A kommunikációs menedzsment terv áttekintése
A kommunikációs menedzsment terv a Projektmenedzsment terv szerves része, ahol az érdekelt felek által megkövetelt információk gyűjtésének, előállításának, rögzítésének és terjesztésének a folyamata megtervezésre és strukturált módon kommunikálásra kerül.
A problémák / korlátok többsége, amelyek a projekt során felmerülnek és nem oldódnak meg, a kommunikációs hiányosságok miatt következnek be. Szükség van egy strukturált módszerre vagy kommunikációs módszerre a projektmenedzser számára. A kommunikációs menedzsment terv a kulcsfontosságú szempont a projekt menedzsment terv / projekt alapszabály elkészítésekor.
A projekt megkezdése során egyértelműen meg kell határozni a kommunikáció módszerét vagy a kommunikáció menedzsment tervet, hogy elkerülhető legyen a akadályok bármilyen formája. A kommunikációs menedzsment terv segíti az információáramlás kialakítását egy projektben. Különböző érdekelt felek vannak jelen a projektben. Menedzsment, projektmenedzser, többfunkciós csoport tagjai, gyártók, külső ügynökségek stb.
Ahhoz, hogy egy projekt sikeres legyen, nagyon fontos a hatékony kommunikáció, és ezért szükség van egy kommunikációs menedzsment tervre. Lakossági projekt esetén a projektmenedzser elkészítheti az érintettek kommunikációs tervét, hogy tájékoztassa a különféle érdekelt feleket a projektről, és forduljon hozzájuk, ahol szükség van a beavatkozásra.
A kommunikációs menedzsment terv felsorolása
Az alábbiakban felsorolunk néhány kommunikációs menedzsment tervet, különféle típusukkal.
1) Projektülések -
Különböző típusú kommunikációs menedzsment tervek működnek a projekt különböző szereplői számára, például:
- Projekt áttekintő találkozó (felsővezetés számára)
- Projektkoordinációs találkozó (többfunkciós csoportok számára)
- Szállítói áttekintő találkozó (Szállítók számára)
- Projekt áttekintő találkozó:
A vezetők közötti kommunikáció és információ biztosítása érdekében a „projekt áttekintő találkozók” kommunikációs tervként szolgálhatnak a projektek különféle szempontjairól, például a projekt előrehaladásáról, a projekt tervezési szakaszáról, vállalkozók kinevezéséről, kapcsolattartási kérdésekről, a helyi kérdésekről. kérdések, bármilyen külső tényező stb. Ez információs rendszerként szolgál majd, amely tudatában tartja őket a projekttel, és lehetővé teszi számukra a beavatkozást.
- Projektkoordinációs találkozó:
A multi-funkcionális csoport kommunikációjához és információkkal való ellátásához „projektkoordinációs értekezleteket” lehet tartani, és a projekttel kapcsolatos problémákat / korlátozásokat be lehet mutatni a csoport tagjai számára funkcionális szakértelmük alapján. Például a vezetőség által kitűzött cél eléréséhez és a helyszíni viszonyok alapján tervezési változtatásra van szükség, akkor ezek a találkozók platformként szolgálhatnak az információk közlésére, és ugyanakkor megoldást nyújthatnak számukra. Az ilyen ülések végén el kell készíteni a jegyzőkönyveket, amelyeket ki kell terjeszteni, hogy az összes érdekelt fél tájékozódjon a változásról.
- Szállítói áttekintő találkozó:
A beszállítókkal való kommunikáció és információk biztosítása érdekében a „szállítói áttekintési találkozók” hetente vagy kéthetente kerülnek megrendezésre a projekt igényeitől függően. Ezen a találkozón az eladó előrehaladási táblázatokat, trend-elemzéseket, előrejelzéseket / előrejelzéseket nyújthat az egyensúlyi tevékenységekhez, hogy a projektvezető kommunikáljon munkájuk körével.
A zűrzavar elkerülése és a megfelelő kommunikáció biztosítása érdekében a fent említett valamennyi ülés jól meghatározott napirenddel rendelkezik. A gyakoriságot szintén előre meg kell határozni. A résztvevők számának pontosnak kell lennie, és megfelelő tagokkal kell rendelkeznie. A napirendeket jóval előre kell lebegetni, hogy a résztvevők felkészüljenek az ülésre. A napirendi pontoktól való bármilyen eltérést nem szabad szórakoztatni. Az eltérés elkerülése érdekében a projektvezető a találkozó vezetője.
A fenti formális módszereken túlmenően a személyes vagy telefonos kommunikáció informális módszerei is segítik a projekt kérdéseinek megoldását.
A fentieken kívül a kommunikációs menedzsment tervet szükség szerint frissíteni kell, a projekt követelményeitől függően.
2) Teljesítményjelentések -
Minden projektről van teljesítményjelentés, ahol az információkat / adatokat rögzíteni kell az érdekeltekkel folytatott kommunikációhoz.
A teljesítményjelentések különféle típusai a következők:
- Állapotjelentés
- Helyzetjelentés
- Trendjelentés
- Előrejelzési (vagy) előrejelzési jelentés
- Variáns jelentés
- Keresett érték jelentés
- Projekt tanulmányi dokumentum
a) Állapotjelentés:
- Ezek a jelentések bemutatják a projekt jelenlegi teljesítményét a korábbi alapvonalhoz viszonyítva.
- E jelentések közzétételének határideje napi / heti.
b) Elért eredményekről szóló jelentés:
- Ez a jelentés az adott időszakban elvégzett teljes munkát írja le.
- Ebben a kategóriában a forgalmazás időszaka alapján különféle típusú jelentések vannak.
| S.No. | Progress jelentés típusa | Leírás | A forgalomba hozatal határideje | Bemutatva |
| 1 | DPR | Napi előrehaladási jelentés | Napi | Ügyfél és belső csapat |
| 2 | WPR | Heti előrehaladási jelentés | Heti | Ügyfél, középvezetés |
| 3 | MPR | Havi előrehaladási jelentés | Havi | Ügyfél, felső vezetés |
c) Trendjelentés:
- A trendekről szóló jelentésnek meg kell jelölnie a projekt felfelé vagy lefelé mutató tendenciáját az előrehaladás alapján
- Ez egy tipikus felső vezetői jelentés, amelyet havonta terjesztnek / tárgyalnak.
d) Előrejelzési (vagy) előrejelzési jelentés:
- A projekt jelenlegi forgatókönyve alapján beszámolnak egy előrejelzésről vagy a projekt várható előrehaladásáról / teljesítményéről.
- Az előzetes előrejelzést a követelményeknek megfelelően felülvizsgálják, és a kliens / menedzsment kérésére benyújtják / terjesztik.
e) varianciajelentés:
- Ez a jelentés összehasonlítja a tényleges előrehaladást a kiindulási helyzettel, és a költségek és az idő során felmerült eltéréseket mutatjuk be.
- Ezt a jelentést általában a Trend jelentéssel együtt terjesztik, azaz havonta.
f) Keresett értékről szóló jelentés:
- Ez a jelentés a projekt teljesítményének felmérésére szolgáló hatókört, költségeket és ütemtervet foglalja magában. Amit havonta terjesztik.
g) Projekttanulmány:
- Az összes teljesítményjelentésre hivatkozva elkészül az átfogó projekt-tanulási dokumentum, amely segítséget nyújt a projekthez való hozzáféréshez, valamint a jövőbeli projektekre vonatkozó javaslatok kidolgozásához.
3) eszkaláció -
Ha problémák merülnek fel vagy problémák merülnek fel a projektkommunikáció során, akkor a kérdést a vezetőségre kell fordítani, mivel a belső projektcsoporton belül nem sikerül megoldást elérni / megtenni.
A kérdés súlyossága szempontjából a döntéshozatali hatóság és az időkeret a következőképpen változik:
| Kiemelten fontos | A súlyosság | Döntési hatóság | A megoldás határideje (munkanapok) |
| 1 | Jelentős hatással van a projektre, azaz jelentős hatással lehet az időre és a költségekre. | Felső szintű vezetés | Fél napon belül |
| 2 | Közepes hatású, amely befolyásolhatja a költségeket vagy az ütemtervet | Felső vezetés és középvezetés | 1 napon belül |
| 3 | Kisebb hatás, amely késleltetheti az ütemterveket | Középvezetési szint | 2 napon belül |
| 4 | Nincs hatással a projektre, de van egy jobb alternatíva | Középvezetés és projektvezetői szint | A munka folyamatban van, alternatív megoldásokat kell kidolgozni és jóváhagyásra elküldeni a változások igazgatótanácsától. |
Ajánlott cikkek
Ez egy útmutató a kommunikációs menedzsment tervhez. Itt a kommunikációs menedzsment terv listáját tárgyaljuk különféle típusukkal. A további javasolt cikkeken keresztül további információkat is megtudhat -
- Microsoft projektterv
- Teljes minőségirányítási koncepciók
- Soft Skills projektmenedzser
- A projekt érdekelt felei
- Esettanulmány a projektmenedzsmentben