Bevezetés a kommunikációba a projektmenedzsmentben
Mielőtt ruházatot viselnénk, és elkezdhetnénk leírni a kommunikáció fontosságát a projektben, tisztában kell lennünk a „projekt menedzsmenttel”. A projektmenedzsment az eljárás, a házirend és az alapelvek felhasználásának fegyele a projekt sikeres vezetéséhez a koncepciótól a befejezésig. Ezenkívül a vállalati erőforrások tervezésének, szervezésének és ellenőrzésének algoritmusa, hogy bizonyos feladatokat / tevékenységeket a megvalósítás felé mozdítson el.
A projektmenedzsment meghatározása
A Wikipedia a projektmenedzsmentet úgy határozza meg, mint „a csapat munkájának kezdeményezésének, megtervezésének, végrehajtásának, ellenőrzésének és bezárásának fegyelemét egy adott cél elérése és a meghatározott sikerkritériumok teljesítése érdekében”.
Általában ezt a „projektmenedzsment” kifejezést olyan iparágakhoz társítjuk, mint például az építés, az információs technológia, a mérnöki munka, az egészségügy, amelyek összetett alkotóelemekkel rendelkeznek, hogy egy bizonyos módon elrendezzék a célt egy időtartamon belül. Bár az iparágak a projekt módszertanát az igényeik alapján állítják össze, a projektvezető felelőssége azonban szinte azonos, beleértve a feladat meghatározását, a befejezést és a kész termék minőségének ellenőrzését.
A kommunikáció fázisa a projektmenedzsmentben
A fogalommeghatározástól a befejezésig öt szakasz van, amelyeket a sikeres artikulált eredmény elérésére használtak.
1. Inicializálás : Ez a szakasz határozza meg a projekt kezdetét. Miután a projektmenedzser jóváhagyást kapott, elkezdi a koncepcióleírás dokumentálását, amely magában foglalja a projekt célján alapuló célt és annak kívánt eredményét a kockázatok kiszámításával.
2. Tervezés: Ebben a szakaszban a projektmenedzser verbalizálja a stratégiát, hogy a célt az ütemterv szigorú betartásával érje el. Kiválaszthatja a csapat tagjait, és megállapíthatja a feladatokat / tevékenységeket, megosztva azokat a csapat tagjai között, az adott mérföldkövekkel és a kulcsfontosságú sikerparaméterekkel együtt. Ebben a szakaszban a munkaterv és a kommunikációs vonal beállítását is figyelembe veszik.
3. Végrehajtás: A projektmenedzser az erőforrásokat a kívánt eredmény eléréséhez használja a projekttervben leírtak szerint.
4. Vezérlés: Ebben a szakaszban a projektmenedzser figyeli a csapatmunkát, hogy a tervezett szakaszban meghatározott módon összehangolja a tervezett teljesítményt.
5. Bezárás: Az utolsó szakaszban a projektmenedzser eljuttatja a végső eredményt feletteseihez, és megkönnyíti az adminisztratív feladatot, ha van ilyen.
Hatékony kommunikáció a projektmenedzsmentben
A cél sikeres elérése érdekében a hatékony kommunikáció kulcsfontosságú tényező, amelyet a projektmenedzsernek szem előtt kell tartania a stratégia kidolgozása kezdete óta. Ezért mondhatjuk, hogy a hatékony és eredményes kommunikáció mindenfajta projektmenedzsment életévé. Számos projekt kudarcot vall a hatástalanság vagy a kommunikáció hiánya miatt. A PMI (Projektmenedzsment Intézet) jelentése szerint a projektmenedzsernek az idejének 90% -át költenie kell az érintettekkel és a csapat tagjaival való kommunikációra. A sikeres vezetés a célról, a teljesítményről, a felelősségről, az elérésről, a kihívásokról szóló világos kommunikációtól, valamint az ügyfelek visszajelzéseitől függ a csapat tagjaival, akik általában sokféle embercsoporthoz tartoznak. A projekt hatékonyságának vezetése döntő jelentőségű a projekt előrehaladásáról és státusáról az érdekeltek számára történő rendszeres jelentéstétel. Tehát a megfelelő, három folyamatból álló kommunikációkezelés bizonyos mértékig csökkenti a kudarc kockázatát. Ez a hatékony kommunikáció egy része a projektmenedzsmentben.
- Kommunikációs terv
- Kezelje a kommunikációt
- Monitor kommunikáció
Kommunikációs terv
A kommunikációs terv első lépése a kommunikációs igény elemzésének kitalálása. Olyan sok információ található a projekttel kapcsolatban, de mely döntéseket kell elküldeni, kinek fontos döntni. A kommunikációs tervnek elég részletesnek kell lennie, amely lefedi az összes tényezőt, beleértve a közönséget (csapattagok, érdekelt felek, ügyfél), célkitűzést, csatornát (a kommunikációs eszköz, például szóbeli, írásbeli) stb.
Projektkommunikáció kezelése
A kommunikációs terv végrehajtása a projektmenedzser legnagyobb felelőssége. Ebbe beletartozik -
- Adatok gyűjtése és elemzése.
- Üzenetek terjesztése és továbbítása.
- Bármely kommunikációs jelentés, fájl vagy dokumentum tárolása.
- Bármely tárolt kommunikáció visszakeresése.
- Bármely régi kommunikációs jelentés, projekt lezárása vagy dátuma megsemmisítése.
Monitor kommunikációs terv
A projektmenedzsernek teljes életciklusa alatt figyelemmel kell kísérnie és ellenőriznie kell a kommunikációs menedzsment tervet.
A projektkommunikáció összefüggésében ez a „tudás, készségek és tapasztalatok cseréje”. A kommunikációnak három kulcsfontosságú területe van, amelyek nagy súlyt igényelnek bármely projekt sikeréhez. Ők -
- Belső információcsere.
- Információcsere és jelentés a projekt szereplőivel.
- Projektmarketing
Fontos, hogy a projektmenedzser a kommunikációs stratégiát a projekt parancsára elkészítse. Milyen kommunikációs módszereket követne a projektvezető komoly döntése. Bár a módszertan, akár aktív, akár passzív, megkülönböztethető a szervezeti felépítés és az ipari szabványok alapján. Ez a hatékony kommunikáció néhány módszere, amelyet a projektmenedzser adaptálhat ahhoz, hogy hatékonyan és szándékosan kommunikáljon a csapat tagjaival és az érintettekkel.
A hatékony kommunikáció módszerei
A hatékony kommunikáció elősegíti a pozitív környezet kialakulását, keressük meg a hatékony kommunikáció néhány módszerét.
1. Aktív vagy szinkron kommunikáció
Ha az összes tag vagy párt egyszerre vesz részt az információcserében, akkor a kommunikációt szinkron kommunikációnak nevezzük.
a. Élő találkozó - Csatlakozás minden csapattaghoz ugyanabban a helyen.
b. Videokonferencia - Élő videokonferencia.
c. Konferenciahívás - Telefonhívás, ahol kettő vagy több vesz részt.
d. Hangkonzol - hasonlóan a konferenciahíváshoz, de online történik olyan szoftver használatával, mint a Skype.
e. Számítógépes konferencia - Hangkonferencia-beszélgetés olyan számítógépek csatlakoztatásával, ahol táblázat vagy dokumentum jelenik meg, és amelyet mindkét fél szerkeszthet.
f. IM (azonnali üzenetküldés) - hangüzenetek vagy szöveges információcsere olyan felbukkanó ablakok segítségével, mint a Google Hangout.
g. Sms - Üzenetek cseréje mobiltelefonokon vagy személyes digitális asszisztensen keresztül.
2. Passzív vagy aszinkron kommunikáció
A projektmenedzsment számosfajta kommunikációja nem követeli meg az összes csapattag vagy párt jelenlétét ugyanabban a helyen. Az ilyen típusú kommunikációt aszinkron kommunikációnak nevezzük. Magába foglalja:
a. E-mail - Az elektronikus levelezést széles körben használják a projekt koordinálására és a csapat tagjai közötti kommunikációra.
b. Fax - A faxkészüléket az egész világon széles körben használják megbízható dokumentumküldési folyamatként.
c. Blogok - Egyes projektmenedzserek blogokat írnak a különböző kihívások tapasztalatairól, amelyekkel a projekt végrehajtása során szembesültek. Ezek a blogok hasznosak lehetnek a jövőbeli döntéshozatali folyamatban.
A modern technológiák fejlődésével lehetővé válik a csapat összes tagjának összeszerelése a világ bármely pontjáról.
A projektmenedzser bármilyen kommunikációs csatornát választhat a csapat tagjaival vagy az érdekelt felekkel, de a kommunikáció azért válik eredményessé, ha megvalósul az, amit kommunikálnak, a különféle érdekelt felektől kapott hatékony visszajelzéssel. Aktív hallgatás, erős prezentációs készség, konfliktusmegoldó készség stb. A sikeres projektmenedzser alapvető kompetenciáinak jellemzői.
Ajánlott cikkek
Ez egy útmutató a kommunikációhoz a projektmenedzsmentben. Itt tárgyaltuk a kommunikáció fogalmát, fázisait és a hatékony kommunikációs módszereket a Projektmenedzsment területén. A további javasolt cikkeken keresztül további információkat is megtudhat -
- Műszaki ismeretek a projektmenedzser számára
- Projekt dokumentáció
- Bevezetés a projektmenedzsmentbe
- A 10 legnépszerűbb projektmenedzsment mítosz megtörtént