„A kommunikáció kulcsa az erős kapcsolatnak, amelyet a kölcsönös társaság és a megértés ösztönöz. És a kommunikációs terv eszköz ehhez.”
dolgozzon ki egy hatékony kommunikációs tervet - minket, mint embereket, a kommunikáció hajt, amely életünk és tevékenységeink forrása, ugyanúgy, mint a szervezetek vállalkozásai és bőséges alkotásaik, stratégiáik vagy ideológiáik, amelyeket bemutatni akarnak a közönségük számára vagy belül saját vállalati vagy nem vállalati körök.
A projekt intenzitása arra készteti ezeket a szervezeteket, hogy olyan kommunikációs terveket fogadjanak el, amelyek teljes körűen beszélnek róluk, valamint tematikus javaslataikról és sémáikról.
Mi a kommunikációs terv és miért olyan fontos?
A kommunikációs terv egy stratégiailag orientált írásbeli dokumentum, amely bemutatja a vállalat céljait és céljait, valamint azok folyamatban lévő tevékenységeit vagy projektjeit.
Azt is mondhatjuk, hogy ez egy informatív darab, amely elmagyarázza az érdekelt feleket és az érintett csapatot, amit a vállalat célja és jövőbeli tervei.
A következő elemek alkotják a kommunikációs tervet:
- Célok és célkitűzések
- Folyamat és cselekvési terv
- A projektekben részt vevő érdekelt felek vagy csoportok felsorolása
- Tudja meg azokat az embereket, akiknek a kommunikációs tervet kell címezni?
- Hogyan fogja értékelni a várható profitját?
A kommunikáció bármilyen formában megtörténhet, mint elektronikus média, nyomtatott kiadványok, konferencia anyagok, felmérések, marketing vagy értékesítési eszközök, beszédek stb., Amelyek lehetővé teszik a projektvezetőknek vagy a vezetőség számára, hogy a vállalat elvárásainak megfelelően megtervezzék projektjüket és megvalósítsák célzott céljaikat.
Beállíthatják a kívánt kommunikációs szintet és hangszínt a projekt egy bizonyos ütemének és egységes munkafolyamatának beállításához. Segít a projekttervezőknél a prioritások meghatározásában és az erőforrások optimális felhasználásában.
Mivel a kommunikációs terv releváns, ugyanolyan fontos a kidolgozásának módja is, amelyet a vállalati egységek igényei támasztanak alá.
Tippek egy hatásos kommunikációs terv kidolgozásához!
Tanulmányozza a kommunikációs tendenciát és ellenőrizze kutatását:
Tudjon meg többet a szervezet kommunikációs trendjéről. Néhány szervezet cégeket bérelt fel, hogy kiderítsék, mi folyik itt, ám ezek a kiadások megterhelhetik a vállalat költségvetését.
Tehát megtakaríthat úgy, hogy saját magának tanulmányozza, hogyan kommunikálnak a szervezet többi tagjai, miként működnek együtt, hogyan hajtják végre napi működési tevékenységeiket, és konkrét eredményeket érnek el?
A válaszok megszerzéséhez rögzítenie kell egy találkozót, és el kell készítenie ötletgyűjtést a munkatársakkal és a menedzserrel, és meg kell találnia az eredményeket vagy minden hátrányt vagy kérdést, amely akadályozhatja a kommunikációs folyamatot.
Válassza ki a vezetőt
A tényleges folyamat megkezdése előtt nagyon fontos, hogy találjunk egy szóvivőt, aki kezdeményezné a kommunikációs folyamatot és megfogalmazná a kommunikációs tervet. A következő kritériumoknak kell megfelelnie:
- Mindig készen áll az együttműködésre, a csoport többi tagjával és az alkalmazottakkal való koordinációra, valamint a kommunikációs tervek és célok felállítására.
- Képesnek kell lennie arra, hogy az időt és a személyzetet elosztja a kommunikációs igények kielégítésére.
- Képesek eldönteni a szükséges kommunikációs rendszert, annak hatékonyságát és hatásait.
- Be kell vonnia az értékelőt, valamint másokkal a különféle kommunikációs stratégiák és kommunikációs tervek előállítását és felülvizsgálatát.
- Képes számos kreatív ötletet generálni a kommunikációs terv sikeres végrehajtásához,
Fejlessze a kommunikációt és a bizalmat társai és közössége között
Fenn kell tartania az erőteljes kommunikációt és a bizalmat, és kezelnie kell az érintett emberek elvárásait, különösen azokat, akik partnerek az erőfeszítéseid során. Ez biztonságos környezetet teremt, és csökkenti a kockázatok vagy pletykák esélyét.
A helyes és időszerű információk elősegíthetik a közösségeket abban, hogy aktívan részt vegyenek a programokban, visszacsatolást kapjanak, értelmes elkötelezettséggel és megértsék a program előnyeit.
Definiálja a célokat és célokat
A társaságtól kapott összes információ után határozza meg a kommunikációs terv céljait és céljait, és mit kíván elérni. Az Ön célkitűzései felmerülnek a vállalat azon célkitűzéseivel, amely magában foglalja
- Szolgáltatások társaság felé,
- Mennyire képes létrehozni hatást
- Hogyan lehet központosítani a kommunikációs hálózatot
- Építsen csapatmunkát
- Javítsa a termék szállítását
- A kommunikációs terv milyen szintre gyakorol hatást az érintettekre, a médiára és a kormányra.
A célok a szükséges erőforrások, legyenek azok emberi vagy mechanikai folyamatok, amelyeket a projekthez alkalmaznak, az a termék vagy szolgáltatás, amelyet a vállalat előállítani vagy elősegíteni kíván, valamint a jelenlegi folyamatokhoz vagy működéshez szükséges fejlesztések fajtái.
Tudja meg a kommunikációs terv lehetséges közönségét / olvasóit
Ki kell derítenie azt a potenciális közönséget, amellyel egyesületei kapcsolatba léphetnek, vagy megpróbálnak befolyásolni Önt. Ezek a közönség a fogyasztók, a tagok, az érdekelt egyesületek, oktatók, iparosok, média stb.
Ez magában foglalja azon emberekkel kapcsolatos tanulmányait és kutatásait, akiknek közvetlen hatása lehet a folyamatban lévő projektekre vagy tevékenységekre, és megtudja azokat a csoportokat, akik a szervezet részét képezik vagy kívülállók, de kapcsolódnak a projekthez.
Ez lehetővé tenné, hogy rangsorolja a célközönséget, és jobb döntést hozzon.
Olyan tevékenységek, amelyeket be kell építeni a kommunikációs terv végrehajtása előtt vagy után
Meg kell határoznia, hogy milyen információkkal és tevékenységekkel kell megosztania az információkat. Különböző csoportokat vagy közösségeket alakíthat ki, különböző felülvizsgálatokat végezhet, és értékelheti a folyamatokat.
Vegyen részt minden hónapban a közösségi találkozón, és hozzon létre egy fórumot, ahol az érintett emberek beszélgethetnek egymással, vagy megoszthatják azokat. Ezenkívül feltétlenül meg kell osztani a kutatást vagy az eredményeket az értékelőkkel, és felméréseket kell végezni.
Tervezze meg a legfontosabb pontokat
Keresse meg és tervezze meg azokat a fontos pontokat vagy üzeneteket, amelyeket át szeretne küldeni. Segítne kiszűrni a felesleges tényeket vagy információkat, és a legjobbat, pontosat és eredményt nyújtja.
Ez segít megérteni az emberek igényeit és elvárásait, valamint azt, hogy milyen kérdéseket tehetnek fel. És segít megérteni, hogy a program és a projekt hogyan befolyásolhatja a közösséget vagy az államot.
Az üzenet eldöntésekor megértsék és értékeljék a kommunikációs folyamat helyzetét és a közönség hangulatát, az üzenet továbbításának nyelvét, a továbbítandó üzenet típusát és az átfogó kialakítást.
Az üzenetet úgy kell megfogalmazni, hogy szem előtt tartsák a közönség típusát. Az is fontos, ha a közönség fiatal, idős vagy gyermek, és ennek megfelelően alakítsa ki az üzenetet.
James Thurbe szerint: „A kommunikáció pontossága fontosabb, mint valaha, a hajhiány-egyensúly korszakában, amikor egy hamis vagy félreértett szó annyira katasztrófát okozhat, mint egy hirtelen gondolatlan cselekedet.
Értékelje ki a közönség érzékenységét
Tudja meg az emberek hangulatát, és határozza meg, hogyan reagáljon az emberek a helyzet hangulatára és érzékenységére. Egy üzenetben sem lehet olyan szav vagy kijelentés, amely tiszteletben tartja az emberek nyelvét, kultúráját, vallását vagy hitét.
Tudja meg, mi a közönség általános hangulata, és a megfelelő egyensúly fenntartása a kommunikációhoz, a pozitív hang megőrzése több emberhez fog eljutni, nem pedig a negatívumok terjesztése helyett, amelyek felgyújthatják a félelmet vagy a haragot.
Nyelv
Ismerje meg a közönség által beszélt nyelvet, valamint azt, hogy az általunk használt nyelv formális vagy informális, egyszerű vagy kifinomult. Ha csak az emberek felé fordul, akkor az emberek nyelvét kell írnia és más nyelven kell használnia a méltóságok vagy a vállalati világ számára, kifinomult nyelvre van szükség.
Előfordulhat, hogy az informális nyelv vagy a formális nyelv választásáról dönt. Időnként a túl formális nyelv miatt a hallgatók úgy érzik, hogy nem beszél velük.
A használt nyelvnek kommunikációs tervnek és egyértelműnek kell lennie, amely megmutatja, mit akart mondani és érezni.
Keresse meg a kommunikáció módját
Gondoljon a kommunikáció legjobb módjára, amely lehet elektronikus, nyomtatott vagy verbális. Ezek a médiumok lehetnek röpirat, szórólap, borító, weboldal, kártya, televízió stb.
Beszélje meg az ötleteket a menedzsmenttel és más alkalmazottakkal, és jöjjön ki azzal az ötlettel, amely valóban sikert eredményezne. A kommunikációhoz szükséges közeg attól is függ, hogy a közönséget megcélozzák-e a kommunikációs folyamat során.
Gondoskodnia kell arról, hogy a választott kommunikációs mód időben eljuttassa az üzenetet az érintett szervezeti egységekre vagy emberekre, például egyeseknél szükség lehet a PowerPoint bemutatására, míg a sajtónak interjúra lehet szüksége a projektcsoport vezetőjével.
A média kiválasztásakor hozott helyes döntés a sikeres kommunikációs mintában és a választott keretben rejlik. Gondoskodnod kell arról, hogy az értékelő csoport tagjai jól érezzék magukat a különféle kommunikációs típusokkal.
A különféle típusokat figyelembe véve elengedhetetlen, hogy az értékelő csoport tagjai elégedettek legyenek a használt vagy feltételezett kommunikáció típusával.
A kommunikációs tervben szereplő eszköz vagy médium típusa tartalmazza:
- Találkozó összefoglalók
- Állapotjelentések
- Hírlevelek
- Felmérések
- Internet / Intranet weboldal
- Kiscsoportos találkozók stb
Keresse meg azokat a tényezőket, amelyek befolyásolhatják a kommunikációs módszert
Dolgozzon azon tényezőkön vagy okokon, amelyek befolyásolhatják a kiválasztott kommunikációs módszereket, vizsgálja meg a helyi helyzetet és esetet, és derítse ki a közösségben rendelkezésre álló kommunikációs csatornákat és a beépíthető tevékenységek típusát.
Meg kell határoznia a közönség típusát is - vallásukat, kultúrájukat, korcsoportjukat, nemeik arányát, legyen szó írástudatlanokról és írástudatlanokról, valamint fiatalokról vagy házasokról. A legfontosabb, hogy ezek az emberek hogyan érhetők el.
Nagyon fontos tényező, amelyet általában az emberek figyelmen kívül hagynak, annak a kockázatnak a mértéke, amelyet a kommunikációs üzenetnek az embereknek történő terjesztése jelent. Egy másik szempont, hogy a kommunikációs folyamat lehet kétirányú vagy egyirányú, például hogy egy program visszajelzést igényel-e vagy sem?
Állítsa be a mátrixot
A legjobb ötlet, ha mátrix van az adott projekthez kapcsolódó kommunikációs tervhez, például az ülések áttekintése, az állapotüzenet beállítása.
Magyarázza el a projekt témáját, mi a vita legfontosabb pontja, hogyan történik a projekt megvalósítása, hogyan vannak a megcélzott közönség és milyen felelősségek vannak megosztva. Ez segíthet az elvárások meghatározásában és a kommunikációs terv határoinak meghatározásában.
Ez a folyamat a mátrix informatív darabká történő átalakulásához vezetne, grafikává, amelyet bárki megoszthat és felhasználhat bárki, aki a projekten dolgozik.
Állítsa be az ütemtervet
Miután megtudta céljait és céljait, rendezze az összes adatot egy naptár formátumban, és említsen rövid információkat a lefedett projektekről vagy a prioritások szerint elvégzendő feladatokról, és logikailag válassza el az egyes feladatokat a hét, a hónap.
Elemezze az eredményt
Hozzon létre egy módszert az eredmény elérésére. Az értékelési folyamat legyen havi jelentése, prezentációja vagy munkatársainak találkozója, osztályjelentés, a munkatársak tájékoztatása.
Az elemzés vagy az értékelés attól függ, hogy hányszor kell bemutatni az eredményeket. A helyzet akkor fordulhat elő, ha az eredményeket az érintett csapat előtt be kell mutatnia, még mielőtt az értékelési folyamat véget ér.
Azt is meg kell tudnia, mikor érdemes a különböző alkotóelemek áttekinteni az eredmény folyamatát.
Szükséges erőforrások
Fontos, hogy megtudja a becsült költségvetést és a kiadások várható eredményeit. Számítsa ki a felmerülő költségeket és azt, hogyan fogja megszerezni a beruházást.
Tudjon meg többet a várható akadályokról vagy vészhelyzetekről
A fentiek szerint a kommunikációs folyamat számos paradigmát és útvonalat foglal magában, ahol akadályok vagy vészhelyzetek kitörhetik a funkciókat.
A legrosszabb eset akkor fordulhat elő, ha sajtóközleményt vagy szórólapot nyomtatnak, e-mail és kommunikációs címet hibásan nyomtatnak vagy törölnek, vagy a kritikus és fontos szó helytelenül van megírva, a riporter téves információkat kaphat.
A katasztrófa akkor fordulhat elő, ha az Ön számára a szervezet, amelyre képességeit fordítja, elutasítja a hitelt. Az ilyen típusú kérdéseket előre meg kellett várni, mielőtt a kommunikációs terv és alternatív megoldások megtalálhatók ezen kérdések leküzdésére és orvoslására.
Következtetés
A kommunikációs terv a szervezet álmainak szájrésze, amelyet stratégiai szempontból kell kidolgozni, figyelembe véve a apró részleteket. A legjobb, ha három vagy négy nappal az ütemterv elõtt elkészít egy kommunikációs tervet, és azt alaposan értékeli.
A jól dokumentált kommunikációs terv simítja az egész folyamatot, és rendbe hozza a változatos tevékenységeket, amelyeket elvégezhet.
Első képforrás: pixabay.com
Kapcsolódó tanfolyam: -
hogyan kell kidolgozni egy kommunikációs tervet