A projektmenedzsment oly módon megragadta szakmai életünket, hogy ez minden norma és iroda / szervezet normájává vált. A munkájának szisztematikus elvégzésének és a projektek darabjainak a megszervezésének ez a fázisa egy közös vállalati cél vagy cél elérése érdekében irányította a sikeres projekteket, valamint az innovatív, legkorszerűbb változásokat és a változáskezelő rendszereket. A projektmenedzsment technikákkal tovább fejlődött a projektmenedzsment megközelítések, és ezek a megközelítések folyamatosan fejlődtek és növekedtek a globális vállalkozások folyamatosan változó szempontjai felé.
Ahogy az iparosodás exponenciálisan nőtt, megoszlott az a szempont, ahogyan a projektmenedzsment megközelítéseit vizsgáltuk, és hogy ez hogyan befolyásolja az üzletet. A minden eddiginél gyorsabb, jobb és pontosabb munkához szükséges munka. Ez történt nekünk, mint a projektmenedzsment új oldalának. A régebbi megközelítéseket, vagy több régi rendszert tradicionális projektmenedzsmentnek hívták, az új, élénk és intuitív megközelítést pedig a Dynamic Project Management néven ismerték.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan tudjuk megkülönböztetni a projektmenedzsment két szakaszát, és hogyan segíthetünk abban, hogy eldöntsük, mely ezeknek a megközelítéseknek szükségesek vállalkozása számára egy jól olajozott gép működéséhez. A hagyományos projektmenedzsmentet és a dinamikus projektmenedzsmentet 6 különálló pont alapján osztjuk meg, és meglátjuk, hogyan viselkednek ezek a feltételek.
Hagyományos projektmenedzsment
Ha a tradicionális menedzsmentről beszélünk, akkor a projektmenedzsment megközelítés nagyon korlátozott és merev formájára gondolunk. Ez a megközelítés indította el a projekt menedzselését a Föld bolygón, és feltételezte, hogy a projekt terjedelme és céljai állandóak maradnak a projekt életciklusa alatt. A kezdeményezést és a tervezést ezután a gondolkodási folyamatnak megfelelően alakították ki. Kiosztásokat végeztünk, és a terméket kétdimenziós elrendezésben láttuk el bármiféle változtatás vagy akár a változtatás lehetősége nélkül is.
Mivel a varianciák és a projekttervek és az ütemtervek változásainak beillesztésére semmilyen mozgástér nem maradt, a sikermargó sötét és nem túl biztató. A hagyományos projektmenedzsment azonosítja az ütemtervet és az erőforrásokat azzal a feltételezéssel, hogy a projekt során semmi sem változik, és a tervet mindig betartják. A projekt életciklusa így néz ki:
- Projekt kezdeményezés
- Projekt tervezés
- Projekt végrehajtása
- Projekt megfigyelés és ellenőrzés
- A projekt lezárása
A projekt életciklusát egymást követő sorrendben követjük, és az egyik szakasz a következőt követi, vagyis csak akkor, ha a projekttervezés befejeződik, a teljes projekt átvált a projekt végrehajtására.
-
Változások a tervben
Mint fentebb említettük, a hagyományos projektmenedzsment nagyon merev kilátással rendelkezik a teljes projektmenedzsment-területre, amelyet létrehozunk, hogy változást vagy mozgást hajtunk végre egy kitűzött cél felé. Feltételezve, hogy minden úgy fog maradni, ahogy van, nincs rugalmasság a terv kezdeményezése után elkészített tervben.
Kevesebb mozgásteret biztosítva a változásoknak, még a projekt végrehajtási szakaszában vagy a terv kidolgozásának fázisában bekövetkező kis változások esetén is, a projektvezetőnek a teljes tervet a semmiből kell újraterveznie, szem előtt tartva a bekövetkezett változást.
Mint most már tudjuk, hogy egy projekt működése során sok változás lehetséges. A teljes terv újratervezése és újratervezése nem lesz méretezhető, és a szervezési időt, erőforrásokat, a költségvetés inflációját és erőfeszítéseket igényelné.
-
Szerepek és felelősségek
A hagyományos projektmenedzsment során egy központi figurára gondolunk, amely gondoskodik a projekt teljes működéséről. Ez a személy a projektmenedzser (PM). A miniszterelnök áttekinti a projekt minden szakaszát, és felelős a problémamentes működéséért.
A projekt által kínált dinamizmus mellett a terv frissítésének felelõssége szintén a miniszterelnök feladata, így az egyént túlterhelve a projekt irányítása és nyomon követése érdekében. Ez meglehetősen nehéz feladat lehet kezelni.
-
Termelékenység és teljesítmény
Nagyon nagy hangsúlyt fektetnek az ütemterv és az ütemtervek betartására, mivel most szigorú büntetést szabnak a miniszterelnöknek, ha a projekttervben még enyhe változás is van. Ez a projekt ütemtervek iránti egyoldalú vonzódás megszakítja a projekt munkafolyamatát, és a munka mindenképpen elmarad.
A ténylegesen elvégzendő munkától eltekintve számos esetben előfordult, hogy a minőség romlott azzal a céllal, hogy időben megmaradjon. Mindig volt egy gyors tolás, amikor az ütemtervről volt szó, és nem volt egy pillanat sem arra, hogy lélegezzünk és gondolkodjunk azon, amit a projekt csapat tagjai csinálnak.
-
Kockázat kezelés
Bár a csapat és a projektmenedzser koncentrációjának nagy része határidőn belül esik, a kockázatkezelésre és a kockázatok előrejelzésére nem fordítva megfelelő figyelmet, a csapat inkább a kockázatokra reagálna, nem pedig reagálna rájuk.
Ha reagálnak a kockázatokra, akkor tudod, hogy egyáltalán nem figyel a kockázatokra, mivel feltételezi, hogy nem történik változás, és a projekt az ütemterv szerint fog menni. Mivel azonban a projekt során tűzoltásra kerül sor, akkor arra kényszerülnek, hogy elhagyja a pályát, és ezután a terv újrafogalmazásának ciklusa megismétlődik.
-
A munka prioritása
A munka rangsorolása súlyos találatot jelenthet a projekt során, és a hagyományos projektmenedzsment keretében, ahol a hatóság központosul, fennáll annak a lehetősége, hogy a csapat tagjai nem ismerik a munka helyes prioritását. Ez arra készteti őket, hogy rossz dolgokon dolgozzanak rossz időben.
A projektmenedzsert általában túlságosan megbénítják a tervek és az esetleges változások, amelyek miatt a csapat prioritási testület nélkül marad, hogy segítse őket a munka elvégzésében.
-
Idővonalak
A gyenge ütemtervekkel a tradicionális projektmenedzsment a legsebezhetőbb helyzetben volt, és most már tudjuk, hogy a folyamatok ilyen kezdetleges beállítása csak a projektmenedzsment dinamikus formájának elődje.
Nagyon sok külső hatás van a hagyományos projektmenedzsment határidejére és határidejére. Mivel az ügyfelek és az ügyfelek diktálják a határidőket, nincs gyakorlati áttekintés a munka becsléséről és a munkához szükséges időről.
Dinamikus projektmenedzsment
A hagyományos projektmenedzsmenttel ellentétben a dinamikus projektmenedzsment által létrehozott környezet megoldja a korábbi környezet által felvetett összes aggályt. A projektek dinamikus természetét tökéletesen kezeli az ilyen típusú projektmenedzsment, mivel rugalmas keretrendszert biztosít, amely magában foglalja a projekttervek és a célok folyamatosan változó évszakát. Az itt alkalmazott megközelítés egy dinamikus projektmenedzsment környezetben az, hogy a projektet olyan önfenntartható egységekre osztják, amelyekhez nem kapcsolódnak sok függő tényező.
A szoftverfejlesztési projektet figyelembe véve változatos követelményekkel rendelkezik, amelyek rendkívül ingatagok, és minden lépéssel hatalmas vagy kisebb változásoknak vannak kitéve. Ezek a tervek többnyire olyan hipotéziseken alapulnak, amelyek esetleg nem felelnek meg a projektben zajló tényleges eseményeknek. Igen praktikus követni az ilyen forgatókönyvekben a hagyományos projektmenedzsment megközelítést, ezért a projektmenedzsment szakértői felhívták a figyelmet egy új és rugalmas megközelítés szükségességére.
A dinamikus projektmenedzsment vagy az agilis projektmenedzsment csak az a megközelítés volt, amelyre szükség volt a sikertelen projektekben a jinx megszakításához, amelyeket a tradicionális projektmenedzsment megközelítés merevsége okozott. Mivel a projektmenedzsment megközelítés szempontjából nagyon ismétlődő, a dinamikus projektmenedzsment fokozatosan ment. Minden jó dolog mellett a projektnek vannak olyan aspektusai, amelyeket alaposan meg kell vizsgálni, hogy a labda gördüljön. Ők:
- A projekt által biztosított értéknek egyértelműnek kell lennie
- Az ügyfeleknek aktívan részt kell venniük a projekt folyamatának ellenőrzésében
- A vizuális és grafikus dokumentációt engedni kell és ösztönözni kell
- A csapat együttműködésének a projekt végrehajtásának hiteles alakjának kell lennie
A fejlesztési ciklusok építőelemei, amelyek lehetővé teszik a projekt folyamatos értékelését, a keret lehetővé teszi a folyamatos visszajelzést és a fejlesztést a helyszínen. A gerincének folyamatos fejlesztésével a dinamikus projektmenedzsment minden bizonnyal a továbblépési út. A tervezés agilisabbá válik, és nagy figyelmet és előrelátást igényel a fedélzeten.
-
Változások a tervben
A dinamikus projektmenedzsment megközelítést átvevő legújabb technológiákkal a PM-k a projektmenedzsment szoftver eszközökre támaszkodnak, amelyek segítenek nekik a tervekben bekövetkező különféle változásokon, valamint a projekttervezési és kivitelezési szakaszok különböző bevezetésein. Ezek az eszközök megfelelnek a dinamikus projektmenedzsment megközelítésnek oly módon, hogy nagyon kevés stresszt gyakoroljon a PM-re, amikor a terv módosul.
Ezek az eszközök lehetővé teszik a PM-k számára, hogy automatikusan beépítsék a változásokat a tervbe, mivel már vannak különféle megvizsgált helyzetek és a esetleges változásokra elfogadott készenléti tervek. Az eszköz azonnal elvégzi a változást, és átalakítja a tervet oly módon, hogy ne a teljes tervet elmozdítsa, hanem alkalmazza a feltárt anomáliát.
-
Szerepek és felelősségek
A projektterv változásainak automatikus beillesztésével a csapat tagjainak nem kell támaszkodniuk egyetlen központosított hatóságra, hogy megkapják megrendeléseiket és a napi munkát. A csapat tagjai maguk is segíthetnek a nap megtervezésében és prioritásainak meghatározásában, amikor a munka folyik.
A dinamikus projektmenedzsment csak akkor lehetséges, ha a projekthez hozzájáruló kezek rendkívül képzettek és kiválóan képesek egy csapatban dolgozni. A csapatok együttműködése rendkívül fontos a dinamikus projektmenedzsment térben, és kulcsfontosságú elemet képez, amely ezt a dinamikus keretet vezet a nagyobb siker lehetőségekhez.
-
Termelékenység és teljesítmény
A tervet és a terv ütemterveit most automatikusan kezeli a projekt menedzsment eszköz, és nem kell külön figyelővel követni őket. Ezzel a csapat és a miniszterelnök kizárólag a befejezendő munkára és a gondozandó iterációkra koncentrálhat. A több idő több kreativitást és innovációt igényel, és segít a csapat tagjainak, hogy mindig gond nélkül gondolkodjanak az út során felmerülő akadályok tekintetében.
-
Kockázat kezelés
A hagyományos projektmenedzsmenttel ellentétben, ahol inkább reagáltak a felmerült kockázatokra, a dinamikus projektmenedzsmentben megvizsgálja, hogy miként reagálhat az utóbbi kockázatokra. A projekttervezés szakaszában a kockázatkezelést végzik, a kockázatokat előre látják és előre látják. Az előrejelzés elvégzésével minden kockázatra meghatározták a cselekvési terveket, amelyeket előre láttak. Ezeket a cselekvési terveket beépítették a projekttervbe, és ha felmerülhetnek kockázatok, akkor egy proaktív módszer már működik, ahogyan telepítve van.
Ha elkerüljük a kockázatokat, a projekt és annak csapattagjai a fennmaradó időt felhasználhatják arra, hogy előmozdítsák a projekt ütemtervét.
-
A munka prioritása
Itt a projektcsapat mindenki tudja, mit kell tennie, és a prioritások már meg vannak rendezve. A rendszer átláthatóságával és a prioritási folyamat tisztaságával a dinamikus projektmenedzsment gondoskodik a tervekben vagy a feladat prioritásaiben bekövetkező változásokról. Ezek azonnal tükröződnek a projekttervekben.
-
Idővonalak
A megbízható ütemezés és a rugalmas megközelítés mellett az ütemtervet és a projekt befejezési dátumát, vagy a mérföldkő dátumait nem a kövekbe helyezik a projekt kezdetén, hanem inkább fejlődnek, mivel a projekt idővel fejlődik. Ha a dinamikus projektmenedzsment hatékonyan zajlik, nagy a siker és megtakarítás esélye a költségvetés, az idő és az erőfeszítés szempontjából.
Ez azt jelentené, hogy egy változó tervvel a határidők mindig pontosak lesznek, és a projekt befejezési dátuma a tényleges, nem pedig az előrehozott előrejelzések alapján fog állni.
Következtetés
A hagyományos projektmenedzsment volt a projektmenedzsment kezdete, és annak hozzájárulását a manapság a projektmenedzsmenthez mindig örülnék. Nem mintha ez a cikk a tradicionális projektmenedzsment elavulttá teszi a projektmenedzsment megközelítést, hanem inkább a tradicionális és az új korszak dinamikájának tükrözi. A hagyományos projektmenedzsmentet továbbra is használják olyan iparágakban, amelyeknek rögzített időkerete van mindenre és a munka lineáris feldolgozására.
Az összehasonlítás minden bizonnyal és nyilvánvalóan a dinamikus projektmenedzsment vezetévé teszi ebben a versenyben, és az idők során az ipari szektor folyamatos megváltoztatásával és reformjával biztosan javulni fogunk abban, amit csinálunk, és tovább haladunk az emberiség számára.
Ajánlott cikkek
- Projektmenedzsment technikák - 20 Hasznos
- 7 leghatékonyabb hatékony lépés a projektcsoport tagjainak megfelelő csoportjának kiválasztásához
- CRM vs PM szoftver
- Projektmenedzsment interjú