül növeli a munkahelyi kommunikációt, ezáltal a munkavállalók elégedettségét is.

2. ábra: A kommunikációs folyamatot elfogadó alkalmazottak százalékos aránya

A munkahelyi pesszimizmus az alábbiakban felsorolt ​​három kommunikációs-központú ok miatt áll fenn:

  1. A vezetés 38% -kal nem irányítja megfelelően az alkalmazottakat a közös cél felé
  2. Összességében rossz kommunikáció 14% -kal
  3. Rendszeres változások, amelyekben 12% -uk nem ismeri jól

  1. Intranet együttműködik

A megfelelő kommunikáció és a munkavállalói teljesítmény érdekében nagyon fontos egy olyan közös platform, amelynek minden alkalmazottja megoszthatja az ügyet. Gyakran előfordul, hogy ugyanaz az üzenet másképp válik, ha mindenki nincs megfelelően szinkronizálva. Ez bizonytalan lenne, ha olyan központosított helyre van szükség, ahonnan az emberek gyűjtenek tartalmat, és kapcsolatba léphetnek egymással.

  • Az intranet olyan platformot hoz létre, ahol mindenki kommunikálhat, és megteheti a dolgokat

Az esetek többségében olyan intranet található, amely fel van szerelve ahhoz, hogy kapcsolatba léphessen kollégáival valamelyik csapat- vagy projektoldalon keresztül. Az alkalmazottak együttműködhetnek és megoszthatják a közös érdekű tartalmakat. Az alanyok fogadóinak oldalait hozhat létre:

  • projektek
  • csapatok
  • Külső portálok az ügyfeleknél
  • Tudásbankok
  • Munkavállalói bevezetés céljából
  • Kampányok marketing
  • Szolgáltatás vagy termék bevezetése

Tehát az intranet valójában bármilyen módon megváltoztathatja kommunikációját, munkáját és tartalmát, ahogyan azt törekszik, hogy jobbá tegye a vállalati kommunikációt.

  • A projektmenedzsment és a feladatkezelés az intraneten egyszerűsödik

Az intranet segít a projektek és a feladatok beállításában és kezelésében ugyanazon a talapzaton. Ez a platform más hasonló üzleti tevékenységek gondozására. Az intranet segíti a projekt csapata a projekt befejezésében. Valós időben könnyen ellenőrizheti az előrehaladást, kijavíthat minden problémát az e-mailek áradása nélkül, és követheti a kapcsolódó beszélgetéseket, hogy mélyebben megértse a találkozásokat és a kellékeket.

A feladatkezelés figyelemmel kíséri a saját munka előrehaladását, segíti a feladatok elosztását másoknak, és biztosítja a projekttel kapcsolatos feladatok tökéletes elvégzését. A fájlokat és az adatokat gyorsan meg lehet osztani egy szobában anélkül, hogy azt a Dropboxba vagy más megosztott tartalékba tennék.

  • Az intranet a belső érdekelt feleket szolgálja ki

Az intraneten keresztül össze lehet kapcsolni a szokásos folyamatokat, és össze lehet kapcsolni a megoldásokat a különböző részlegek között, ideértve a HR-t, a marketingt, az IT-t stb. Az alábbiakban bemutatunk néhány szolgáltatást:

  • Nyújtsa be a szervezetek különféle politikai dokumentumait
  • Hozzon létre egy tudásbankot vagy belső wikit
  • Hirdesse különféle vállalatirányítású vagy részleg-alapú kommunikációt
  • Adjon lehetőséget egy azonnali csevegésre a problémák ragyogó megoldására
  • Adjon lépésről lépésre videót

  1. Az intranet a Tudásmenedzsment eszközként működik

Gondolj csak egy olyan helyzetre, amikor egy fontos fájlban keres több olyan helyről, amelyet Ön szerint tartott: Dropbox, Google Drive, One Drive, Company webhely vagy belső kiszolgáló. És a különféle helyszíneken történő keresés egyszerűen felpörgetheti a fejét, és végül nem találta meg a fájlt. Tehát egy ilyen helyzetben az intranet segíthet a fontos dokumentumok rendezett tárolásában.

  • Az intranet mindig felhatalmazza a dokumentumok integrálását

A fájlkezelés a tudásmenedzsment szolgáltatások részeként a fájlok intranetben való feltöltésének egyik legjobb módja. Mindkét esetben, amikor közvetlenül feltöltsünk egy fájlt, vagy elhelyezzünk egy linket, amely valahol biztonságosan viszi a ténylegesen feltöltött dokumentumot, akkor a jövőben segítséget nyújtunk magunknak és másoknak, anélkül, hogy erre az időre pazarolnánk. Összevonhatja a dokumentumokat a kívánt módon. Ha esetenként nem biztos abban, hogy hol tárolta-e a dokumentumokat, akkor csak élesen keressen a kívánt fájl eléréséhez. A dokumentumok nagy részét menti az intraneten:

  1. Felállíthat egy tudás-tárolót, ahol különféle dokumentumokat helyezhet el, pl. HR fedélzeti dokumentumokat, projekthez kapcsolódó fájlokat stb.
  2. Könnyedén fájlokat küldhet intranet és chat segítségével; a csevegőbeszélgetés automatikusan archiválódik, hogy segítsen nekünk beszerezni a dátum szerinti történetet
  • Az intranet növeli a termelékenységet

Bármely projekt sikere és kudarca inkább az adatok és fájlok megfelelő tárolásától függ. Ez nem csak időt takarít meg, és így közvetlen hatással lesz a megtérülésre, de csökkenti a feszültségeket és frusztrációkat is. Például, amikor végleges kapcsolatot ad a projekt befejezésével, biztos lehet benne, hogy kiválasztja az ügyfél számára megfelelő dokumentumot. Ha fedélzeti fájlokat ad az új asztalosoknak, könnyen elküldheti a HR oldal linket, amely tartalmazza a számukra szánt vonatkozó dokumentumokat. A McKinsey Global Institute tanulmánya szerint ténylegesen körülbelül 35% -kal lerövidítheti bármely dokumentum kereséséhez szükséges időt, ezáltal 6% -kal csökkentve az egyéb fontos feladatokra fordított időt.

  • Az intranet mindig valós idejű tudásbázist hoz létre

A megfelelő intranet kialakítás segít létrehozni egy tudásbázist az ismétlődő helyzetben lévő fájlok és dokumentumok dokumentálásához, például:

  1. Szabályzat és gyakorlatok
  2. Értékes anyagok
  3. Hírek és sikertörténetek
  4. Fontos GYIK
  5. Munkavállalói albumok
  6. Képzési anyagok
  7. HR kézikönyv
  8. Hírlevél
  9. Fontos linkek, amelyek hasznos eszközöket és fájlokat tartalmaznak

És ezek nem minden. Még néhány elem van feltöltve a rendszerekbe - fórumokon feltett kérdések, csoportbeszélgetések és az ügyfélszolgálatban felvetett jegyek. Mindezeket fel lehet tölteni az intranetbe, és hozzáadni a tudásbázishoz, amelyet időről időre felhasználhat különböző igények kielégítésére. Lehet, hogy lenne egy olyan ötlet is, amely nyilvános ötleteket hív fel. Ez az eszköz valójában különböző szintű ötleteket vezet.

  1. Az intranetes lehetőséget biztosít a közösségi hálózatok létrehozására

Az intranet mindig lehetőséget ad arra, hogy gyakorlatilag kapcsolatba lépjen a különböző osztályok társaikkal, csökkentve ezzel az akadályokat és a silókat; az alkalmazottak könnyen kapcsolatba léphetnek egymással, megoszthatják a kölcsönös érdeklődésre számot tartó témákról szóló visszajelzéseket és tanulhatnak. Ez javítja a kommunikációt és az ismeretek megosztását vállalati szinten, különféle csapatok és osztályok között. Az alkalmazottak megismerik az embereket a csapaton belül és kívül. A vezetők megismerkedhetnek a beosztottakkal, és ez végül megszegi az egyezményeket, és együtt növekedhetnek, és így közvetett hatással lehetnek a termelékenységre.

  • Az intranet belső kommunikációs csatornákat épít

A munkavállalók anélkül, hogy elhagynák az íróasztalot, hívásokat kezdeményeznének, vagy e-maileket küldnének, az alkalmazottak kapcsolatba léphetnek egymással, visszajelzés formájában, bármilyen témáról folytatott beszélgetési utakon. Így a földrajzilag elosztott csapatokkal való kapcsolat inspirálná a csapatmunkát.

  • Intranet segít a munkavállalók megkeresésében és megismerésében

Csak azért, mert a csapat földrajzilag eloszlik, vagy valaki otthon dolgozik, lehetetlen minden alkalommal megtalálni és megismerni alkalmazottait, még abban az esetben is, ha velük együtt fizikailag vagy gyakorlatilag dolgozunk. Ilyen esetekben az intranet alkalmazottjainak könyvtára valójában segítséget nyújt nekünk a kapcsolat felvételéhez a kívánt társainkkal, és felépíthető a közösség. Megismerhetjük csapattagjaink készségeit, a munka történetét és a sikereket. Ezért bármilyen kérdés megoldásában segítséget nyújthatunk, vagy másoknak tanácsolhatjuk, hogy kövessék ezeket az egyedi igényeket. Motiválhatja társait azáltal, hogy gratulációs kitűzőt küld a projekt sikeréről, vagy köszönöm kitüntetést minden jól elvégzett munkáért.

  • Az intraneten keresztül bármilyen jó tartalmat létrehozhat, megoszthat és közzétehet határokon és osztályokon keresztül

Az intraneten keresztül az emberek tartalmat hoznak létre, megoszthatnak mások által fogyasztott nyilvános bejegyzésben, és megjegyzéseket fűzhetnek hozzá. A felhasználók különböző tereket használnak, ahol minden új tartalmat feltöltenek, az automatikus frissítés mindenkinek megtörténik az adott bejegyzésben. Ezután elkezdi használni ezt a tartalmat. Így az intranet lehetőséget ad a felhasználók számára olyan tartalmak létrehozására, amelyeket mások is használhatnak. A következő tartalmat általában feltöltik az intranetbe:

  1. Blogok és új trendek az iparágról
  2. Új készségek mások számára
  3. Nagy csapat nyer
  4. Új dob
  5. Új stratégia vagy folyamat
  6. Hűvös fotók és videók

  1. Munkavállalói részvétel és növekedési központ: szüntesse meg a munkavállalói csalódást

Minden szervezeti lépésnél az alkalmazottak elkötelezettségét alsó sornak tekintik. A munkavállalói elkötelezettség révén javul a termelékenység és a munkavállalók motiváltak. Ez végül pozitív hatással van az ügyfelek elégedettségére és az alkalmazottak moráljára.

Munkavállalói elkötelezettség statisztika

  • A Del Carnegie Training tanulmány szerint a nagyvállalatok közel 71% -a nem vesz részt
  • A Gallup Research egy másik tanulmánya szerint a munkavállalók elvonulása körülbelül 18%, ezáltal akadályozza az általános termelékenységet

Az elkötelezett alkalmazottak hűségesen képviselik azokat a vállalatokat, amelyekben dolgoznak. Büszkén említik a cég terméket vagy szolgáltatást az ügyfelek számára. Közösen teremtenek tudást mások javára, és segítik mások céljainak elérését. Míg az elbocsátott alkalmazottak jelentik a terhet. Károsítják a vállalat hírnevét, többek között elégedetlenséget keltenek, és vírusosan befolyásolják a termelékenységet. Ebben a helyzetben az intranet valóban elősegítené az alkalmazottak bevonására vonatkozó tervek kidolgozását, lehetővé téve számukra, hogy erőforrásaikat és eszközöket használják fel, és karrierjük felépítéséhez képzik őket a kitűzött területeken. Nagyobb felhatalmazással rendelkeznek a karrierjük meghozatalára.

  • Az intranet köti az alkalmazottakat a vállalat küldetésével, jövőképével és értékeivel

Gyakran gondolkodunk, ha minden alkalmazott hozzáigazul-e a vállalat küldetéséhez, jövőképéhez és értékéhez! És vannak-e megfelelően beállítva és érzelmileg hozzákapcsolva? A TINYpulse felmérés 40000 alkalmazottal végzett tanulmánya szerint csak 40% -uk ismeri ezt. A munkavállalói elkötelezettség folyamata minden munkavállaló számára hozzáférést biztosít, hogy érzelmileg hozzákapcsolódjanak a vállalat küldetéséhez, jövőképéhez és értékeihez. Az intranet mindenki számára hozzáférést biztosít egy központi helyen. Különböző formátumokban és szegmensekben elérheti alkalmazottait, és sokrétű módon erősítheti meg őket: blogok, beszélgetések, cikkek, videók és személyre szabott oldal révén a márka népszerűsítése érdekében.

  • Az intranet fejlesztési lehetőségeket teremt az alkalmazottak számára

A munkavállalók elégedettebbek lennének, ha nagy lehetőségeik vannak saját fejlesztésükhöz. Egy vállalat különféle karrier-növekedési terveket készíthet az alkalmazottak számára, ezáltal csökkentve a kopódást. És pusztán azáltal, hogy csökkenti a növekedéshez szükséges erőforrások és a teljesítményeik közötti réseket, a társaság egyszerűsítheti az eltéréseket. Az intranet ezt a tökéletes munkát végzi a munkavállalói növekedési programok támogatásának és nyomon követésének a következő módon:

  1. Az oktatási anyagok és a bevált gyakorlatok konszolidálása
  2. Az alkalmazottak visszajelzéseinek összegyűjtése a programok fejlesztése érdekében
  3. A társasági kultúra közvetítése mindenki számára
  4. Minden alkalmazott fejlődésének nyomon követése
  5. Lehetővé teszi valamelyikük számára, hogy figyelemmel kísérje fejleményeit
  • Az intraneten vírusos kapcsolat jön létre a fejlesztési tervek és egyedi ötletek alapján

Amikor a munkavállalóknak e-mailen keresztül továbbított kommunikációról van szó, akkor valószínű, hogy ezek az e-mailek elvesznek a beérkező levelek mappájában, vagy az emberek nem kezdeményeznek kezdeményezéseket e levelek megnyitására. Nagyon gyakori mindenhol. Lehetséges, hogy egy alkalmazott hiányzik a fontos kommunikációról, amelyet neki küld a személyes fejleményeiről. És néha ez hajlamos arra, hogy kirekesztettnek vagy jelentéktelennek érezzék magukat.

Az intranet mindig hozzáférést biztosít az alkalmazottak számára ahhoz, hogy elérjék azt, amelyre szükségük van a legfontosabb - legfontosabb frissítéseket, minden egyes lehetőséget és minden tervezési változást. Az információ lehet nyilvános vagy kifejezetten a megfelelő emberek számára szabott; a kettős kommunikáció részeként e-mailt lehet küldeni nekik. Ugyanakkor megoszthatják egyedi elképzeléseiket a vírustérben, és mások ezen a téren hozzáférhetnek ezekhez az információkhoz és kommentárokat tehetnek közzé. Ezért kialakul egy jó kommunikációs szál, amely mindenki számára sikeres fejlesztésekhez vezet. Azok az emberek, akik esetleg nem vesznek részt a nyilvános vitában, részt vehetnek is az ilyen online vitákban.

Az intranet felhatalmazza az alkalmazottakat a szerepük és karrierjük felhasználására:

  1. Saját projektek és hasonló fontos feladatok
  2. Ossza meg kreatív ötleteit
  3. Használjon lehetőségeket
  4. Figyelemmel kíséri a céljaik fejlődését
  5. Tanácsolja a folyamat előrehaladását
  6. Vigyázzon a további gyakorlatra és oktatásra
  7. Vigyázzon arra, amit mások csinálnak a csapaton belül és kívül

Steve Roesler, a kommunikációs stratégia megfigyelője, tíz fontos kérdést fogalmazott meg, amelyek elősegítik a munkavállalók munkahelyi bevonását. Ezek az ellenőrzőlisták hatékonyan formulálják az intranetes problémák egyszerű megoldásait:

  1. Az intranet ütemezési eszközként működik

Az intranet megkönnyíti az ülések, események és találkozók ütemezését és figyelemmel kísérését. Ennek a rendkívüli lehetőségnek minden alkalmazottja részesülhet.

  • Könnyű tervezés a találkozó inspiráló munkavállalói részvételére

Lehet, hogy az embereknek egynél több eszköz is van a megbeszélések ütemezésére, de ezek nem hatékonyak, mivel időigényes folyamat lenne. Ez a megvalósíthatóság biztosítja a munkavállalók megfelelő részvételét. Küldhet e-maileket az alkalmazottaknak az ülésekkel vagy eseményekkel kapcsolatban, de ez a folyamat nehézkes. Az e-mailek elveszhetnek a beérkező levelek mappájában, vagy fontos személyek kihagyhatók. A legegyszerűbb és intelligens módszer a megosztott naptár ütemezése a vállalati intranetben, és gyorsan megnézheti mindenki kényelmét. Így ütemezheti az ülés idejét.

  • Vonzó események létrehozása

Az időbeállítás és a naptárak kivételével van még néhány információ az eseményekről, amelyek érdekes és népszerűvé teszik az eseményeket.

  1. Teljes információ az eseményről
  2. Fotók és videók az eseményről, hogy még vonzóbbá tegyék. Nem sokkal az esemény befejezése után egyenletes frissítés érhető el fotókkal és videókkal együtt
  3. Részletes ütemterv az eseményekhez
  4. Információk az éttermekről, üzletekről és minden egyéb figyelemre méltó helyről, ahol be lehet lépni

Következtetés

A megfelelő intranet kialakítás mindig egy lépés a hatékony belső kommunikációhoz. Ez mindig előnyt kínál az embereknek, hogy kapcsolatba lépjenek a kollégákkal bármilyen közös témában, és végtelen segédprogramot nyújtanak. Láttuk, hogy az emberek széles körben hozzáférnek az intranet megfelelő használatához a platform tömeges hatékonyságának növelése érdekében. Ez az a platform, ahol bármi forrást keres és keres, létrehoz, megoszt, tanul és motivál másokat, amelyek viszont növelik a munka hatékonyságát, közvetlenül befolyásolva a megtérülést. Ez nem helyes, ha bármilyen negatív dologgal foglalkozik, de mindig elmondható, hogy a megfelelő intranet-kialakítás mindig a felét az elvégzett munkanak, mivel a helyes kétirányú kommunikációs csatornákról van szó.

Kategória:

Vállalkozói fejlesztés