PMO - Rendelet vagy káosz? Legtöbbünk inkább egy kicsit szeretnénk, de a megrendelés a legtöbb alkalommal bármilyen projektnek áldást jelenthet. Sok szervezet összejövetele mellett van egy esély arra, hogy egy tülekedés is megtörténjen, amely valószínűleg nem a legjobb módja az üzleti vállalkozás vagy a projektek vezetése számára.
Egy szervezetben sok olyan projekt működik a munkában, amely előnyös az életmód számára. Ezek a projektek a felmerülő igényekből származnak, és a programvezetők és a projektmenedzserek felelőssége, hogy oly módon szervezzék meg, hogy mindenki számára előnyökkel járjon a kérdés könnyű és egyszerű megoldása.
A projektek egy rész részét képezik egy programnak, és több projekttel különböző időpontokban, egymás után kerül sor, mindezt azzal a céllal, hogy a program közelebb kerüljön a vállalat céljainak és a fejlődés célkitűzéseinek eléréséhez. Az egyidejűleg vagy különböző időpontokban zajló dolgok kezelése érdekében a projektmenedzsereknek és a programvezetőknek óvatosnak kell lenniük, és meg kell szervezniük a PMO-t vagy a Projektmenedzsment Irodát. Ez a PMO lesz az a szervező testület, amely segít minden megkezdett projektben és minden érintett programban. Ebben a cikkben mindent megtudunk, amit tudnunk kell a PMO-ról.
Mi az a PMO?
A PMO ( Projektmenedzsment Iroda ) tökéletesen leírható egy adott szervezeten belüli központosított entitásként, amely felelős a szabványok meghatározásáért, a fegyelem fenntartásáért, az irányító testület biztosításáért és a projektek irányításáért és irányításáért felelős helyes elszámoltathatóság érvényesítéséért, tömör és következetes módon.
A szabványosítás és a fegyelem fontos kulcsfontosságú jellemzők, amelyekre szükség van egy olyan szervezeten belül, amelynek célja több projekt végrehajtása. Ezeket a projekteket a szervezet vállalja a rendszerek vagy folyamatok megváltoztatására vagy fejlesztésére. A PMO-val egy olyan szervező testülethez fordulhat, amely elősegíti a providin előnyeinek kihasználását
g szervezeti szabványok az összes projekt és a program során. Ez magában foglalja a projektcsapatok és a projektet kezelő számos projektmenedzser folyamatos képzését az Ön által javasolt projektmenedzsment szabványok szerint.
A növekvő számú projekttel a PMO hasznos, mivel következetes projektmenedzsment megközelítést alkalmaz. Ez a központosított szabványok és eljárások felelnek a projektmenedzsment különféle szempontjaiért és az alkalmazott módszertanért. Az egyes projektek felelõsek azért, hogy a minõség, az ügyfélszolgálat és a mennyiség tekintetében bizonyos szintû megfelelést tartsanak fenn.
A PMO állhat egy elkötelezett személyekből álló csoportból, amely irányítja és meghatározza a szabványokat, vagy akár egyetlen személy is, a programtól és a projektek méretétől függően. Az idő múlásával, ahogy a vállalkozások mérete és képessége növekedett, a szervezetek úgy gondolják, hogy szükség van erre a célzott és koncentrált erőfeszítésre annak biztosítása érdekében, hogy rendszereik és folyamataik képesek legyenek ellenállni és visszatartani a növekvő igényeket és terjeszkedést.
A projektmenedzsment iroda különféle lehet, és meg kell felelnie a szervezet igényeinek, annak érdekében, hogy a projektek megfeleljenek a szabványoknak és normáknak. Ha a PMO-t egyértelmű célkitűzéssel, szilárd alapokkal és a szponzorok támogatásával, valamint az üzleti modell tökéletes megközelítésével állítják elő, az értékteremtés és a projekt kiválóságának erőssége lehet a vállalat számára.
Nagyszerű ötlet a projektmenedzsment előtérbe helyezése. Rendelkezhet szabványosítással, és megfigyelheti egy sor szabványt a projektcsapat és a projekthez társított többi tag ellen. Szóval, miért egy PMO? Vizsgáljuk meg a PMO használatakor felvázolt fő előnyöket:
- A projekt végrehajtása soha nem lehet könnyebb ; kiszámítható következetességgel és hatékonysággal garantálhatja a sikert
- Alapítvány létrehozása a vállalati kezdeményezésekhez és egyidejűleg a szervezeti portfólió kezelése
- Az átláthatóság és a hatékony pénzügyi beszámolás ösztönzése a vezetés ösztönzése céljából
- Az üzleti stratégia összehangolása a befektetésekkel a siker szintjének felmérése érdekében
- Az ügyfelek elégedettségének és az alkalmazottak termelékenységének javítása az üzleti teljesítmény javítása érdekében
- A szokásos gyakorlatok végrehajtása a világszerte követett bevált gyakorlatokkal összhangban
- Hosszú távú megtakarítások és a beruházások megtérülésének ( ROI ) biztosítása az összes képzéshez és mentoráláshoz
Mi teszi fel a PMO-t?
A PMO alapvetően 3 különféle és változatos összetevőből vagy aspektusból áll, amelyek hozzájárulnak a PMO hatékonyságához a szervezetek falán belül. Ezek az aspektusok egymástól nagymértékben függenek egymástól, és a PMO sikere valóban e három erőoszlopon nyugszik. Ezek a szempontok a következők:
- Funkcionális
- Szerkezeti
- Fegyelmi
Az egyes elemek nagymértékben különböznek egymástól, és kiegészítik egymást oly módon, hogy a PMO célja közvetlenül az üzleti élet és a vezetés előtt jelenjen meg. Ebben a szakaszban megvizsgáljuk az összes komponenst, és megértjük őket. Miután megtettük, készen állunk arra, hogy saját PMO-val állítsunk be és kezdjünk el.
-
Funkcionális
A PMO funkcionális aspektusának meghatározása fontos beavatkozás, amely fellendítheti azt, hogy a PMO hogyan alakul. A folyamat elindításához meg kell mérni és meg kell határozni a PMO szerepét vagy hatókörét a szervezeten belül. A sorrendet a PMO teljes funkcionális készletére fenntartják, és meg kell felelnie a fenntartott funkcionális rétegeknek. A következő kép áttekintést nyújt arról, hogy pontosan mi a PMO funkcionális szintje, és hogy a rend fenntartása és szükségessége a funkcionális szemponthoz szükséges.
A meghatározás szerint a PMO szabványokat meghatározó entitás, amely irányítási szerv a kézbesítési irányító egység fenntartása érdekében, valamint stratégiai támogatási rendszer a menedzsment és a projektcsoport tagjai számára a szervezeten belül.
Van egy progresszív sorrend, amelyet a PMO fenntart. Minden egyes réteg attól függ, hogy melyik réteg van rajta kívül. Mindezt a szervezet által alkalmazott stratégia mikroszkópja alatt.
-
Szerkezeti
Ez képezi a PMO kvalitatív alapját, és hogyan befolyásolja a projekt vagy szervezet elemeit - embereket, folyamatokat és rendszereket / eszközöket.
- Emberek - A PMO-rendszerben az emberek a vezetõ egység és az alkalmazottak, akik egy finom projekt elindításán dolgoznak a vállalat üzleti célja elérése érdekében.
- Folyamat - A folyamat az SOP, mely a PMO által kezelt tudományágakon alapul. A folyamatoknak praktikusaknak és a teljes szervezet munkafolyamatainak kapcsolódniuk kell. Az alkalmazkodóképesség és a méretezhetőség, valamint a szervezeten belüli emberek részvétele is olyan szempontok, amelyeket figyelembe kell venni az iroda ezen aspektusának felállításakor.
- Rendszer / eszközök - Az eszközöket az erőforrások rendelkezésre állásának és a felhasználók tudáskészletének megfelelően kell testreszabni. A rendszereket úgy kell megtervezni, hogy azok a következő elemeket fedjék le:
- Az összes szükséges információ pontos és valós idejű formátumban
- A létrehozandó PMO fegyelei
- Jelentéstételi mechanizmusokkal kell rendelkeznie a hatékony döntéshozatal mindenkori biztosítása érdekében
-
Fegyelmi
A Projektmenedzsment Irodát úgy kell felállítani, hogy kezelje a következő üzleti menedzsmentet, amikor a szervezeten belüli projektek vagy programok futnak:
- Kommunikáció menedzsment - 360 ° -os kommunikáció minden partner számára
- Az érdekelt felek irányítása
- Jelentések és metrikák
- Erőforrás-menedzsment - Fontos a projekt végrehajtásához
- Személyzeti menedzsment
- Szállítói menedzsment
- Eszközbeszerzés és kezelés
- Változáskezelés - A kérdések kezelése és a kockázati forgatókönyvek megoldása a változásokkal
- Hatálykezelés
- Kockázat- és problémakezelés
- Képzés és fejlesztési menedzsment
- Végrehajtás menedzsment - Az idő és a költség minden üzleti szempont szempontjából kritikus szempont
- Kritikus útkezelés
- Pénzügyi menedzsment
PMO beállítása és futtatása
A PMO felállítása nem csupán a sok kritérium véglegesítését és a végrehajtási munka megkezdését jelenti. Csakúgy, mint egy projekt megvalósítása, a PMO-nak ugyanolyan szintű értékelésre, elemzésre, dokumentációra és tervezésre van szüksége a kezdeti lépésekhez. Lejegyeztem a 6 legjobb lépést, amelyekre szüksége van egy PMO felállításához és működtetéséhez, amely minden igényt kielégít egy projektmenedzsment jelenetben, a szervezettel és a projektekkel együtt. Menjünk be!
-
1. lépés - Az értékelés kidolgozása
A PMO felállításában és végül működtetésében kulcsfontosságú az igényeinek belülről és kívülről történő megértése, valamint a PMO létrehozásának célja. Az értékelés a PMO létrehozásának szükségessége. Át kell néznie, meg kell mérnie a projekt menedzsment iroda szervezetének jelenlegi állapotát, és meg kell vizsgálnia a kívánt célhelyzetet, amelyben a vállalat szeretne lenni.
Ezen értékelés elvégzéséhez azt javaslom, hogy vegye igénybe a PMI OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) projektmenedzsment irodáját, amely segít felmérni a szervezet szintjét a benne lakó PMO jelenlegi helyzetével szemben.
Ez a lépés megvizsgálja azokat a funkcionális területeket, amelyeket a PMO irányít és szabályoz, valamint az üzleti vállalkozása és a PMO követelménye közötti réseket. Nézze meg a cikk fegyelmi szakaszát, hogy megismerje az üzleti menedzsment paradigma különböző negyedét. Ezen területek gondos megvizsgálásával a PMO-t a megfelelő érettségi szintbe lehet helyezni.
-
2. lépés - Az ajánlások felsorolása
Most már értékelte, hogy hol áll a projektmenedzsment iroda szervezete, és hol kell a PMO-nak beavatkoznia. A következő lépés az, hogy gondosan sorolja fel az ajánlásokat, hogy miként lehet kitölteni a hiányosságokat a folyamatokkal, emberekkel vagy rendszerekkel, valamint ezek kombinációival és permutációival. . Ezek az ajánlások tartalmazhatják:
- Kapjon áttekintéseket a jobb döntéshozatal érdekében
- Kövesse nyomon a projektjei előrehaladását, és ennek megfelelően tegye közzé a kockázatokat ezeknek a projektvezetőknek
- Rendeljen minőségbiztosítást a projektekhez annak ellenőrzésére, hogy betartják-e a felállított projektmenedzsment módszertant
- Az új projektmenedzserek kiképzése, mentorálása és edzése a szabványosításhoz alkalmazott különféle projektmenedzsment folyamatokban és rendszerekben
- Együttműködés és annak biztosítása, hogy az összes szükséges lépés és módszer jól dokumentálva legyen az újrafelhasználáshoz
Folyamatos kapcsolatot tartson a szervezeten belül dolgozó alkalmazottakkal, és kérjen tőlük gyakori visszajelzést, és így megismerheti az egyes projektek végrehajtása során felállított folyamatok és rendszerek gyengeségeit és erősségeit.
-
3. lépés - Végrehajtási terv készítése
Van olyan területeken, ahol állandó töltőanyagokra van szükség, megvan az ajánlás és a szintje. Most jön az a rész, ahol belép, és kidolgoz egy végrehajtási tervet, hogy a dolgok elinduljanak. Taktikai jellegű ajánlásai vannak, míg másoknak mélyebb szervezésre van szükségük; ezeket stratégiai ajánlásoknak hívják. Kezdje el a taktikai terveket, és csakúgy, mint a projektek, tartsa be az idő, a költség és az erőforrások követelményeit a végrehajtási terv kidolgozása érdekében.
Szerezzen bevételt a vezetői csoporttól, amikor javaslatot tesz a kitűzött végrehajtási tervre, figyelembe véve mindazt, amely prioritást igényel. Vegye figyelembe a vállalat stratégiai nézetét és annak elhelyezkedését is. A felső vezetés szeret egy elkötelezett és befolyásos menedzsert látni, aki készen áll a mérföldet megtenni.
-
4. lépés - A végrehajtási terv végrehajtása
Motorok… láb a gyorsuláson… térkép a kezében… csak annyit kell tennie, hogy engedje el a tengelykapcsolót! Nagyítson előtte egy nagyszerű PMO-ra! Habár úgy néz ki, mint egy torta-séta, amikor hivatkozunk a versenyautókra, a PMO végrehajtása azonban szorgalmat és rendkívüli kemény munkát igényel, egyedülálló perspektíva árnyalattal, amellyel el lehet érni és elérni. Menj a kidolgozott taktikai tervekhez, és gyűjtsd össze azokat a „győzelmeket” a szárnyaid alatt. Ezzel a lendülettel készen állsz a következő mérföld meghódítására.
Mutassa meg azt az értéket, amelyet a PMO ért el minden elért nyeréssel, és mindig tartsa szem előtt a kitűzött célt, miközben szigorúan figyelje, hogy egyáltalán nem tér el a tervtől. A PMO-nak olyan módon kell segítenie az embereket a projektekben, hogy megfeleljenek a vállalat szabványának. Ezekkel a rövid győzelmekkel megbizonyosodhat arról, hogy sok mindent átalakíthat a PMO.
-
5. lépés - Kommunikáció a frissítésről gyakran
A kommunikáció rendkívüli tényező az életünkben, ami a tudás és az információ átadását nagyon kényelmessé teszi, ha hatékonyan használják fel. A PMO lépéseinek felállítása és érvényesítése esetén a kommunikáció kulcsfontosságú eleme annak sikerének és értelmes végrehajtásának. Ahhoz, hogy a PMO tartósan fennálljon, a kommunikációs keretnek erősnek kell lennie, és az összes érintettre ki kell terjednie.
A stratégiai változásokig egészen a taktikai tervekig és azok kiegészítéséhez kell irányítanunk magunkat, képesnek kell lennünk arra, hogy minden frissítést szisztematikusan közöljünk. Ez biztosítja és fellendíti az egész kommunikációt, és frissíti a PMO által elért haladás és a PMO végrehajtásának a szervezetet illetően szükséges érdekelteit.
-
6. lépés - Állj meg. Néz. Fix. Ismétlés
A folyamatos fejlesztés a legjobb módja annak, hogy egy projekt vagy vállalkozás növekedjen és érezzék magát azokban a rendszerekben és folyamatokban, amelyekben szeretnénk lenni. PMO-ja rövid és hosszú távú javaslatokat fog tenni. Ezeket gyakran, többnyire évente, felül kell vizsgálni, hogy terveket készítsenek és lehetőségeket derítsenek ki belőlük. Minden áttekintéssel, tervezéssel és végrehajtással a PMO növekszik, és a projekt menedzsment iroda szervezete növekszik a projektek és programok végrehajtása során.
A PMO nem stagnáló entitás. Fejlődik, és a fejlődésének módja iteratív folyamat. Tekintse át az esetlegesen felmerült lehetőségeket vagy kockázatokat, és vizsgálja meg, hogy a folyamat hogyan eredményez értéket. Ha ezt megteszi, akkor megtalálja a hiányosságokat, amelyeket ki kell tölteni, amíg el nem éri a tökéletességet.