Bevezetés a projekt ütemezés menedzsmentjébe
A projektmenedzsmentben általában használt projektütemezési menedzsment alatt egy teljes projektet ütemeznek, beleértve a perc komponenseket is, a kezdő dátumtól a befejezési dátumig. Ez a módszertan magában foglalja a projekt tevékenységeinek, mérföldköveinek és teljesítményeinek listáját. Ez egy olyan idővonal szisztematikus vetítése, amely a projekt koncepcionálásának napjától a projekt befejezésének napjáig, és a közbenső szakaszokból áll.
A projekt ütemterve csak akkor hozható létre, ha világos a jövőkép a projektről. Az ütemezés szkriptelhető, amikor a projektet be lehet építeni a különféle apró eredmények bonyolult funkcionális struktúrájába.
Mi a projektütemezés célja?
Bármely projektütemezés célja, hogy a rendelkezésre álló időt optimalizáló hatékony tervezés útján segítse az alkalmazottakat a projekt szisztematikus és szervezett megvalósításában. Az ütemterv biztosítja, hogy az alkalmazottak tartsák be a javasolt ütemtervet, minimalizálva a késéseket.
A projekt ütemezése a projekttervezés része. A kifejezett projektütemezés segíti a munkavállalókat a projekt életciklusán keresztül, és ezáltal biztosítja, hogy a munkavállalók ne kerüljenek eltérésekbe vagy sietve.
A projekttervezés rövid leírása
A projekt öt fő komponenst tartalmaz, ahol a projekt ütemezése a második elem alapvető része.
- Ötlet: Ez az első elem megfogalmazza a projektet, és felismeri, hogy a megadott erőforrásokkal milyen zökkenőmentesen teljesíthető.
- A projekt tervének megfogalmazása : Ez az elem meghatározza és megfelelően megtervezi a teljes projektet. A projekttervezés magában foglalja a költségvetés felsorolását és kiszámítását, az ütemtervek kidolgozását és a szükséges erőforrások felsorolását.
- A projekt elindítása: A projektet ebben a lépésben hajtják végre, vagyis az alkalmazottak elkezdenek dolgozni a kijelölt feladatokon.
- A projekt teljesítése: Ebben a szakaszban hasonlítják össze a projekt előrehaladását az elvárásokkal.
- Zárás: Ez az egyszerű elem lezárja a projekt megvalósítását, amelyet sok szervezet hajlamos felmérni a projekt sikereire és fejlesztési kudarcaira a következő projekteknél.
Milyen lépésekre van szükség a projekt ütemtervének kidolgozásához?
1. Megértse és készítse el a projekt kilátásait
Mint korábban említettük, a projektnek lehetőséget kell biztosítani a projekt ütemtervének létrehozására. Ez magában foglalja a projekt elvárásait, a javasolt eredményeket és a projekt elvégzéséhez szükséges feltételeket. Ezenkívül a hatókör felvázolja a szükséges erőforrásokat, valamint a költség- és időkorlátozásokat. Ezért ezt a lépést az érdekeltekkel hajtják végre. Ezzel egyidejűleg fontos a projekt kidolgozása egy funkcionális struktúrába, amely kiemeli az összes fontos feladatot és teljesítést. (Megjegyzés: A bontási struktúra felsorolja a feladatokat, a dátumok kivételével).
2. A projekt szerveződik
A terv és a szerkezet felvázolása után az integrált komponensekkel fel lehet venni a projekt összes feladatát. Az egyes feladatok megfogalmazása után alapvető fontosságú a prioritások megszervezése, az egyes feladatok végrehajtásához szükséges becsült idővel együtt. Ugyanilyen lényeges a szükséges erőforrások feltérképezése.
3. Térkép-függőségek
Ez együtt jár a projekt tevékenységeinek megszervezésével. Ez a lépés világossá teszi az egyes tevékenységek közötti kapcsolatot. Így egyszerű meghatározni azt a tevékenységet, amely megelőzi a tevékenységet, és a tevékenységet pótló tevékenységet. A függőséget a következőképpen lehet besorolni:
- Befejezés az induláshoz: ahol létfontosságú az egyik feladat befejezése, mielőtt folytatná a következőt
- Start-to-start: ahol elengedhetetlen egy feladat elindítása, mielőtt egy másik megkezdené
- Befejezés a befejezésig: ahol fontos egy feladat befejezése, mielőtt egy másik befejeződik
- Start-to-finish: ahol elengedhetetlen egy feladat elindítása a másik befejezése előtt
4. A központi út terve
A feladat időben történő elvégzése akkor válik elengedhetetlenné, ha a esedékesség és a következő tevékenység kezdő dátuma közötti időintervallum nulla. Röviden: e tevékenység késleltetése késlelteti az egész projektet. Így egy sor alapvető feladatot felvázolnak az általános késedelem elkerülése érdekében. Ez a vázlat meghatározhatja a projekt befejezésének időtartamát.
5. Jelölje meg a projekt fontos mérföldköveit
A mérföldkövek segítenek a projekt meghatározott időközönként történő nyomon követésében. Ez elősegíti az alkalmazottak betartását a projekt folyamán. Sas szemszögéből megmutatja, hogy a projekt jól működik-e a meghatározott időn belül.
Ezek az ellenőrző pontok kétféle - külső és belső. A külső mérföldkövek a szponzorok, az érdekelt felek, az ügyfelek stb. Számára készültek; feltárja, hol érkezett a projekt. A belső mérföldköveket a projekten közvetlenül dolgozó alkalmazottak számára határozták meg; útmutatást nyújt az alkalmazottaknak a projekt előrehaladásának nyomon követésére.
6. Az emberi erőforrások kijelölése
A projekt ütemterve továbbra sem teljes, anélkül, hogy a munkavállalókat kiosztották volna. A hüvelykujj-szabály az, hogy idejük 3/4-ét az elsődleges feladatra és a fennmaradó negyedre osztják fel olyan másodlagos feladatokra, mint például segítő vagy adminisztratív feladatok.
7. Adjon meg egy meghatározott kezdési és befejezési dátumot
Az egyes feladatokhoz szükséges időtartam megértése, a mérföldkövek meghatározása és a projekt befejezéséhez szükséges teljes idő becslésekor meg lehet adni a kezdési és a befejezési dátumot. A várható kezdési dátumot a képzett humán erőforrások alapján kell meghatározni. A tervezett befejezési dátum változhat a munkavállalók szabadsága, az állami ünnepek és más váratlan tényezők miatt.
Melyek a közös ütemtervek a projekt ütemezéséhez?
Kevés olyan népszerű módszer van, amelyet a legtöbb PMO választ a projekt ütemtervének kidolgozásakor, nevezetesen: Feladatlista, Gantt-diagram, Naptárak, Integrált Időtáblák stb. Diagram segít a különféle ütemezési összetevők, például az alkalmazottak elérhetősége, az időfüzetek vagy a feladatok kiosztása kezelésében.
Íme egy rövid ötlet a következőkről:
Feladat lista
Ez a módszer dokumentálja a projekt minden alkalmazottjának feladatlistáját, akár szövegszerkesztőben, akár táblázatban. Ez az egyszerű módszer ideális minden kisebb projekthez. Néhányan, mint például a Zoho, együttműködhetnek olyan webhelyekkel, mint például a Google+, hogy segítsék az alkalmazottakat a projekt státuszának közvetlenül a dokumentumban történő frissítésében. Hátránya azonban, hogy folyamatosan kézi frissítésre van szükség a projekt előrehaladásának nyomon követéséhez.
Gantt-diagram
A Gantt-diagram a tevékenységi sor oszlopdiagramja az idő függvényében. Mindegyik sáv jelzi a feladatot a kezdő és záró dátummal, tehát a befejezés időtartamát jelöli. Ez azt is jelzi, hogy a tevékenységek átfedik egymást, függnek a feladatok, valamint a teljes projekt kezdete és esedékességi ideje. Ezt az eszközt a legtöbb PMO nagyon kedveli a megjelenítés miatt, amely segít a projekt jobb nyomon követésében. A Gantt-diagram hatékony eszköz az állapotfrissítések jelentésére és a projekt befejezéséhez szükséges idő becslésére.
naptár
A naptárakat sok fájlba másolhatjuk, mindegyiknek egyedi névvel. Így lehetővé válik a naptár létrehozása minden projekthez, amely minden feladatot regisztrál. Ilyen módon elérhető a teljes projekt ütemterve. A naptárak megoszthatók az alkalmazottak között. A naptárak hátrányai a képtelenség feladatot hozzárendelni az egyes alkalmazottak számára, valamint a feladatfüggőségek ábrázolása.
Hogyan értékelik a projekt ütemtervét?
A projekt ütemterve abszolút minőségű, ha -
- Naponta vagy hetente frissítik
- A befejezéskori becsült érték megegyezik az alapértékkel
- Ha a munka egyenletesen oszlik meg az alkalmazottak között, biztosítva a zökkenőmentes elvégzést
A projekt ütemezése rendkívül hasznos szoftvervállalatok, építőipari vállalkozások, rendezvényszervező szervezetek, iskolai rendezvények stb. Számára. A legtöbb ember ezt a technikát alkalmazta mindennapi életében. Ez egy olyan szervezeti módszer, amelyet az élet kényelme érdekében fejlesztettek ki, mivel biztosítja az idő hatékony felhasználását. Röviden: a legkevesebb a kezével.
Ajánlott cikkek
Ez egy útmutató a Projektütemezés Menedzsmenthez. Itt tárgyaljuk a projektek ütemezésének lépéseit és a közös technikákat. A következő cikkeket is megnézheti további információkért -
- Projekt ütemezési technikák
- Projekt ütemezési példa
- Projektvezető felelőssége
- Primavera Projektmenedzsment